Klinikte veri görünürlüğü, herkesin aynı ekranı görmesi ya da hiçbir şey görmemesi arasında verilecek tek bir karar değildir. Hekim, danışman, çağrı ekibi ve muhasebe aynı hasta kaydına farklı görevlerle yaklaşır. Zoho CRM içindeki sağlam bir yetki yapısı da bu görevleri teamspace, paylaşım, rol, profil ve alan düzeyi olarak birbirinden ayrılan katmanlarda ele alır.
Bu katmanların sırası önemlidir. Zoho içinde önce kullanıcının ilgili çalışma alanına girip giremediği, sonra hangi kayıtları görebildiği, ardından bu kayıtlarda neler yapabildiği belirlenir. Son aşamada belirli alanların görünürlüğü ayrıştırılır. Kaydın sahibi olmayan bir hekime erişim vermek ise rol düzeninin uzantısı değil, kayıt üzerindeki kullanıcı alanıyla çözülen ayrı bir karardır.
Dört ekip aynı hasta kaydını farklı sebeplerle açar
Hekim tedavi geçmişini anlamak, danışman görüşmeyi ve teklifi sürdürmek, çağrı ekibi randevuyu teyit etmek, muhasebe ise tahsilatı izlemek için aynı hasta kaydını açabilir. Bu ihtiyaçlar görünürde tek ekranda buluşsa da aynı değildir. Doğru soru yalnız kaydın açılıp açılamayacağı değil, hangi bilginin görüleceği ve o bilgi üzerinde hangi işlemin yapılacağıdır.
Yeni başlayan yarı zamanlı çağrı desteği, ilk gün kendi listesini açtığında kliniğin bütün hasta kayıtlarını, tedavi notlarını ve görüntüleme dosyalarını gördü. Oysa görevi yalnız ertesi günün randevularını teyit etmekti. Bu tablo, liste ihtiyacıyla veri erişiminin birbirine karıştırıldığını gösterir. Sorunu düzeltmek için görünürlük, işlem yetkisi ve bilgi ayrımı ayrı ayrı ele alınır.
Görünürlük kararını modülden değil teamspace'ten başlatın
Zoho CRM içinde ilk denetim teamspace üyeliğidir. Kullanıcı ilgili teamspace'e eklenmeden oradaki modüle erişemez. Birden çok ekibin ihtiyaç duyduğu bilgiler org modüllerinde, yalnız bir ekibe ait bilgiler ekip modüllerinde tutulur. Ekip modülündeki görünürlük ve işlemler, o modüle özgü ekip modülü profiliyle belirlenir. Aynı kullanıcı farklı ekip modüllerinde farklı profillere bağlanabilir.
Org modüllerinin varsayılan paylaşım ayarı Private'tır. Bu nedenle kurulum kontrolü, kapıyı sonradan kapatmaktan çok ayarın daha önce genişletilip genişletilmediğini anlamaya yönelir. Seviyeler Private, Public Read Only, Public Read/Write ve Public Read/Write/Delete olarak sıralanır. Public Read/Write ve üzerindeki seçimler rol hiyerarşisiyle paylaşım kurallarını ezer. Paylaşım kuralları erişimi daraltmaz, yalnız genişletir.
Rol kimin göreceğini, profil ne yapabileceğini belirler
Rol, kullanıcının hangi kayıtlara ulaşacağını; profil ise ulaştığı kayıtta hangi işlemleri yapacağını belirler. Her kullanıcı tek bir role bağlanır. Aynı roldeki iki danışman varsayılan olarak birbirinin kayıtlarını görmez. Bu ilişki Share Data with Peers seçeneğiyle açılır. Bir üst rolün, asta özel bir paylaşımla verilen veriyi görmesi isteniyorsa paylaşım kuralında Superiors Allowed seçilmelidir.
Hiyerarşide üstte olmak, profil modülü görüntülemeye izin vermiyorsa erişim sağlamaz. Profil izinleri Module Permissions, Setup Permissions, Extension Permissions ve Developer Permissions bölümlerinde toplanır. Modül tarafında görüntüleme, oluşturma, düzenleme ve silmenin yanında içe aktarma, dışa aktarma, e-posta gönderme, Mass Update, Mass Delete ve Change Owner gibi araçlar ayrı ayrı yönetilir. Notes ile Attachments izinleri de ayrıca tanımlanır.
Hekime erişimi rol hiyerarşisiyle değil kullanıcı alanıyla verin
Klinikte hasta kaydının sahibi danışmansa, kaydın sahibi olmayan ve danışmanın üst rolünde bulunmayan hekim yalnız hiyerarşi sayesinde erişim kazanmaz. Zoho CRM içinde belgelenmiş yöntem, kayda hekimi işaretleyen bir kullanıcı alanı eklemektir. Alan oluşturulurken salt okuma, okuma ve yazma ya da tam erişim seçilir. Hekimin yapabilecekleri yine kendi profil izinleriyle sınırlı kalır.
Bu alan bir arama alanı değildir. Arama alanı başka bir modüldeki kaydı gösterir; kullanıcıyı, rolü veya grubu seçmez. Rol ya da grup seçtiren ayrı bir alan tipi de yoktur. Bir modülde beş tek kullanıcılı alan ve bir çok kullanıcılı alan bulunabilir; çok kullanıcılı alan on kullanıcı alır. Görevler, Aramalar ve Toplantılar modülleri kullanıcı alanını desteklemez.
Çağrı ekibinin ekranı bir yetki değil bir görünümdür
Çağrı ekibinin bugünkü ya da yarınki teyitleri gösteren bir listeye ihtiyaç duyması, kayıtlara erişimin o liste tarafından sınırlandığı anlamına gelmez. Kayıt görünürlüğü Private başlangıcı, rol düzeni ve paylaşım kararlarıyla kurulur. Ekip kayda ulaştıktan sonra yapabileceği işlemler profilden sınırlandırılır. Dışa aktarma ve toplu işlem araçları da profil içinde bağımsız izinler olarak ele alınır.
Rapor bu güvenlik katmanlarının yerine geçmez. Kullanıcı, ana modülde erişebildiği kayıtları raporda da görebilir. Rapora üst ya da alt modüllerden alan eklendiğinde, ilişkili kayıtlara doğrudan erişimi olmasa bile bu alanlar görünür olabilir. Paylaşım rapor klasörü düzeyinde yapılır; klasör tüm kullanıcılara, yalnız sahibine veya seçili kullanıcı ve rollere açılabilir. Yönetici profili bütün raporları görebilir.
Muhasebeyi kayıt düzeyinde değil alan düzeyinde ayırın
Muhasebeden bir çalışan tahsilat takibi için hasta listesine erişim istedi. Kayıt açıldığında tedavi planı, hekim notu ve ağız içi fotoğraflar da aynı ekranda göründü; çünkü bunların tümü aynı kaydın altındaydı. Muhasebenin hastayı görürken tedavi notunu görmemesi, yalnız kayıt düzeyindeki erişimle çözülemez. Ayrımın tahsilat alanlarının konumu belirlenerek alan düzeyinde tasarlanması gerekir.
Alan izni Professional ve üzerindeki sürümlerde profil bazında tanımlanır. Düzen bazında değişmez ve modülün bütün düzenlerine uygulanır. Bu nedenle yöneticiyle muhasebe farklı profillerde tutulur. Standard sürüm bu alan ayrımını sunmaz; orada bir alanın değişip değişmediği kayıt geçmişinden izlenebilir. Bu izleme görünürlüğü ayırmaz. Kurulumdan önce gerekli tahsilat alanlarının hangi modülde duracağı kararlaştırılır.
Röntgen, fotoğraf ve not ayrı bir izin listesi değildir
Röntgen ve ağız içi fotoğraf gibi ekler birer alan değildir. Ekler, notlar ve rakip kayıtları bağlı oldukları ana kaydın erişimini devralır. Hasta kaydını göremeyen kullanıcı, o hastaya bağlı eki de göremez. Bu ilişki alan düzeyindeki izinlerden farklıdır. Dolayısıyla hassas bir belgenin hangi kayda bağlanacağı, erişim tasarımının parçası olan bir kurulum kararıdır.
Kaydı görebilmek, bağlı içerikte her işlemin otomatik olarak serbest olduğu anlamına gelmez. Profilde Notes ve Attachments için görüntüleme, oluşturma, düzenleme ve silme izinleri ayrı ayrı tanımlanır. Bir kayda not veya ek eklemek ya da o kayıttan e-posta göndermek için en az okuma erişimi gerekir. Ancak ekin kendi içindeki bilgiler alan bazlı bir gizlilik düzenine bölünemez.
Şube ayrımı için rol mü bölge mi
Rol hiyerarşisinde kayıt, sahibine, sahibinin üstlerine ve paylaşım kuralıyla erişim verilen kişilere açılır; bir kullanıcı yalnız bir role atanabilir. Bölge hiyerarşisi ise bunlara kaydın bölgesindeki diğer kullanıcıları ve üst bölgelerdeki kullanıcıları ekler. Kullanıcı birden fazla bölgeye atanabilir ve her bölge için ayrı forecast hedefi taşıyabilir. Her iki yapıda da kaydın sahibi tek kişidir.
Alan düzeyi izin, yani bir alanı profile göre gizleme ya da salt okunur yapma, Professional ve üzerindeki sürümlerde bulunur. Standard sürümde alan değişiklikleri kayıt geçmişinden izlenir, fakat alan görünürlüğü ayrıştırılamaz. Bölge yönetimi Enterprise ve üzerini gerektirir ve Leads, Contacts, Accounts ile Deals modüllerinde çalışır. Zoho ücretli hesaplarda CEO ve Manager rollerini hazır verir; toplam rol sınırı sürüme bağlıdır. Diğer belirtilmemiş eşikler ve uyum ayarları Setup üzerinden doğrulanır.
Yetki yapısının ölçemediği şey
Denetim kaydı kimin hangi kaydı görüntülediğini göstermez. Kayıt tarafında ekleme, güncelleme, silme, toplu işlem, içe ve dışa aktarma, dönüştürme ve birleştirme gibi değişiklikleri; Setup tarafında iş akışı, rol, profil ve rapor değişikliklerini izler. Kişisel alan işaretlemesi Normal ve Sensitive düzeylerindedir. Modül başına otuz alan işaretlenebilir; ad ve soyad hiçbir durumda bu kapsama alınamaz.
Bu uyum katmanı Leads, Contacts, Vendors ve özel modüllerde kullanılabilir; Deals, Accounts ve ekip modüllerinde bulunmaz. Otomatik numara, formül, kullanıcı ve arama alanları da işaretlenemez. İşaretleme, verinin dışa aktarım, API, Zoho uygulamaları ve üçüncü taraflara aktarım yollarındaki taşınmasını kısıtlar. Bunlar teknik etkilerdir. Mevzuat açısından yeterlilik ve hukuki niteleme ayrıca kurumun hukuk ekibi tarafından değerlendirilir.
