Ay sonu toplantısında iki danışmanın raporu yan yana duruyordu. Birinin arama sayısı diğerinin iki katıydı, ancak aynı ay başlayan tedavi sayısı daha az arama yapan danışmanda yüksekti. Masadaki hiç kimse bu iki rakamın aynı şeyi ölçmediğini açıklayamadı. Zoho CRM temas hacmini görünür kılıyordu, fakat görünür olan sayı tek başına performansın anlamını vermiyordu.
Başka bir yönetici, hasta adayı ile teklif modülünü birlikte kullanan kayıt sayısı bileşenini panoya ekletti. Ekrandaki rakam hasta sayısından büyüktü ve fark edilmeden üç ay boyunca prim görüşmelerine dayanak oldu. Sorun yeni bir grafik eksikliği değildi. Dönüşüm süresi, aşamada geçen süre ve teklif kabul oranı, panodan önce kayıt üzerinde doğru alanların ve geçmiş takibinin kurulmasını gerektiriyordu.
Temas sayısı zaten ölçülüyor, sorun başka yerde
Zoho CRM içindeki Email and Call Analytics; gönderilen, alınan ve yanıtlanan e-postaları, cevaplanan ve cevaplanmayan aramaları, gelen ve kaçan çağrıları ve toplam çağrı süresini gösterir. Özet tarih, gün, hafta, ay veya seçilmiş tarih aralığına göre alınabilir. Email Analytics ayrıca dönen, izlenen, açılan ve tıklanan e-postaları ayrı sütunlarda sunar.
Bu raporlar Email Insights etkinliğini gerektirir. E-posta sayımı yalnız CRM, SalesInbox ve bağlı posta kutusundan gönderilen iletileri kapsar; başka kanallardan gönderilenler görünmez. Yanıtlandı sütunu da yalnız yeni rapor altyapısı açık hesaplarda çıkar. Dolayısıyla bu sayılar yanlış değildir, fakat ağırlıkla temas çabasını anlatır; dönüşümün hızını veya tedavinin başlayıp başlamadığını açıklamaz.
Ölçüyü panoya koymadan önce tanımını yazın
Her ölçü için önce paydaya giren kayıt kümesini, payı oluşturan kayıt kümesini ve kullanılacak tarih alanını yazın. İlişkili iki modülü kullanan analiz bileşeninde Count of, benzersiz kayıtları değil oluşan satırları sayar. Ana modülün gerçek kayıt adedi gerekiyorsa Count of Unique seçilmeli. Aksi halde doğru görünen bir toplam, performans görüşmesini yanlış temele taşıyabilir.
Pano filtresi yalnız kullanıcı, tarih, tarih saat ve seçim listesi alanlarıyla kurulabilir ve Analytics sekmesinde çalışır. Bir bileşen filtresinde en fazla iki alan seçilir. Bu nedenle metin veya arama alanında duran bir sınıflandırmayı doğrudan pano kırılımı saymayın. Ölçüm boyutunu desteklenen alanlardan biriyle kurma kararını, grafik hazırlanmadan önce veri tasarımında kesinleştirin.
Dönüşüm klinikte iki ayrı noktada ölçülür
Klinikte hasta adayının hastaya dönüşmesi ile tedavinin başlaması aynı olay değildir. Zoho CRM hazır Sales Metric raporlarında bu ayrımı korur. Lead Conversion across Owners, son altı ay için sahiplerin dönüşüme harcadığı ortalama gün sayısını verir. Lead Conversion Count across Owners ise sahip başına dönüşen kayıtları sayar. Böylece hız ile hacim tek rakama sıkıştırılmaz.
Sales Cycle Duration across Owners, sahibin bir fırsatı kazanmak için harcadığı ortalama gün sayısını gösterir. Aşama bazındaki düşüş için Funnel bileşeni süreci bölümlere ayırır; beş görünüm stilinden biri seçilebilir ve her aşamaya en fazla on ölçüt tanımlanabilir. Oran yorumunda raporun dönüşümü mü, kapanış süresini mi ölçtüğü açıkça belirtilmelidir.
Yanıt süresini ölçmek istiyorsanız önce ikinci damgayı kurun
Zoho CRM içinde ilk yanıt süresini hazır veren bir alan veya rapor bulunmaz. Ölçümün ilk damgası kaydın oluşturulma zamanıdır; ikinci damga ilk temasın kayda geçtiği anı temsil eder ve ayrıca yazılmalıdır. İki zaman arasındaki fark, Datecomp kullanılan bir formül alanında dakika cinsinden hesaplanabilir. İkinci damganın hangi olayla doldurulacağı ayrı bir kurulum kararıdır ve ölçümden önce yazılı hale getirilir.
Formül alanı Professional ve üstünde bulunur ve salt okunurdur. Yeni oluşturulduğunda eski kayıtlar, formüle katılan alanlardan biri değişene kadar boş kalabilir. Now içeren gerçek zamanlı yenilenen alanlar düzen başına en fazla ikidir; özel görünümlerde ve gelişmiş filtrelerde kullanılamaz. İş akışı alan güncellemesi yalnız önceden belirlenmiş sabit veya boş bir değer yazabilir.
Teklif kabul oranının kayıttaki karşılığı
Kabul oranını kurmak, teklifleri kabul durumuna göre tutarlı biçimde ayırmayı gerektirir. Quotes by Stage hazır raporu teklifleri aşamalarına göre listeler. Rapor kategori sütunları seçim listesiyle veya Number, Long Integer, Currency, Percent ve Decimal alanlarıyla çalışır. Rapor başına iki kategori sütunu, sütun başına on kategori ve kategori başına yirmi değer sınırı vardır.
Teklifler modülü Professional ve üstünde açılır. Bir rapor yalnız önceden ilişkili modülleri birleştirebilir ve en fazla beş üst modül içerebilir. Kurulumdan önce hangi aşama değerinin kabul edilmiş teklifi temsil ettiği yazılı hale getirilmelidir. Modül başına yalnız bir seçim listesinde geçmiş takibi açılabildiğinden, bu tercihin aşama süresi ölçümüyle birlikte planlanması gerekir.
Aşamada bekleyen kayıt ile duran kayıt aynı şey değildir
Açık kayıtların tamamı aynı performans sorununu göstermez. Stage bileşeninin advanced staircase görünümü kayıtları moved, moved with delay, waiting ve stalled gruplarına ayırır. Ayrım, her aşama için tanımlanan izin verilen süreye dayanır ve bu süre en az bir gün olabilir. Böylece henüz normal süresinde bekleyen kayıt ile ilerlemesi durmuş kayıt ayrıştırılır.
Stage bileşeni iki ile elli değer taşıyan bir seçim listesine bağlanır ve bu alanda geçmiş takibi açık olmalıdır. Bir modülde yalnız bir seçim listesinin geçmişi izlenebildiği için yalnız bir Stage bileşeni kurulabilir. Bu özellik Enterprise ve Ultimate sürümlerindedir. Takip kapatılır veya alan silinirse biriken geçmiş verisi kalıcı olarak kaybolur.
Hedefi panoya değil forecast tarafına yazın
Target Meter, hedef ile gerçekleşmeyi panoda karşılaştırır; hedef yapısını yöneten nesne ise Forecasts modülüdür. Forecast gelir veya adet üzerinden kurulabilir. Yapılandırmayı yönetici profilindeki kullanıcı yapar. Forecast yöneticileri, en üst roldeki kullanıcılar ve yöneticiler forecast oluşturabilir. Varsayılan yaklaşım yukarıdan aşağıya modeldir, ancak yapı aşağıdan yukarıya modele geçirilebilir.
Sürüm başına oluşturulabilen forecast sayısı Standard için beş, Professional için on, Enterprise için on beş ve Ultimate için yirmidir. Kayıt adedi için sistem alanı, gelir hedefi için standart veya özel para ve sayı alanları kullanılabilir. Forecast hiyerarşisini özelleştirme seçeneği yalnız AU, CA ve SA veri merkezlerinde açıktır.
Aynı hastada iki danışman çalıştığında sayı kime yazılır
İlk teması alan kişi ile kapanışı yapan kişi farklıysa, yalnız kayıt sahibini kullanan ölçü katkıyı tek kişiye yazar. Zoho CRM Deals modülündeki Team Selling, birden çok katkı sağlayanı erişim seviyeleriyle fırsata ekler. Deal Split ise doğrudan katkıyı Revenue Split, dolaylı katkıyı Overlay Split üzerinden ayrı biçimde kaydetmeye imkân verir.
Revenue Split paylarının toplamı yüzde yüzü aşamaz. Overlay Split yüzde veya tutar olarak girilebilir ve toplamı yüzde bine ulaşabilir. Özelliği Module Customization izni olan kullanıcı açar; Deal Team listesini ve tercih edilen ekibi Manage Deal Team izni olan kullanıcı yönetir. Belgelenmiş bir sürüm eşiği yoktur ve özellik veri merkezlerine aşamalı yayımlanmaktadır.
Panoyu kurmadan önce sürümü doğrulayın
Standard, Chart ve KPI sunar; Professional bunlara formül alanını ve Teklifler modülünü ekler. Funnel ve Target Meter gibi diğer ileri bileşenler Enterprise ve üstündedir, Stage ise yalnız Enterprise ile Ultimate'ta bulunur. Forecast sınırları sırasıyla beş, on, on beş ve yirmidir. Email Reports ile Sales Metric raporlarında sürüm eşiği belirtilmez; Reports and Dashboards izni ve ilgili e-posta raporları için Email Insights gerekir. Seçim listesi geçmiş takibi, Team Selling ve Deal Split eşikleri de bilinmediğinden müşterinin Setup ekranında doğrulanmalıdır.
Pano başına en fazla yirmi bileşen eklenebilir; pano filtresi kullanıcı, tarih, tarih saat ve seçim listesi alanlarıyla sınırlıdır. Alt sürümde asgari yaklaşım, hazır Sales Metric raporlarını KPI ile birleştirip liste görünümünü elle incelemektir. Görsel bir örnek için Eksenium'un klinik kalıp kütüphanesindeki performans panosu kalıbına bakılabilir. Sağlam performans değerlendirmesi, grafikten önce ölçünün kayıttaki karşılığını kurar.
