Klinikte teklif yapısı: fiyatın yanında neyin zorunlu tutulacağı

Klinikte teklif tartışması rakamla başlamış görünse de temel boşluk çoğu zaman başka yerdedir. Toplamın hangi hizmetleri kapsadığı ve hangi tarihe kadar geçerli olduğu kayıtta yazmıyorsa aynı fiyat farklı beklentiler doğurur. Zoho üzerinde kurulacak yapının amacı, tutarı saklamanın yanında kapsamı ve geçerliliği görünür kılmaktır. Böyle bir kayıt, danışmanın hafızasına bağımlılığı azaltır ve benzer durumlarda ortak karar zemini oluşturur.

Hasta teklifteki tutarı görür ve kontrol randevusunun, geçici protezin fiyata dahil olup olmadığını sorar. Danışman kaydı açar, orada tek bir toplam bulur ve cevabı öğrenmek için hekimin odasına gider. Bu durum pazarlıktan önce bir kayıt tasarımı sorununu gösterir. Fiyat değişmese bile yazılmayan kapsam, hasta ile kliniğin aynı rakamdan farklı vaatler çıkarmasına ve açıklamanın her görüşmede yeniden kurulmasına yol açar.

Teklifi tartışmaya açan şey fiyat değil, kapsamın yazılı olmamasıdır

Tek bir toplam, hastanın anladığı teklif ile kliniğin amaçladığı teklifin örtüştüğünü kanıtlamaz. Dahil edilen tedavi kalemleri, ayrıca konuşulacak hizmetler ve teklifin sınırı açıkça yazılmadığında fiyat kendi başına yetersizdir. İlk tasarım sorusu rakamın hangi kutuya gireceği değildir. Asıl soru, rakamı açıklayan kapsamın bütün ekip tarafından aynı anlamda okunacak ve sonraki görüşmede yeniden bulunacak biçimde nasıl kaydedileceğidir.

Üç ay önce teklif alan hasta aynı fiyatı ister; kayıtta teklifin ne zamana kadar geçerli olduğu yazmadığı için tartışma fiyatın kendisi üzerinden yürür ve karar o gün kimin nöbette olduğuna göre değişir. Eski rakamın bulunması sorunu çözmez. Ekip, bu tutarın hangi süre ve kapsam içinde verildiğini gösteren ortak kayda sahip değilse benzer talepleri aynı gerekçelerle değerlendiremez ve kararın dayanağını açıklayamaz.

Zoho CRM'in teklif kaydında zaten zorunlu olan alanlar vardır

Teklifler modülü Professional, Enterprise ve Ultimate sürümlerde açılır. Hazır zorunlu alanlar Subject, Account Name, Product Name, Quantity, Unit Price ve List Price alanlarıdır. Zoho ayrıca gönderilen teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğunu tutan standart Valid Till tarih alanını sağlar. Bu amaçla yeni bir tarih alanı açılmaz. Mevcut alanın düzende görünmesi ve doldurulması, geçerlilik bilgisini ait olduğu kayıt üzerinde tutar.

Quote Stage standart bir alandır, ancak tipi ve hazır değerleri doğrulanmadan bunlar hakkında ayrıntı verilmez. Bir teklife en fazla 200 kalem satırı eklenir ve ürün açılır listeden seçilerek eklenir. Kliniğin kapsam, hariç hizmet veya açıklama için oluşturacağı alanlar, hazır zorunlu alanların yerine geçmez. Bu alanlar mevcut kayıt temelini tamamlar, fiyatın hangi çerçevede okunacağını görünür kılar ve sonraki görüşmeye bağlam taşır.

Kapsamı kalem satırına taşımadan önce sürümünüzü kontrol edin

Teklif kalemleri Quoted Items adlı alt formda tutulur. Kalem satırının özelleştirilmesi yalnız Enterprise ve Ultimate sürümlerde mümkündür. Bu yapıya en fazla 10 alan eklenir; SUM ve AVG gibi hesap üreten toplam alanlarından ise bir düzene en fazla 10 tanesi eklenir. Product Name sistem tanımlıdır ve kaldırılamaz. Kalem satırı alt formu ile ek bir özel alt form, toplam 200 satırlık kapasiteyi paylaşır; planlama bu ortak sınırı gözetir.

Professional sürümde kapsam bilgisi teklif kaydının kendi alanlarında tutulur. Enterprise modül başına 2, Ultimate 5 alt form açar; bir düzendeki toplam alt form alanı 25'i, bütün alt formlardaki satırlar 200'ü geçemez. tedavi-planlayici, tedavi kalemlerinin tek tıkla Zoho teklifine dökülmesini gösteren bir kalıptır. Bu sınırlar, kapsamın satır bazında mı yoksa kayıt düzeyinde mi tutulacağını belirler.

Zorunluluk üç ayrı kural türünün işidir ve üçü aynı şeyi yapmaz

Her kayıtta dolması gereken alan, düzen editöründe Mark as Required seçilerek sabit zorunlu yapılır. Belirli bir koşulda gerekli hale gelen alan için düzen kuralının Set Mandatory Fields eylemi kullanılır. Düzen kuralı içe aktarma, web formu ve lead dönüştürme sayfasında çalışmaz; API işlemlerinde yalnız Set Mandatory Field desteklenir. Bu kanal farkları, tek ayarın bütün kayıt yollarını kapsadığı varsayımını geçersiz kılar ve seçimden önce kayıt yollarının incelenmesini gerektirir.

Doğrulama kuralını seçilen düzen, birincil alan, ölçütler ve hata ya da uyarı mesajı birlikte tanımlar. Yalnız elle kayıt oluşturma ve düzenlemede çalışır. İçe aktarma, iş akışı alan güncellemesi, onay süreci, Blueprint ve API üzerinden yapılan alan değişiklikleri bu kuralın önüne geçer. Formül, otomatik numara, çok satırlı metin ve çoklu seçim listesi dahil belgelenmiş alan tiplerinde kullanılamaz; yöntem kanal ile alana göre seçilir.

Aşamaya bağlı zorunluluğu tek kural türüne kurun

Blueprint, tek modül, tek düzen ve tek alan üzerinde aşama geçişlerini şarta bağlar. Geçişin During bölümündeki alanlar Mandatory veya Optional olarak belirlenir. Professional sürümde geçiş başına 4, Enterprise sürümünde 10, Ultimate sürümünde 50 alan istenebilir. Dört alanlık geçiş Professional sınırına tam uyar; beşinci alan Enterprise gerektirir. Blueprint sayıları sırasıyla 3, 20 ve 100, Blueprint başına geçiş sınırları 10, 100 ve 300'dür.

Blueprint kullanılmadığında aşama alanına bağlı düzen kuralı, aşama kayıt detay sayfasından, Blueprint'ten, Pipeline görünümünden veya Kanban sürükle bırak işlemiyle değiştiğinde zorunlu alanları açılır pencerede sorar; davranış kayıt onaylarında da geçerlidir. Kayıt Blueprint içindeyken Blueprint doğrulaması doğrulama kuralının önüne geçer. Bu nedenle aynı aşama zorunluluğu iki yönteme kopyalanmaz. Önce geçişin nasıl yönetileceği belirlenir, sonra Zoho içinde uygun tek kural türü seçilir.

Geçerlilik tarihi hazır bir alandır, listeyi ölçüt doldurur

Valid Till alanına göre süzülen özel görünüm, ölçüte uyan tekliflerle kendiliğinden dolar. Kaydı bu listeye taşıyan ayrı bir kural bulunmaz. Görünümün dolması bildirim göndermez, görev açmaz veya sahip atamaz. Liste, geçerlilik ölçütüne uyan kayıtları gösteren güncel bir pencere olarak değerlendirilir; kendi başına takip işi başlatan bir süreç değildir. Danışmanın ne göreceği ile hangi işin üretileceği ayrı tasarım kararları olarak ele alınır.

Listenin iş üretmesi için belgelenmiş yollar, bir tarih alanına dayalı iş akışı kuralı, görünümü hedef kitle alan Cadences dizisi veya zamanlanarak e-postayla gönderilen rapordur. Cadences Standard ve üstünde bulunur. Valid Till alanının tarih tabanlı iş akışında doğrudan kullanılabildiği doğrulanmadığından bu bağlantı kurulmuş kabul edilmez; müşterinin Setup ekranında kontrol edilir. Böylece ölçütle dolan görünüm, doğrulanmamış bir tetikleme yeteneğiyle karıştırılmaz.

Kapsam dışı kalemleri saymak istiyorsanız alan tipini ona göre seçin

Kapsam dışı hizmetleri çoklu seçim listesinde tutmak, aynı kayda birden fazla değer yazılmasını sağlar; fakat tek seçimli liste gibi sayım kırılımı üretmez. Rapor kategori sütunu yalnız seçim listesi ile Number, Long Integer, Currency, Percent ve Decimal alanlarında çalışır. Sık incelenecek hariç kalemler ayrı onay kutusu alanlarında tutulur. Alan seçimi, veri girişinin yanında yöneticinin daha sonra hangi soruları yanıtlayabileceğini de belirler.

Bir raporda en fazla 2 kategori sütunu bulunur. Her kategori sütunu en çok 10 kategori, her kategori de en fazla 20 değer alır. Alan yapısı bu sınırlar gözetilerek seçildiğinde kapsam dışı bırakılan hizmetler tutarlı bir kırılımla incelenebilir. Çoklu seçim listesi başka bir kayıt ihtiyacı için korunuyorsa, raporda tek seçimli listeyle aynı sonucu vereceği ileri sürülmez; analiz beklentisi daha baştan doğru kapsamda tutulur.

Yurt dışından gelen hastada tutar tek başına anlamlı değildir

Farklı para biriminde teklif vermek için çoklu para birimi etkinleştirildiğinde sistem Currency ve Exchange Rate alanlarını kayda ekler. Özellik açıldıktan sonra kapatılamaz; ana para birimi bir kez değiştirildikten sonra yeniden değiştirilemez. Rapor, analiz ve tahmin toplamları bugünkü kuru değil, kayıtta tutulan kuru kullanır. Exchange_Rate, 1 ana birimin kaç kayıt birimi ettiğini gösterir; ana para birimine dönüşte tutar bu kura bölünür.

Sürüm çerçevesinde Teklifler modülü Free ve Standard'da bulunmaz; Professional, Enterprise ve Ultimate'ta açılır. Blueprint Professional'dan başlar ve geçiş başına 4 alan sınırı taşır. Kalem satırı özelleştirmesi ile alt form Enterprise'da başlar; dörtten fazla geçiş alanı da Enterprise gerektirir. Ultimate geçiş başına 50 alan sağlar. Çoklu para biriminin sürüm eşiği müşterinin Setup ekranında doğrulanır. Teklif yalnız tutar değil, kapsam ve tarih taşıyan bir kayıttır.

Klinikler için Zoho CRM