Danışman primi üzerinde anlaşmazlık çıktığında ilk tepki genellikle yüzdeyi veya formülü sorgulamaktır. Oysa asıl belirsizlik, hesabın hangi kayda ve hangi satırlara dayandığıdır. Aynı oran, farklı tabanlarda farklı sonuç verir. Bu nedenle çözüm daha karmaşık bir hesap kurmak değil; tabanı, kapanış anını ve itiraz sırasında incelenecek izi daha hesap başlamadan açıkça tanımlamaktır.
Zoho CRM bu çerçevenin kayıt tarafını düzenlemeye yardımcı olabilir. Prim tabanı tek bir kayıt tipine bağlanabilir, hesaplanan değer ayrı bir alanda gösterilebilir ve kapanmış döneme ait sonuç statik bir alanda tutulabilir. Ancak formül, iş akışı, alt form, kur ve rapor sınırları birbirinden ayrılmadığında sistem yalnızca eski tartışmayı daha düzenli görünen yeni bir tabloya taşır.
Tartışma hesaptan değil tabandan çıkar
Ay sonunda iki tablo yan yana gelir. Birinde danışmanın telefonundaki notlar, diğerinde muhasebenin dosyası vardır. Toplamlar uyuşmaz. Tarafların ikisi de kendi hesabında tutarlı olabilir; çünkü anlaşmazlık sayıların toplanmasından değil, hangi satırların prime dahil edildiğinin önceden yazılmamasından doğar. Formülü konuşmadan önce ortak veri tabanını tarif etmek gerekir.
Bir hasta tedavinin yarısında ödemeyi durdurduğunda aynı boşluk yeniden görünür. Bu dosyanın primi daha önce ödendi mi, sonraki dönemde mi ödenecek, yoksa tabandan mı çıkarılacak sorularının cevabı kayıtta bulunmaz. Karar her ay yeniden verilirse hesap doğru olsa bile sonuç savunulamaz; çünkü değişen şey oran değil, kapsamdır.
Bu nedenle yazılı tanım, sayılacak kaydın türünü ve dahil edilme koşulunu açıklamalıdır. Muhasebe dosyası ile danışman notunun aynı sonucu vermesi ancak ikisi de aynı kayıt kümesine bakarsa mümkündür. Prim tartışmasını kapatan unsur tek başına matematik değildir. Her dönemde tekrar uygulanabilen, sınırları görünen ve sonradan incelenebilen bir taban tanımıdır.
Prim tabanını tek bir kayıt tipine sabitleyin
Tabanı teklif, sipariş veya fatura kalemlerinden alıyorsanız ürün satırı bir alt form yapısındadır. Bu satırların özelleştirilmesi Enterprise ve Ultimate sürümlerinde mümkündür. Her kalem satırına en çok on alan, bir düzene ise en çok on toplam alanı eklenebilir. Sistem tanımlı ürün adı alanı bu yapıdan çıkarılamaz.
Alt form içindeki bir alanı iş akışı ölçütünde, alan güncellemesinde, doğrulama kuralında veya özel görünüm kolonu olarak doğrudan kullanamazsınız. Zoho üzerinde kural kurulacaksa alt forma SUM, AVG, MAX, MIN ya da formül ifadesi kullanan bir toplam alanı eklenir. Kural, satırların içindeki alan yerine bu toplamı esas alır.
Bu sınırlama taban kararını daha önemli kılar. Prim tutarı kalemlerden doğuyorsa önce hangi kalemlerin kapsama girdiği netleştirilir, ardından kullanılacak toplam alanı belirlenir. Teklif satırıyla fatura satırını dönemden döneme değiştirmek, aynı danışman için farklı tabanlar üretir. Kayıt tipi sabit kaldığında hem hesap hem de itiraz incelemesi ortak bir başlangıca kavuşur.
Hesaplanan değer ile dondurulmuş değer aynı şey değildir
Formül alanı salt okunurdur, fakat sabit değildir. Hesaba katılan alanlardan biri değiştiğinde sonuç yeniden hesaplanır. Bu nedenle formülde görülen tutar, kapanmış bir dönemin değişmez fotoğrafı sayılamaz. Zoho CRM içinde sonradan açılan bir formül alanı da eski kayıtlarda hemen değer üretmez; ilgili alanlardan biri değişene kadar boş kalabilir.
Dönem sonucu korunacaksa hesaplanan tutar ayrı bir statik alana yazılmalıdır. İş akışının standart alan güncelleme eylemi bu hesabı yapmaz; seçilen alana önceden belirlenmiş sabit bir değer veya boş değer yazar. Hesaplanmış tutarı kapanışta statik alana aktarmak için Enterprise ve üstünde bulunan bir özel fonksiyon gerekir.
Böylece ekranda iki farklı anlam taşıyan değer bulunur. Formül alanı mevcut girdilere göre güncel hesabı gösterirken statik alan kapanışta kaydedilen sonucu temsil eder. İtiraz sırasında hangisinin esas alınacağı baştan yazılır. Yeni formül alanlarının geçmiş kayıtları kendiliğinden doldurmadığı da geçiş planında hesaba katılır; eski dönemlerin tamamlandığı varsayılmaz.
Dönem kapanışını takvime değil kayda bağlayın
Ay sonu, tek başına bir kayıt olayı değildir. Schedules yalnızca bir fonksiyon çalıştırır ve en sık günlük sıklıkta kurulabilir. Organizasyon başına en fazla on schedule bulunur; saatlik veya dakikalık periyodik seçenek yoktur. Elle çalıştırma da günde iki kezle sınırlıdır. Bu yapı, kapanışın anlamını kendi başına tanımlamaz.
Kapanışı temsil etmek için kayıt üzerinde dönem bilgisi tutulur ve tarih tetikleyicili bir iş akışı bu alanla ilişkilendirilir. Zoho bu yolla takvim gününü belirli bir kayıt bağlamına taşır. Kapanacak dönem açıkça seçildiğinde özel fonksiyon hesaplanan sonucu statik alana yazabilir; daha sonraki giriş değişiklikleri kapanış değerinin anlamını değiştirmez.
Dönem alanı aynı zamanda hangi sonucun hangi kapanışa ait olduğunu görünür kılar. Yalnızca aylık bir schedule çalıştırmak, kapsamı belirsiz kayıtların hangi döneme yazılacağını çözmez. Kayıt ile dönem arasındaki bağ kurulunca kapanış işlemi tekrar edilebilir bir düzene dönüşür. Ancak işlem anını bir Tarih Saat alanına otomatik yazma davranışı doğrulanmış kabul edilmemelidir.
Para birimi karışıyorsa hesap değil kur yönü yanlıştır
Farklı para birimindeki satışlarda rapor, analiz ve tahmin toplamları bugünkü kuru kullanmaz. Hesap, ilgili kaydın üzerinde saklanan kur üzerinden ilerler. Kur daha sonra değişse bile mevcut kaydın toplamı varsayılan olarak yeni kura taşınmaz. Bu ayrım, aynı prim tabanının farklı günlerde beklenmedik biçimde değiştiği izlenimini önler.
Exchange_Rate alanının yönü ilk bakışta beklenenin tersidir. Alandaki değer, bir ana para biriminin kayıt para biriminde ne kadar ettiğini belirtir. Bu nedenle kayıt tutarını ana para birimine çevirmek için tutar kura bölünür. Zoho raporundaki sonuç kontrol edilirken çarpma varsayımıyla yapılan harici hesap farklı bir toplam üretebilir.
Kur tartışmasını kapatmak için dönemin hangi kayıt kuru üzerinden değerlendirildiği açıkça yazılır. Güncel kurla geriye dönük yeniden hesap yapmak ile kayıtta saklanan kuru kullanmak aynı yaklaşım değildir. Prim tabanı çoklu para birimi içeriyorsa, önce kur yönü ve kayıt üzerindeki değer doğrulanır; ardından formül veya statik kapanış sonucu değerlendirilir.
İtiraz geldiğinde hangi ekranı açacağınızı baştan belirleyin
İtiraz incelemesinin ilk izi denetim kaydıdır. Bu kayıt ekleme, güncelleme, silme, toplu güncelleme, toplu silme, içe aktarma, dışa aktarma ve dönüştürme eylemlerini gösterir. Kimin yalnızca bir kaydı görüntülediğini göstermez. Erişim rol hiyerarşisine bağlı olduğu için incelemeyi yapacak kişinin yetkisi önceden düzenlenir.
İkinci iz, seçim listesi geçmiş takibidir. Bir modülde yalnızca tek bir seçim listesi alanı için açılabilir ve süre bilgisini ilişkili listedeki sütunda tutar. Bu nedenle izlenecek durum alanı dikkatle seçilir. Zoho üzerinde başka seçim listelerinin de aynı geçmiş ayrıntısını sağlayacağı varsayılmamalıdır; tek alan sınırı tasarımı doğrudan etkiler.
Prim alanını kimlerin göreceği veya değiştireceği alan düzeyi izniyle düzenlenebilir. Bu özellik Professional ve üstünde bulunur, profil bazında çalışır ve belirli bir düzene özel değildir; modüldeki bütün düzenlere uygulanır. Yöneticinin ayrı bir profilde tutulması gerekir. Salt okunur izin, hesaplanan değerin dondurulmasıyla karıştırılmamalıdır.
Raporun tavanları ve ürünün sınırları
CRM içinde kurulan prim raporu, sayfada ve zamanlanmış çıktıda en fazla iki bin kayıt gösterir. Biçimli dışa aktarım iki bin satırla sınırlıdır ve yalnız üstteki satırları aldığı için sıralama önce yapılır. Ayrıntılı dışa aktarım elli bin satıra çıkabilir; organizasyon genelindeki günlük dışa aktarım tavanı da elli bin kayıttır ve hakkın sürüme bağlı olduğu unutulmamalıdır.
İlişkili listelerden değer toplamak için kullanılan özet alanı salt okunur sonuç üretir. Kayıt sayısının yanında sayısal veriler için toplam, ortalama, en büyük ve en küçük değer; tarihler için de toplama işlevleri desteklenir. Görevler, Aramalar, Toplantılar ve Randevular modüllerinde kullanılamaz. Enterprise sürümünde modül başına on, Ultimate sürümünde on beş özet alanı açılabilir.
Sürüm resmi nettir: formül alanı ve alan düzeyi izni Professional ve üstünde bulunur. Hesaplanmış sonucu statik alana yazan özel fonksiyon Enterprise ve üstünü gerektirir. Ürün kalem satırı özelleştirmesi Enterprise ve Ultimate ile sınırlıdır; özet alanı alt sürümlerde yoktur. Standard sürümünde taban elle girilen alanda tutulur, hesap CRM dışında yapılır. Prim Raporu da Zoho CRM içine kurulu değildir; kendi sunucusunda, kimlik doğrulamasını üstlenen bir aktarıcı ve tek sayfalık arayüzle çalışır. Böylece rapor, ancak yazılı taban ve kayıtlı kapanış kadar açıklayıcı olur.
