Fuar listesini içe aktarırken atama kuralı neden çalışmaz

Fuar sonrasında elinizdeki dosya, düzenli bir müşteri tablosundan çok saha koşullarının izlerini taşır. Telefon biçimleri değişebilir, şirket adları kısaltılabilir, aynı kişi iki kez taranabilir ve rozette yalnız kişisel e-posta bulunabilir. Bu satırları hazırlamadan aktarmak, mükerrer kişiler, yanlış sahiplik ve bağlamı eksik görevler doğurur. İlk takip planı bu nedenle dosya yüklenmeden önce tanımlanır.

Zoho CRM'e dosya göndermek tek başına takibi başlatmaz. Son ekrandaki otomasyon seçenekleri ayrı ayrı seçilmedikçe çalışmaz. Atama kuralı da yalnız sahibin belirlenmesi, isteğe bağlı takip görevi açılması ve eşleşmeyen kaydın varsayılan kullanıcıya verilmesiyle sınırlıdır. İlk temas zamanı için evrensel bir süre yoktur. Kurumunuz görüşmede verilen sözü ve onayladığı çalışma takvimini esas almalı.

Dosyayı aktarmak takibi başlatmaz

Dosyayı önce bir veri giriş paketi olarak değerlendirin. Her satırın kaynağı, ayırt edici bilgisi ve beklenen sahibi anlaşılmadan görev üretmek, satış ekibine belirsiz kayıtlar dağıtır. İçe aktarma sonunda atama kuralını, ilgili otomasyonları veya takip görevini çalıştırmak istiyorsanız her seçeneği açıkça seçmeniz gerekir. İşlemlerin tamamlanması aktarım sonrasına sarkabilir.

Fuar dönüşü bir kişinin adı iki satırda bulunur. Birinde kurumsal e-posta, diğerinde yalnız telefon vardır. Eşleştirme alanı e-posta seçildiği için telefonlu satır ayrı kayıt açar. Sonradan iki kaydı birleştirmek isteyen kullanıcı yaklaşık eşleşme arar, fakat bulamaz. Birleştirme araçları seçilen alanlarda birebir eşleşmeye dayanır.

Atama kuralını kapsamlı bir takip motoru gibi düşünmeyin. Kural mükerrerleri bulmaz, kayıtları birleştirmez ve görüşmenin uygun zamanını belirlemez. Yapabileceği üç işlem sınırlıdır. Görüşmede verilen söz yoksa ilk takip zamanını kurumunuzun kabul ettiği çalışma düzeni belirler. Görevin açılması da dışarıya mesaj gönderildiği anlamına gelmez.

İçe aktarma ekranı üç davranıştan birini ister

Zoho içe aktarma ekranı yeni kayıt ekleme, yalnız mevcut kayıtları güncelleme veya iki işlemi birlikte yürütme seçeneklerinden birini ister. Mükerrerleri atlamak ya da mevcutları bulmak için Record ID, Email veya Record Name seçilir ve eşleşme büyük küçük harfe duyarsızdır. Güncellemede boş değerlerin mevcut veriyi ezmemesi ayrıca seçilebilir.

Modül kimliğini yalnız daha önce dışa aktarılmış kayıtları geri aktarırken eşleştirme alanı olarak kullanın. Başka bir dosyada bu seçim mükerrer üretebilir. Aktarım başladıktan sonra iptal edilemez. Hatalı işlem 30 gün içinde geri alınabilir. Dosya geçmişi 60 gün görünürken eklenen, güncellenen ve atlanan kayıt ayrıntıları yalnız 7 gün erişilebilir kalır.

Satır tavanları Standard için 10.000, Professional için 20.000, Enterprise için 30.000 ve Ultimate için 50.000'dir. CSV sınırı Standard ve Professional'da 10 MB, Enterprise ve Ultimate'ta 25 MB, Free'de 5 MB'dır. VCF tüm sürümlerde 5 MB ile sınırlıdır. XLS, XLSX ve VCF tek partide 5.000 kayıt taşır.

Alan sözleşmesini dosyaya dokunmadan önce sabitleyin

Arama ilişkisi kurulacaksa dosya hedef kaydın adını veya güvenilir kimliğini taşımalı. Açılır liste değerleri ilgili CRM alanında önceden bulunmalı. İlk satır sütun başlıklarını içermeli, onay kutuları True ya da 1 ile False ya da 0 biçiminde yazılmalıdır. Ondan fazla ardışık boş satırdan sonraki içerik yok sayılabilir.

Modülün zorunlu alanlarını eşlemeden ilerleyemezsiniz. Leads ve Contacts için Last Name, Deals için Deal Name ve Closing Date bu kapsamdadır. Zoho eşleme ekranında yeni alan açabilir, eşlenen ve eşlenmeyen sütunları ayırabilir, eşlemeyi sıfırlayabilir veya otomatik eşleme uygulayabilirsiniz. Bir kaynak sütunu birden çok CRM alanına bağlanabilir.

Boş zorunlu alanlara değer koyabilir ve bütün kayıtlara varsayılan değer atayabilirsiniz. Ancak Description, Call Duration, Auto number, benzersiz alan, formül alanı ve çoklu seçim arama alanı varsayılan alamaz. Eşlenmiş alana varsayılan vermek eşlemeyi ezer. Etkinlik ile satır kimliğini birleştiren anahtar kurarsanız alanı benzersiz işaretlemelisiniz.

Atama kuralı yalnız üç giriş kanalında çalışır

Atama kuralı yalnız içe aktarma, web formu ve API ile oluşturulan kayıtlarda çalışan bir araçtır. Elle açılan kayıtta tetiklenmez. Kural sahibini belirleyebilir, isteğe bağlı takip görevi açabilir ve atanamayan kaydı varsayılan kullanıcıya verebilir. Atama gerekçesi veya tarihi kayda yazılacaksa aynı ölçütleri kullanan ayrı iş akışı alan güncellemesi gerekir.

Yükleme sonrasında kayıtlar sahipleriyle açılır. Ertesi hafta aynı temaslardan biri telefonla yeni talep iletir. Danışman kaydı elle açtığında atama kuralı çalışmaz. Kayıt onu açan kişide kalır ve dağıtım listesine girmez. Bu sonuç geçici bir aksama değil, kayıt giriş kanalına bağlı kural davranışıdır.

Hiçbir ölçüt eşleşmezse kayıt sahipsiz kalmaz. İçe aktarmada varsayılan kullanıcı işlemi başlatan kişidir. Web formundan gelen kayıtlarda kuralı oluşturan kullanıcı pasifleştirilmiş veya silinmişse varsayılan sahiplik süper yöneticiye geçer. İçe aktarmada varsayılan kullanıcı işlemi başlatan kişidir ve belgede bir e posta bildirimi tanımlı değildir. Zoho CRM'de sahiplik tek kullanıcıdadır. Kuyruk davranışı için ayrılmış kullanıcı hesabı ve paylaşım kuralı kullanılabilir.

İstisna kuyruğunu satış kuyruğundan ayırın

Son ekranda sahip atama, otomasyon, takip görevi ve manuel lead onayı ayrı seçimlerdir. Seçilmeyen işlem çalışmaz. Tarih tabanlı iş akışları tarih üzerinden çalıştığı için bu ayardan bağımsız tetiklenir. Buradan seçilen takip görevinde Notify Assignee işlemez. Manuel onay seçilirse kayıtlar atanmadan önce yönetici incelemesine gider.

İstisna incelemesini boş sahipli kayıtlara göre kurmayın, çünkü atanamayan satırlar varsayılan kullanıcıya veya gerektiğinde süper yöneticiye gider. İnceleme listesinde çoklu eşleşme, bilinmeyen kaynak, tanımsız ilgi konusu ve yinelenen anahtar gibi durumları satış sırasından ayrı tutun. Bu kayıtların düzeltme görevini üstlenen operasyonel kişiyi veri yöneticisi olarak adlandırın.

Bu görünüm yalnız inceleme kapsamını belirler. Kendi başına görev açmaz, kayıt düzeltmez veya dış iletişim başlatmaz. Sonraki eylem, veri yöneticisinin kaydı açıp uygun düzeltmeyi seçmesini bekler. Böylece belirsiz satırlar normal satış sırasına karışmaz; varsayılan sorumluda biriken kayıtlar ayrıca izlenir ve sahiplik kararları kullanıcı tarafından doğrulanır.

İlk takip penceresi izinle aynı şey değildir

Takip zamanı görüşmede verilen söze göre, böyle bir söz yoksa kurumun çalışma düzenine göre belirlenir. Farklı ülkedeki bir kişi için uygun iletişim aralığını ayrıca değerlendirin. Sistemin kuruluş saatini karşı tarafın yerel saati olarak kabul etmeyin. İlk görev, kullanıcıya kaydı doğrulama ve uygun iletişim kanalını seçme sorumluluğu verir.

Zoho içinde görev oluşturulması, bir mesajın gönderildiği veya iletişim izninin bulunduğu anlamına gelmez. Rozetin taranması da tek başına hukuki sebep ya da iletişim izni değildir. Bir alanda tutulan izin bilgisi yalnız kaydı temsil eder; dayanağı kendiliğinden oluşturmaz. Operasyon planında görev, kanal seçimi ve izin değerlendirmesi ayrı adımlar olarak kalmalıdır.

Otomatik dış iletişim düşünülüyorsa kurumunuz yetkili onayını, aydınlatma yükümlülüğünü ve 6563 sayılı Kanun ile İYS kapsamındaki gereklilikleri kendi koşulları üzerinden değerlendirmelidir. CRM ayarları bu hukuki değerlendirme yerine geçmez. İlk takip görevi, kullanıcıya göndermeden önce kişinin kaydını, uygun kanalı ve kurumun belirlediği dayanağı kontrol ettirmelidir.

Küçük bir pilot dosyayla bütün yolları deneyin

Pilot dosyada tek eşleşme, çoklu eşleşme, boş e-posta, ortak telefon, CRM'de bulunmayan seçim listesi değeri ve eksik arama bilgisi bulunmalıdır. Yinelenen anahtar, pasif kullanıcı ve farklı saat dilimindeki söz tarihi de sınanmalıdır. Her satır için içe aktarma özetini, sahipliği, görevi, inceleme görünümünü ve rapor sonucunu izleyin.

Import profil izni içe aktarma için gereklidir. Desteklenen satır tavanları Standard'da 10.000, Professional'da 20.000, Enterprise'da 30.000 ve Ultimate'ta 50.000 olarak kalır. CSV boyutu ilk iki sürümde 10 MB, son ikisinde 25 MB'dır; Free için belgelenen sınır 5 MB'dır. Atama kuralı ve Assignment Threshold ayrıca ilgili profil iznini gerektirir.

Aynı pilot dosyayı ikinci kez işlediğinizde yeni görevlerin çoğalmadığını, istisnaların görünür kaldığını ve elle yapılan düzeltmenin doğru sahibe ulaştığını denetleyin. Sonuçları Import History içinde ayrıntı penceresi kapanmadan inceleyin ve gerekirse geri alma süresini kullanın. Bu kontroller geçmeden bütün fuar verisini tek seferde Zoho ortamına yüklemeyin.

Zoho CRM kurulumu