Hasta adayının doğru kişiye atanması: atama kuralı mantığı

Hasta adayı kayda girdiğinde klinik, doğru danışmanı dil, tedavi ilgisi, vardiya ve mevcut iş yüküyle birlikte seçmek zorundadır. Sözlü paylaşım küçük ekipte yürüyebilir, fakat kanal sayısı arttıkça aynı mantık kişiler arasında değişir. Zoho CRM'deki atama kuralı bu kararı desteklenen giriş kanallarında standartlaştırır. Elle açılanlar dahil bütün yeni kayıtları kapsayan genel bir yönlendirme mekanizması değildir.

Sağlam bir düzen önce kayıt kaynağını, ardından eşleşme ölçütünü, uygunluğu, kapasiteyi ve başarısız atamanın adresini tanımlar. Elle oluşturulan kayıtlar başka bir sahiplik mekanizması gerektirir. Atama gerekçesi, tekrar gelen aday ve ayrılan danışmanın kayıtları da tek kuralın doğal devamı değildir. Ayrı kontroller kurulmazsa teknik olarak çalışan yapı, kliniğin günlük işleyişi bakımından eksik kalabilir.

Atama sözlü mutabakatla yürüdüğünde ne oluyor

Küçük ekipte danışmanlar gelen adayları konuşarak paylaşabilir. Vardiyalar ayrıldığında veya bir kişi izne çıktığında mutabakatın bağlamı hızla kaybolur. Yazılı kural, desteklediği kanaldan kayıt oluşturulurken aynı ölçütleri uygular ve ekip değiştiğinde tek yerden güncellenebilir. Bununla birlikte yalnız web formu, içe aktarma ve API kayıtlarını ele alır; elle girilenleri kapsamaz veya kayda atama gerekçesi yazmaz.

Zoho atama kuralı sahibi belirleyebilir, isteğe bağlı takip görevi açabilir ve atanamayan kaydı varsayılan kullanıcıya verebilir. Her kural girdisi en fazla yirmi beş ölçüt içerir; girdilerin sırası liste görünümünden değiştirilebilir. Onaylanmamış kullanıcıya sahiplik atanmaz. Bu sınırlar, sözlü düzen otomasyona çevrilirken kanal kapsamının, giriş sırasının ve başarısız eşleşme adresinin ayrıca belgelenmesini gerekli kılar.

Kuralın hangi kanalda çalıştığını doğrulayın

Her kayıt kaynağını önce web formu, içe aktarma, API veya elle giriş olarak ayırın. Atama kuralı ilk üç yolla oluşturulan kayıtta çalışır; telefon görüşmesinden sonra elle açılan kayıtta tetiklenmez. Danışman telefonda konuşurken kaydı elle açtı ve sorumlu alanında kendi adı yazılıydı. Aynı adayın bir gün önceki web formu kaydı başka danışmandaydı; iki kişi ayrı ayrı fiyat verdi.

Elle açılan kayıtta sahibin giriş sırasında doğru seçilmesini standartlaştırın veya iş akışındaki Assign Owner eylemini kullanın. Bu eylem mevcut atama kuralını çağırabilir ve her kuralda yalnız bir kez bulunabilir. Kayıt birden çok kuralın ölçütüne uyarsa sahiplik ilk eşleşen kuraldan atanır. Sonraki kurallar diğer eylemlerini yürütür, fakat sahibi değiştirmez. İlgili açık etkinliklerin aktarımı ayrıca seçilebilir.

Neye göre atanacağını alan tipiyle birlikte kararlaştırın

Tedavi ilgisi, tercih edilen dil, doluluk ve mevcut ilişki ayrı ve yazılı kararlara dönüştürülür. Tedaviyi tek satır metinde tutmak teknik olarak karşılaştırılabilir, fakat farklı yazımlar eşleşmeyi kaçırabilir. Seçim listesi sabit değer sunduğundan daha tutarlı bir ölçüt oluşturur. Tek satır metin, çok satır metin, seçim listesi ve otomatik numara alanları eşittir veya eşit değildir karşılaştırmalarına girebilir.

E-posta, telefon ve URL alanlarında ayrıca içerir, ile başlar ve ile biter karşılaştırmaları kullanılabilir. Çoklu seçim listesi, çok kullanıcılı arama, etiket ve şifreli alanlar karşılaştırmaya girmez. Atama kullanıcı, rol veya grup kategorisine, kullanıcı ölçütüne ya da mevcut kurala dayanabilir. Birden fazla kişi eşleşirse sıra dağıtımı uygulanır. Belirli dili tek danışman biliyorsa operasyonel yedek ayrıca kararlaştırılır.

Doluluk körlüğünü eşikle kapatın

Sıra dağıtımı eşleşen kişiler arasında ilerler, ancak bekleyen iş yükünü tek başına ölçmez. Zoho CRM'deki Assignment Threshold, kullanıcı başına gün, hafta veya ay döneminde azami kayıt sayısını zorunlu bileşen olarak tanımlar. İsteğe bağlı bekleyen kayıt sınırı, ölçüt ve bir ile altmış gün arasındaki süreyle belirlenir. Sınır aşılınca kayıt varsayılan atanana gider; bekleme, yeniden dağıtım sıklığı ve sıra ayrıca tanımlanır.

Eşik; atama kurallarında, web formu kayıtlarında, entegrasyonla eşitlenen modüllerde ve Visitor modülünde uygulanır. Elle oluşturma, elle düzenleme, toplu devir ve içe aktarmada yalnız uyarı gösterir. Varsayılan atanana aynı modülde eşik tanımlanamaz. Uygunluk çevrimiçi olmayı, vardiya saatini veya ikisini birlikte arayabilir. Birlikte seçildiklerinde kullanıcının oturum açmış ve vardiyada bulunması gerekir; çevrimiçi bilgi beş dakika gecikebilir.

Kayıt sahipsiz kalmaz, yanlış yerde birikir

Zoho CRM'de atanamayan kayıt sahipsiz kalmaz. İçe aktarmada işlemi başlatan kullanıcıya, API kaydında token sahibine, web formunda kuralı oluşturan kullanıcıya gider. İlgili kullanıcı silinmiş veya pasifse süper yönetici varsayılan adres olur. Web formuna atama kuralı bağlanmamışsa kayıt organizasyonun süper yöneticisine veya yöneticisine düşer. Kontrol bu nedenle boş sahip alanına değil, bu kullanıcıların kayıtlarına odaklanır.

Cuma akşamı yurt dışından gelen formlar pazartesi sabahı açıldığında hepsi aynı kişinin üzerindeydi; o kişi o hafta izindeydi ve listesine bakan başka kimse yoktu. Böyle bir birikim yalnız ekip disiplini sorunu değildir. Başarısız eşleşmenin adresi ile o adresi izleyecek sorumlu tanımlanmamıştır. Varsayılan sorumludaki kayıtlar incelenmeli, düşme nedeni anlaşılmalı ve ilgili ölçüt veya uygunluk ayarı değerlendirilir.

Atama gerekçesini kural değil ayrı bir kural yazar

Atama kuralı kayıt sahibini seçer, ancak atama nedenini veya tarihini alana yazan bir güncelleme eylemi sunmaz. Gerekçenin kayıtta okunması isteniyorsa aynı ölçütlerle çalışan ayrı iş akışı kuralları kullanılabilir. Bu kurallar Atama nedeni gibi seçilmiş bir alana önceden belirlenmiş sabit değer veya boş değer yazar. Alan güncellemesi hesap yapmaz; doğrulanmamış dinamik işlem zamanı varsayımı kurulamaz.

Otomasyon sırası tasarımı etkiler: atama kuralı iş akışı kuralından önce çalışır. Bir iş akışı kuralındaki koşul sayısı Standard ve Professional sürümlerinde beş, Enterprise ve Ultimate sürümlerinde ondur. Daha karmaşık gerekçe düzeni, koşulların desteklenen sınırlar içinde ayrı kurallara bölünmesini gerektirebilir. Tek kurala bağlanabilecek alan güncellemesi sayısı doğrulanmadığından, tasarım bu konuda sayı veya kesin kapasite iddiası içermez.

Tekrar gelen adayı eski danışmanına döndürmek

Daha önce görüşülen aday yeniden yazdığında ilk soru, mevcut ilişkinin hangi kayıtla temsil edildiğidir. Atama ölçütleri yalnız işlenen kaydın alan değerlerini karşılaştırır; veritabanında başka kayıt aramaz, mükerrer bulmaz veya kayıt birleştirmez. Tekrar gelen adayı tanıma işi bu kurala yüklenmez. Aksi durumda yeni kaydın sahibini seçmek ile önceki ilişkiyi korumak, yanlış biçimde aynı operasyon sorunu kabul edilir.

Mevcut kayıt kullanılmaya devam ediyorsa sahibi değişmeden kalabilir. Sahipliğin yeniden belirlenmesi gerekiyorsa ayrı iş akışındaki Assign Owner eylemi kullanılabilir; bu eylem mevcut atama kuralını da çağırabilir. Mükerrer kaydın önlenmesi veya birleştirilmesi bu kuralın kapsamı dışındadır ve ayrı veri düzeninde ele alınır. Böylece sahiplik kararı, başka kayıt arandığı iddia edilmeden mevcut kayıt ve doğrulanmış tetikleyici üzerinden yürür.

Ayrılan ya da izne çıkan danışmanın üzerindeki kayıtlar

Zoho CRM, kayıtların kime devredileceğini kullanıcı silinirken sorar; devre dışı bırakmada bu soru gelmez. Hesap kapanır ve lisans boşa çıkar, fakat kayıtlar pasif kullanıcıda kalır. Planlı ayrılıkta devir hesap kapatılmadan önce ele alınır. Sonradan Mass Transfer modül bazında kullanılabilir ve ilgili modül için Mass Transfer profil izni ister. Sahip atamaları ile kullanıcıya bağlı kural ölçütleri de gözden geçirilir.

İzin için vekil adlı bir CRM nesnesi yoktur ve her kaydın sahibi tek kullanıcıdır. Geçici erişim rol hiyerarşisi, kayıt bazında Read Only veya Read/Write paylaşımı, rol ya da gruba yönelik veri paylaşım kuralı veya toplu devirle düzenlenebilir. Aynı roldeki kullanıcılar birbirinin kayıtlarını varsayılan olarak görmez; Share Data with Peers bunu açar. Dağıtım seçenekleri ve kullanıcıya bağlı ölçütler ayrılık planında güncellenir.

Kurmadan önce yazıya dökülecek üç karar

Kurulumdan önce üç karar yazıya dökülür: kuralın kapsadığı kanallar ile elle açılan kayıtların karşılığı; kişi başına dönemsel azami kayıt ve kullanılacaksa bekleyen kayıt sınırı; varsayılan sorumlu ile listesinin nasıl izleneceği. Varsayılan adresteki azami bekleme, yeniden dağıtım sıklığı ve dağıtım sırası da karara bağlanır. Klinik CRM Pattern Kütüphanesi'ndeki lead-formu kalıbı, web formu talebinin kayda düşüşünü gösterir.

Assignment Rules ve Assignment Threshold için bilinen bir sürüm eşiği yoktur; ikisi Assignment Rules & Threshold profil izni ister. Bu eşik tahmin edilemez. İş akışı koşul sınırı Standard ve Professional'da beş, Enterprise ve Ultimate'ta ondur. Vardiyaya göre atama için Business Hours altında vardiya, farklı saat dilimleri ve tatil listeleri tanımlanır; bunun sürüm eşiği de bilinmemektedir. Kurulum, bu sınırlar doğrulandıktan sonra başlatılır.

Klinikler için Zoho CRM