Tekrar gelen hastayı yeni hasta saymamak: mükerrer kayıt düzeni

Tekrar gelen hastanın yeni bir kişi gibi açılması, yalnız raporlamayı değil günlük iletişimi de bozar. Görüşmeler, notlar ve etkinlikler farklı kayıtlara dağıldığında danışman hangi bilginin güncel olduğunu kolayca anlayamaz. Zoho CRM kişileri ad benzerliğinden hareketle tanımaz. Sağlam düzen, birebir eşleşecek alanı seçmek, kontrolün kapsamını belirlemek ve ekip boyunca ortak bir giriş biçimi kullanmakla başlar.

Burada birbirine bağlı iki ayrı iş vardır. Önce aynı kesin değeri taşıyan ikinci kaydın açılması önlenir; ardından daha önce oluşmuş kopyalar kontrollü biçimde birleştirilir. Global arama ve özel görünümler bu işlerin yerine geçmez. Arama kayıt bulur, görünüm her kaydı kendi alanlarına göre süzer. Bu ayrım korunmazsa tek seferlik temizlik, sorunun yeniden oluşmasını durdurmaz.

Aynı hastanın iki kaydı nasıl oluşuyor

Aynı kişi farklı bir kanaldan yeniden yazabilir veya telefon numarası bu kez farklı biçimde girilebilir. Danışman hastanın adını yazıp aradı ve iki kayıt çıktı; birinde soyadı evlilik öncesindeki haliyle, diğerinde sonrasındaki haliyle duruyordu ve tedavi geçmişi ikiye bölünmüştü. Sorun, arama ayarından değil kesin eşleşmeyi bozan alan değerlerinden ve giriş biçiminden doğmuştu.

Hasta kaydının tek ekranda gösterilmesini anlatan hasta-kabul kalıbı, Klinik CRM Pattern Kütüphanesi içindeki bir önizlemedir. Bu önizleme tek kayıt ihtiyacını görünür kılar, fakat mükerrerliği çözme iddiası taşımaz. Ekip önce ikinci kaydı engelleyecek kesin değeri, sonra mevcut kopyaları inceleme ve birleştirme sorumluluğunu belirlemelidir. Arama ise bu kararları destekleyen ayrı bir iştir.

Hangi alanın benzersiz olacağına karar verin

Benzersizlik alanın özelliğidir ve seçildiği modülün tamamında uygulanır. Bir modülde en fazla iki alan benzersiz işaretlenebilir; Leads, Contacts, özel modüller ve Products için sınır üçtür. Yalnız metin, e-posta, telefon, tam sayı, uzun tam sayı ve URL tipleri uygundur. Görevler, Aramalar ve Toplantılar modüllerinde benzersiz alan bulunmaz. Eşleşme büyük küçük harfe duyarsızdır.

Doğum tarihi, tarih tipinde olduğu için benzersiz işaretlenemez. Ekip telefon veya e-posta gibi uygun alanlardan hangisinin gerçekten tekil ve düzenli tutulabileceğini iş sürecine göre seçmelidir. Aynı benzersiz değerle ikinci kayıt açılmak istendiğinde Zoho kaydın oluşturulmasını engeller. Bu kontrol elle giriş, düzenleme, ilişkili listeler, web formları, içe aktarma, mobil uygulama ve API işlemlerinde uygulanır.

Mükerrer kontrolünü hasta adayı ile hasta arasında da kurun

Bir modüldeki benzersizlik başka bir modülü kapsamaz. İki yıl önce tedavi görmüş bir kişi yeniden yazdı ve kendisine ilk kez geliyormuş gibi baştan sorular soruldu; eski kaydı hastalar tarafında, yeni kaydı hasta adayları tarafında duruyordu ve iki kayıt birbirini görmüyordu. Bu kopukluk, dönüşümden sonra aynı kişiyi yeniden aday olarak açmayı önleyecek ayrı kapsam kararını gerektirir.

Leads modülünde bir alan benzersiz işaretlendikten sonra Zoho CRM içindeki Duplicate Check Preference, kontrolü dönüştürülmüş Lead kayıtlarına veya Contacts modülüne genişletir. Contacts seçilirse karşılaştırılacak benzersiz alan ayrıca belirlenir. Yol Setup, Customization, Modules and Fields, Leads, Duplicate Check Preference sırasıdır; benzersiz alanın menüsündeki Change Preference bağlantısı da aynı tercihe götürür. Ayrıca web formundan gelen mükerrer kayıt, Lead veya Contact Approval kapalı olsa bile onaya gider ve ancak onaylandıktan sonra modüle girer. Bu tercihin sürüm eşiği belirtilmemiştir.

Arama, listeden ayrı bir iştir

Zoho CRM içinde aranabilir alanların kullanıcı tarafından genişletildiği bir liste veya arama görünümü yoktur. Global arama; tek ve çok satırlı metin, telefon, e-posta, çoklu seçim listesi, sayı, uzun sayı, ondalık, para, yüzde, otomatik numara, formül, URL, arama ve çoklu modül arama alanlarını kapsar. Tek seçimli liste, tarih, tarih saat, onay kutusu ve kullanıcı alanları kapsam dışındadır.

Arama en az üç karakter ister; şifreli alanlarda yalnız tam metin araması çalışır. Yapılandırılabilen bölüm, sonuçlarda gösterilen kolonlardır ve arama düzeninde en fazla on alan seçilebilir. Telefon zaten kapsamdadır, fakat farklı yazım biçimleri kesin eşleşmeyi kaçırabilir. Global arama kaydedilip ekiple paylaşılamaz. Danışmanın özel listesindeki eksik sonuç ise aramadan değil, o görünümün kendi süzgecinden kaynaklanabilir.

Bulanık eşleşme yok: birleştirme araçlarının yaptığı iş

Zoho mükerrer bulma araçları kısmi ad veya telefon benzerliğinden aday üretmez. De-duplicate, modülün liste görünümündeki Actions menüsünden çalışır ve en fazla üç alan seçtirir; yalnız seçilen alanlardaki değerler birebir aynıysa kayıtları birleştirir. Ana kaydı en güncel Last Activity Time değerine göre araç seçer. Kullanıcı bu seçimi değiştiremez ve tek işlemde en fazla üç kayıt birleşir.

Find and Merge, kayıt detay sayfasındaki üç nokta menüsünden açılır. Altı ölçüt alanında tümü veya herhangi biri mantığıyla arar; kullanıcı ana kaydı ve her alan için korunacak değeri seçer. Bu araçta da tek seferde en fazla üç kayıt birleşebilir. Seçilmeyen alanlardaki benzerlik karar üretmez. Kısmi benzerliklerin incelenmesi gerekiyorsa dışa aktarılan kayıtlar ekip tarafından ayrıca elle taranır.

Birleştirmenin geri dönüşü yoktur

Find and Merge tamamlandığında ikincil kayıtlar kalıcı olarak silinir ve işlem geri alınamaz. Ekler, notlar ve etkinlikler ana kayda taşınır. Oluşturma zamanı ile oluşturan bilgisi en eski kayıttan gelir; taşınan etkinliklerin sahibi ana kaydın sahibi olur. İkincil kayıt silinirken silme tetikleyicisi bulunan iş akışı kuralları çalışır. Bu sonuçlar, ana kayıt seçimini operasyonel bir karar haline getirir.

De-duplicate ana kaydı en güncel etkinliğe göre belirlediğinden ekip bu sonucu işlemden önce hesaba katmalıdır. Araç, birleşen kayıtları sonradan listeleyen bir rapor veya denetim görünümü tutmaz. Alan değerleri çatıştığında çözüm işlem sırasında elle seçilir. Bu nedenle yetkiyi ilgili profil koşullarını taşıyan belirli bir sorumluda toplamak, inceleme standardını korur. Aynı modülde aracı aynı anda yalnız bir kullanıcı çalıştırabilir.

Numara ve ad biçimini yazılı kurala bağlayın

Kesin eşleşme, aynı bilgi her girişte aynı biçimde tutulduğunda anlamlıdır. Ekip ülke kodunun kullanımını; boşluk, parantez ve tire düzenini; ad ile soyadın hangi alanlara yazılacağını ve ikinci adın nereye kaydedileceğini yazılı hale getirmelidir. Böylece benzersiz telefon veya e-posta değeri teknik bir ayar olmaktan çıkar, kayıt açan herkesin uygulayabileceği ortak bir çalışma kuralına dönüşür.

Bir alan oluşturulduktan sonra veri tipi değiştirilemez; alan yalnız yeniden adlandırılabilir. Serbest metni seçim listesine dönüştürmek, yeni tipte ikinci bir alan açmayı, mevcut değerleri taşımayı ve eski alanı düzenden kaldırmayı gerektirir. Kaldırılan alan Unused Fields listesinde kalır ve alan limitini tüketmeye devam eder. Kaldırma verisiyle geri alınabilir, fakat kalıcı silme geri alınamaz. Biçim disiplini ekip alışkanlığıdır.

Geçmiş numarayı saklamak isteyen kurgu ne gerektirir

Numara değiştiğinde eski değeri korumak için ayrı bir önceki numaralar alanı tasarlanabilir. Ancak iş akışı alan güncellemesi eski değeri okuyamaz ve mevcut metnin sonuna içerik ekleyemez; yalnız önceden belirlenmiş sabit bir değer veya boş değer yazar. Eski numarayı geçmiş alanına aktaran adım bu nedenle iş akışına bağlı özel fonksiyon gerektirir. Aynı kısıt önceki soyadı için de geçerlidir.

Bu özel fonksiyon Zoho Enterprise ve üzeri sürümlerde bulunur; daha düşük sürümde geçmiş numara veya soyadı ekip tarafından elle nota yazılır. Benzersiz alan davranışı sürümden bağımsızdır. Duplicate Check Preference, De-duplicate ve Find and Merge için kesin sürüm eşiği verilmemiştir; benzersiz alan için gerekli özelleştirme profil izni ile birleştirme araçlarının ilgili profil izinleri ayrıca sağlanır. Bilinmeyen eşikler teklif öncesinde doğrulanır.

Tekrar gelen hastayı işaretlemek ve saymak

İlk kez gelen ile geri dönen hastayı ayırmak için hasta tipi gibi bir seçim listesi kullanılabilir. Seçim listesi geçmiş takibi modül başına yalnız bir alanda açılır. İlişkili liste, değerin ne zaman değiştiğini ve kaydın o değerde geçirdiği süreyi tutar. Görevler, Aramalar ve Toplantılar bu özelliği sunmaz; sürüm düşürüldüğünde tutulan geçmiş silinir. Alan seçimi bu nedenle ölçüm amacına bağlanır.

Yerel seçim listesinde değer eklemek, yeniden adlandırmak veya silmek, o değeri kullanan kayıtlara yansır. Global sete bağlı listede silinen değer mevcut kayıtlardan kalkmaz ve Replace Values seçeneği kaybolur. Özel görünüm hasta tipi alanına göre süzebilir, fakat kayıtları karşılaştırmaz, hatırlatma üretmez, görev açmaz veya sahip atamaz. Güvenilir sayım, tekil hasta kaydı ile tutarlı sınıflandırmanın birlikte korunmasına dayanır.

Klinikler için Zoho CRM