Saç ekimi merkezinde hasta adayı akışı: fotoğraf değerlendirmesinden operasyon gününe

Saç ekimi adayının ilk mesajı genellikle tek başına yeterli değildir. Değerlendirmeyi taşıyan asıl veri fotoğraftır. Bu nedenle Zoho içinde aşamaları sıralamadan önce fotoğrafın hangi kayıt üzerinde, hangi yapıda ve kimin erişiminde duracağını belirlemeniz gerekir. Bu tercih, hassas veri işaretlemesinden arama kapsamına, sürüm ihtiyacından sonraki değerlendirme adımlarına kadar bütün kurgunun sınırlarını doğrudan etkiler. Böylece ekip, sonraki adımları aynı veri kaynağı üzerinden tartışabilir.

Akış yalnız adayın hangi aşamada olduğunu gösteren bir durum alanından ibaret değildir. Fotoğrafın kayda ulaşması, hekim kararının yazılması, adayın kişiye dönüştürülmesi, talebin doğru koordinatöre atanması ve operasyon tarihinin aynı kayıtta korunması gerekir. Her adımın kullandığı veri yapısı farklıdır. Bu yüzden önce kayıt modelini, ardından erişimi ve ancak bunlardan sonra aşama adlarını yazmanız daha güvenli bir tasarım sırası oluşturur. Bu sıra, kararların sorumluluğunu ve kayıt bağlamını görünür kılar.

Akış, ilk mesajla değil, ilk fotoğrafın nereye kaydedildiğiyle başlar

Fotoğraf, greft tahmini ve uygunluk değerlendirmesi için kullanılan girdidir. Koordinatörün telefonunda kalmasıyla aday kaydında bulunması aynı çalışma biçimini üretmez. Önce fotoğrafı kimin inceleyeceğini, hekimin kararını hangi ekranda yazacağını ve sonraki görüşmede bu kararın nereden okunacağını belirleyin. Böylece aşama adları, kayıtsız bir sohbet geçmişinin üzerine değil, açık bir değerlendirme noktasının üzerine kurulur. Aksi halde, aynı fotoğraf farklı kişilerce farklı bağlamlarda yorumlanabilir.

Koordinatör gece gelen fotoğrafları kendi telefonunda değerlendirir ve sabah hekime gösterir. Hekim kararını sözlü verdiğinde hiçbir kayıt güncellenmez. Üç hafta sonra aday aynı soruyu yönelttiğinde ekip fotoğrafları sohbet geçmişinde arar. Buradaki sorun mesajın geliş kanalı değil, fotoğraf ile kararın ortak bir kayıt üzerinde buluşmamasıdır. Akış tasarımı, bu kopukluğu hangi ekranın gidereceğini açıkça tarif etmelidir.

Fotoğrafın kayıt üzerindeki yerini baştan seçin

Zoho kayıtlarında görsel yükleme alanı, dosya yükleme alanı ve not eki ayrı yapılardır. Görsel ve dosya yükleme alanlarının modül başına sayısı Standard sürümde 2, Professional'da 5, Enterprise'da 10, Ultimate'ta 15'tir. Görsel alanına tek seferde en fazla 10 görsel yüklenebilir. Her görsel veya alan dosyası için 20 MB sınırı bulunur; not ekinde ise en fazla 5 dosya toplam 20 MB olabilir. Seçim, fotoğrafın daha sonra hangi kayıt bağlamında inceleneceğini de belirler.

Web formundaki dosya yükleme alanı yalnız ücretli sürümlerde bulunur. Form en fazla 3 dosya ve toplam 20 MB kabul eder. Sınır aşılırsa gönderim tamamlanmaz ve kayıt oluşmaz. Bu nedenle adaydan istenecek fotoğraf sayısını form yayımlanmadan önce kesinleştirin. Web formu alanları zorunlu veya gizli işaretlenebilir, gizlilik onayı eklenebilir ve kayıt sahibine ayrı, gönderene ayrı bildirim ayarlanabilir. Form talebi ile ekip kapasitesini aynı tasarım kararında buluşturun.

Hasta fotoğrafı hassas veridir ve işaretlemesi ayrı bir iştir

Kişisel alan işaretlemesinde Normal ve Hassas dereceleri bulunur; sağlık bilgisi ve tıbbi kayıt Hassas örnekleridir. Dosya ve görsel yükleme alanları işaretlenebilir. Bir modülde en fazla 30 alan bu kapsamda tanımlanır. Altyapı adaylar, kişiler, tedarikçiler ve özel modüllerde kullanılabilir; ekip modüllerinde kurulamaz. Kurulum için Manage Compliance Settings profil izni gerekir, fakat belgelenmiş bir sürüm eşiği yoktur. Bu sınır, hangi alanların neden işaretlendiğini belgelemeyi önemli kılar.

Zoho üzerindeki bu işaretleme, verinin dışa aktarım, API erişimi, Zoho uygulamalarına aktarım ve üçüncü taraf aktarımı sırasında taşınmasını kısıtlar. Teknik etkinin kapsamı bu dört kanaldır. İşaretlemeyi hukuki uygunluk sonucu olarak sunmayın. Fotoğrafın hangi hukuki nitelikte değerlendirileceğine ve kurumun hangi ek önlemleri uygulayacağına kurumun hukuk ekibi karar verir; ürün ayarı bu değerlendirmeyi tek başına yapmaz. Bu ayrım, teknik kontrol ile hukuki değerlendirmenin sorumluluklarını karıştırmamanızı sağlar.

Aday kaydından hasta kaydına geçiş anını tanımlayın

Aday dönüştürüldüğünde önce hesap ve kişi, isteğe bağlı olarak da fırsat oluşturulur; işlem geri alınamaz. Hesap yalnız aday kaydındaki şirket adı doluysa açılır. Bireysel bir hastada bu alan boş bırakıldığında yalnız kişi kaydı oluşur. Aday alanındaki bilgiler, kişi kaydındaki karşılıkları boşsa aktarılır. Bu nedenle dönüşüm anını, değerlendirme kararından sonra uygulanan ve ekipçe aynı biçimde anlaşılan tek bir cümleyle tanımlayın. Cümle, dönüşümü başlatan kararı ve sorumlu rolü açıkça göstermelidir.

Aynı kişinin yeniden açılma riskini dönüşüm öncesinde kontrol etmek gerekir. Benzer kayıt araması önce benzersiz alanlara, ardından adayın e-postasına, şirket adına ve ad alanına bakar. Bu kontrolün hangi veriyle yapılacağını kayıt tasarımında önceden seçin. Dönüşümü uygulayacak profilde Convert Leads izni bulunması da gerekir. Böylece karar, kişisel alışkanlığa değil, tanımlı veri ve yetki düzenine dayanır. Özellikle farklı kanallardan gelen adaylarda bu ortak ölçüt tekrarları azaltır.

Talebin kanalı, dağıtım kuralının kapsamını belirler

Atama kuralı içe aktarma, web formu ve API yoluyla oluşturulan kayıtlarda çalışır; sohbetten gelip elle açılan kayıtta tetiklenmez. Kural, kullanıcı oturumunu ve vardiya saatini kontrol edebilir. Çevrimiçi bilgisi en fazla beş dakika gecikebilir. Atanabilecek kullanıcı bulunmazsa kayıt sahipsiz bırakılmaz, varsayılan kullanıcıya gider. Bu nedenle kanal ayrımını dağıtım tasarımının dışında tutmak beklenmeyen sahiplik sonuçları doğurur. Elle açılan talepler için sahiplik adımını ayrıca tarif edin.

Kişi başına yük sınırı Assignment Threshold ile gün, hafta veya ay için azami kayıt sayısı üzerinden kurulur; azami bekleyen kayıt sayısı isteğe bağlıdır. Sınır aşılırsa kayıt varsayılan atanana düşer. Eşik atama kurallarında, web formu kayıtlarında ve entegrasyonla eşlenen modüllerde uygulanır. Elle oluşturma ve içe aktarmada yalnız uyarı gösterir. Bu ayarlar için Assignment Rules & Threshold profil izni gereklidir. Böylece uyarı ile gerçek atama davranışı operasyon dilinde ayrıştırılır.

Operasyon gününü takvimde değil, kayıt üzerinde tutun

Zoho Randevular modülü, Hizmetler etkinleştirildiğinde eklenir ve Professional, Enterprise ile Ultimate sürümlerinde bulunur. Başlangıç zamanı şirketin çalışma saatleri içinde olmalıdır. Süre hizmetin uygunluk ayarından gelir ve randevuda değiştirilemez. Her randevuya yalnız bir üye atanır. Hizmet uygunluğu dışında randevu açma ile çalışma saatleri dışında açma ayrı tercihlerdir; ikinci tercih ancak birincisi açıldığında görünür. Bu tercihler, operasyon kaydı ile hizmet planının aynı varsayımlara dayanmasını sağlar.

Operasyondan bir hafta önce hasta uçuş saatini değiştirir. Koordinatör takvimdeki tarihi günceller, fakat kayıt üzerindeki eski tarih kalır; otel ve transfer listesi bu eski tarihe göre hazırlanır. Tek tarih kaynağını belirlemek bu ayrışmayı önler. Tamamlanan randevudan otomatik fırsat oluşturulursa kayıt varsayılan olarak kazanıldı durumunda gelir; tutar hizmet fiyatına, kapanış tarihi başlangıca, değiştirilemeyen fırsat adı da randevu adına eşlenir. Bu nedenle ekip, değişikliğin hangi kayıt üzerinde esas alınacağını önceden yazmalıdır.

Seans ve greft planını alt formda tutmanın bir bedeli vardır

Alt form Enterprise sürümde modül başına 2, Ultimate'ta 5 adet açılabilir; alt sürümlerde bulunmaz. Bir düzendeki alt form alanlarının toplamı 25'i, bütün alt formlardaki satır toplamı 200'ü geçemez. Alt form alanları özel görünüm kolonu, web formu, içe aktarma, global arama, doğrulama kuralı veya iş akışı ölçütü olarak kullanılamaz. Kurallar için önce alt forma toplam alanı eklenir ve bu alan kullanılır. Bu kısıtlar, ayrıntıyı saklama biçimiyle raporlama ihtiyacını birlikte değerlendirmenizi gerektirir.

Tam kurgu Enterprise gerektirir; çünkü hem seans ve greft planını taşıyan alt form hem teklif kalem satırı özelleştirmesi bu eşikte açılır. Ultimate aynı yapıları daha yüksek alt form sayısıyla destekler. Professional'da Teklifler, Hizmetler, Randevular ve alan düzeyi izni vardır, fakat alt form yoktur. Standard'da yükleme alanı sayısı 2'dir; Teklifler ve Randevular bulunmaz. Free sürümde web formundan dosya yükleme yoktur. Bu fark sürüm kararını etkiler.

Kurulumu bitirmeden önce kimin ne göreceğini ve neyin aranabildiğini kontrol edin

Erişim kayıt sahibi üzerinden yürür. Sahiplik hiyerarşisi dışında bir hekime erişim vermek için onu işaret eden kullanıcı alanı ve erişim seviyesi kullanılabilir. Modül başına en fazla 5 tek kullanıcılı ve 1 çok kullanıcılı alan açılır; çok kullanıcılı alan 10 kişi taşır. Alanı profile göre gizleme veya salt okunur yapma Professional ve üzerindeki sürümlerde mümkündür ve izin modülün bütün düzenlerine uygulanır.

Zoho global aramasının alan kapsamı sabittir ve değiştirilemez; arama için en az üç karakter gerekir. Tek seçimli seçim listesi, tarih, tarih saat, onay kutusu ve kullanıcı alanları kapsam dışındadır. Bu nedenle aranacak bilgiyi desteklenen bir alanda tutup erişim sonucunu gerçek kullanıcı profilleriyle kontrol edin. Silinen kayıtlar ve ekler 60 gün geri dönüşüm kutusunda kaldığından, silme davranışını da erişim ve saklama kontrolünün parçası sayın.

Klinikler için Zoho CRM