Ay sonu raporunda boş görünen bir alan, çoğu zaman dikkatsizliğin değil belirsiz bir iş akışının izidir. Bilginin ilk temasta mı, görüşme sonunda mı, yoksa kapanış sırasında mı girileceği kararlaştırılmamışsa aynı eksik tekrar eder. Bu nedenle klinikte veri denetimi, boş hücreleri saymaktan önce her alanın sahibini ve doldurulacağı anı belirlemelidir. Zoho CRM içindeki araçlar ancak bu karar açık olduğunda anlamlı bir denetim düzeni oluşturur.
Sağlam düzen iki işi birbirinden ayırır: ortak denetim listesini üretmek ve gelecekteki eksikleri önlemek. Paylaşılabilir özel görünüm ile zamanlanmış rapor ilk işi destekler. Doğrulama ve düzen kuralları ikinci işe yardım eder, fakat bütün veri kanallarında aynı biçimde çalışmaz. Denetimin değeri de burada ortaya çıkar: kuralın kapsamadığı kanalları, yanıltıcı güncelleme tarihlerini ve varsayılan kullanıcı üzerinde biriken kayıtları görünür kılmak.
Boş alan bir veri sorunu değil bir süreç sorunudur
Klinikte kaynak bilgisinin ilk görüşmede sorulmadığını, sonradan tamamlanacağı düşünülen bir alanın unutulduğunu veya tedavi bitince kapanış bilgisinin sahipsiz kaldığını görebilirsiniz. Bu örneklerde ortak sorun, bilgiyi girecek kişinin özensizliği değildir. Alanın hangi olaydan sonra, hangi rol tarafından ve hangi iş adımında tamamlanacağının açıkça tanımlanmamış olmasıdır. Denetim bu belirsiz anları bulmaya odaklanır.
Bu nedenle boşluk listesini bir hata cetveli gibi okumak yanıltıcıdır. Aynı alan belirli bir kanaldan gelen kayıtlarda sürekli boşsa giriş noktasını; belirli aşamadan sonra boş kalıyorsa devir veya kapanış sorumluluğunu incelemek gerekir. Amaç kişileri suçlamak değil, bilginin beklendiği an ile işi yapan rol arasındaki kopukluğu ortaya çıkarmak ve süreç tanımını buna göre netleştirmektir.
Denetimi paylaşılabilir bir görünümle kurun, kişisel filtreyle değil
Gelişmiş filtre hızlı inceleme sağlar, ancak kaydedilmiş hali yalnız onu oluşturan kullanıcıya aittir. Ekibin ortak denetim ekranı için paylaşımı seçilmiş özel görünüm gerekir. Metin, sayı, tarih ve tarih saat alanlarında boş ya da dolu olma operatörleri kullanılabilir. Zoho görünümü ölçüte uyan kayıtlarla kendisi doldurur; görünüm bildirim göndermez, görev başlatmaz ve başka bir otomasyon kaydı görünüme yerleştirmez.
Bir görünümde toplam 25 ölçüt satırı bulunabilir. Ölçütler en çok üç ilişkili modül veya alt forma, bunların her birinden üç alana, üç arama alanına ve arama alanının modülünden beş alana uzanabilir. İlişkili kaydın bulunması ya da bulunmaması da koşul olabilir. Böylece teklifi bulunmayan hasta adayları listelenebilir; sınırlar aşılıyorsa denetim ayrı, anlaşılır görünümlere bölünür.
Dokunulmamış kaydın üründeki tanımı
Zaman filtrelerini aynı anlamda kullanmak yanlış sonuç üretir. Touched Records seçilen dönemde güncellenen, ilişkili alt kaydı değişenler dahil tüm kayıtları kapsar. Untouched Records hiç güncellenmeyenleri verir. Record Action yalnız kaydın kendi alanlarındaki düzenlemeyi sayar; Related Records Action ise yalnız ilişkili alt kayıtlardaki güncellemeyi arar. Bir hastanın teklifi değişirse hasta dokunulmuş sayılır, fakat Record Action sonucuna girmez.
Dört filtre de kullanıcı ve sistem, kullanıcı veya sistem, kullanıcı tarafından, sistem tarafından, yalnız kullanıcı tarafından ve yalnız sistem tarafından seçenekleriyle daraltılabilir. Last Activity Time alan değişikliklerinin yanında görev, toplantı, arama, uygun e-posta ve not hareketlerini de yakalar; Last Modified Time yalnız alan değişikliklerine bakar. İlk alan yalnız Leads, Accounts, Contacts ve Deals ana ya da ilişkili modüllerinde desteklenir.
Sahipsiz kayıt diye bir şey yoktur
Zoho CRM kaydının sahibi her zaman tek bir kullanıcıdır; bu yüzden boş sahip alanı arayan görünüm doğru denetimi üretmez. Atama sonuçlanamazsa kayıt kanala göre varsayılan kullanıcıya gider. İçe aktarmada işlemi başlatan kişi, API işleminde token sahibi, web formunda kuralı oluşturan kullanıcı atanır. Son kullanıcı pasif veya silinmişse kayıt süper yöneticiye düşer. Denetim bu kullanıcıların üzerindeki yığılmayı aramalıdır.
Bir danışman ayrılınca kayıtları devredildi. Üç ay sonra aynı kayıtlar aynı aşamada duruyordu; sahip alanları dolu, son etkinlik zamanı ise devir nedeniyle yeni görünüyordu. Bu tablo boş sahip aramasının neden yetersiz kaldığını gösterir. Assignment Threshold aşıldığında kayıt yine varsayılan atanana gider ve orada kalabileceği azami süre ayarlanabilir. Varsayılan kişi pasifleşir veya silinirse yöneticilere e-posta gönderilir.
Ölü aşamayı görmek için önce geçmiş takibini açın
Rapor, kaydın bir aşamada ne kadar kaldığını kendiliğinden hesaplamaz. Süre incelemesi için ilgili seçim listesinde geçmiş takibi önceden açılır ve bir modülde yalnız tek seçim listesi izlenebilir. Süre ilişkili listede gösterilir, ardından süreye göre filtre uygulanabilir. Tasks, Calls ve Meetings modüllerinde bu özellik bulunmaz. İzlenen alan silinir veya takip kapatılırsa biriken geçmiş kalıcı biçimde kaybolur.
Stage bileşeni izin verilen süreye göre kayıtları moved, moved with delay, waiting ve stalled olarak sınıflandırır. Her aşama için en az bir günlük süre tanımlanır. Silinmiş bir aşama değerinde kalan kayıtlar Unaccounted altında görünür. Bileşen yalnız Enterprise ve Ultimate sürümlerindedir. Geçmiş takibinin sürüm eşiği belirtilmediğinden teklif öncesinde kuruluş ayarlarından doğrulanması, sürüm düşürmenin veriyi sileceğinin hesaba katılması gerekir.
Denetimi haftalık bir kanala bağlayın
Tek seferlik kontrol kısa sürede unutulur. Rapor zamanlayıcısı denetimi günlük, haftalık, aylık veya yıllık gönderime bağlar. Alıcılar raporu XLS eki olarak e-posta, Zoho Cliq ya da Cisco Webex üzerinden alabilir. Zamanlanan gönderim en fazla 2000 kayıt taşır ve zamanlayıcıyı yalnız Schedule report profil izni bulunan kullanıcı kurabilir. Alıcılar ile inceleme sorumlusu kurulum sırasında belirlenmelidir.
Rapor sayfasında ve biçimli dışa aktarımda sınır 2000 kayıttır; ayrıntılı dışa aktarım 50.000 satıra çıkabilir. Organizasyon genelinde günlük üst sınır 50.000 kayıttır. Ayrıntılı dışa aktarımın günlük hakkı sürüme bağlıdır: Free sürümde sıfır, Ultimate sürümünde 300, diğer sürümlerde 200 dışa aktarım; biçimli dışa aktarımın sayısı sınırsızdır. Zamanlayıcı sonuçları dağıtır; görünümün kendisi uyarı, görev veya sahip ataması üretmez.
Alanı denetlemek yerine dolmasını zorlayın
Kaydı elle oluştururken veya düzenlerken geçersiz girişi durdurmak için doğrulama kuralı kullanılabilir; tercih hata ile durdurma ya da uyarıyla izin vermedir. Bir kural en çok on birincil koşul ve her birinin altında beş ikincil koşul içerir. Koşula göre alanı sayfada zorunlu göstermek için düzen kuralının Set Mandatory Fields eylemi kullanılır; her düzende en çok on düzen kuralı bulunur.
Ay sonu kaynak kırılımının yarısı boştu. Kayıtların çoğu web formundan gelmişti; formda kaynak alanı yoktu ve CRM sayfasındaki zorunluluk bu kanalda çalışmamıştı. Doğrulama kuralı içe aktarma, iş akışı alan güncellemesi, onay, Blueprint ve API güncellemelerini kapsamaz. Düzen kuralı içe aktarma, web formu ve dönüştürme sayfasında işlemez; API yalnız zorunlu alan eylemini destekler.
Toplu düzeltmenin sınırları
Denetim listesi hazır olduğunda Mass Update birçok kaydı birlikte düzeltir, fakat çok satırlı metin ve arama alanlarını güncelleyemez. Çoklu seçim alanlarında Overwrite veya Append seçilir; varsayılan işlem Overwrite olduğu için mevcut değerler gözden geçirilmeden ilerlenmemelidir. Formül alanı da ancak hesaplamaya katılan alanlardan biri değiştiğinde toplu güncellenebilir. Bu sınırlamalar geçmiş kayıtların her zaman tek hamlede tamamlanamayacağını gösterir.
Mass Transfer kayıtları başka kullanıcıya devrederken hangi açık etkinliklerin taşınacağını seçtirir. Mass Update ve Mass Transfer için ilgili modülde ayrı profil izinleri gerekir. Her iki toplu işlem de Last Activity Time değerine yansır; denetim kaydının kayıt tarafında adıyla saydığı toplu eylemler ise toplu güncelleme ve toplu silmedir. Fonksiyon tabanlı doğrulama kapasitesi Enterprise sürümünde modül başına üç, Ultimate sürümünde beştir; diğer doğrulama türleri için sürüm eşiği belirtilmez.
Denetim kaydının gördüğü ve görmediği
Alan doluysa fakat değişikliği kimin yaptığı araştırılıyorsa denetim kaydı incelenir. Kayıt ekleme, güncelleme, silme, toplu işlemler, içe ve dışa aktarma, dönüştürme, geri yükleme ve yinelenenleri birleştirme izlenir. Setup tarafında şablon, iş akışı, webhook, web formu, rol, profil ve rapor oluşturma, düzenleme ile silme işlemleri tutulur. Kimin yalnızca hangi kaydı görüntülediği ise kaydedilmez.
Kayıt, Security Control altındaki Audit Log ekranından görülür ve CSV olarak dışa aktarılır; erişim profil izninden değil rol hiyerarşisinden gelir. Filtresiz dışa aktarım son üç yıl veya bir milyon kayıtla sınırlıdır. Entity, kullanıcı ya da eylem filtresi seçildiğinde zaman aralığı 180 günü geçemez; saklama süresi için sayı verilmez.
Sürüm ve izin sınırları birlikte okunmalıdır: Stage bileşeni Enterprise ve Ultimate’tadır; fonksiyon tabanlı doğrulama Enterprise’ta modül başına üç, Ultimate’ta beştir. Rapor zamanlama, Mass Update ve Mass Transfer kendi ilgili profil izinleriyle sınırlıdır. Seçim listesi geçmiş takibinin sürüm eşiği belirtilmediğinden teklif öncesinde hedef hesaptan doğrulanmalıdır.
