Web sitesinde doldurulan bir form ile ekip ekranında görülen kayıt arasında tek adımlık bir geçiş yoktur. Zoho web formunda alan eşleşmesi, formun gönderildiği adres, spam değerlendirmesi, elle onay ve çift onay ayrı kapılar oluşturur. Bunlardan herhangi biri kaydı geciktirebilir veya içeri girmesini engelleyebilir. Ziyaretçiye gönderilen teyit ile kurum içindeki bildirim de aynı ayarın iki sonucu değildir; ayrı mekanizmalar olarak kurulup kontrol edilir. Bu ayrım, incelemeyi tek bir başarı işaretine bağlamayı baştan önler.
Bir ziyaretçi akşam saatlerinde randevu formunu doldurur, teşekkür mesajını görür ve beklemeye başlar. Ertesi sabah aranmayınca öğleden sonra kurumu telefonla arar. Görüştüğü kişi kayıtlarda hiçbir şey bulamaz ve bütün bilgileri yeniden sorar. Ziyaretçi açısından form başarıyla gönderilmiştir; ekip açısından ise ortada kayıt yoktur. Bu kopukluk yalnız iletişimi geciktirmez, kurumun talebi gerçekten alıp almadığı konusunda güven kaybı da yaratır. Bu nedenle teşekkür mesajı, kurum içindeki sonucun kesin kanıtı sayılmaz.
Form dolduruldu, kayıt yok
Bu durumda ilk tepki formun bozuk olduğunu düşünmek olabilir. Oysa teşekkür mesajının görünmesi, kaydın ekip tarafından kullanılabilir durumda bulunduğunu tek başına göstermez. Ziyaretçi kendi işlemini tamamlamış olabilir, fakat kurum içinde karşılığı görünmeyebilir. Sorunu yalnız form ekranından değerlendirmek bu nedenle eksik kalır; gönderim ile erişilebilir kayıt arasındaki yolun ayrı ayrı incelenmesi gerekir. Bu kontrol, görünür sonucun arkasındaki aktarım zincirini uçtan uca izler.
Operasyon ekibi kayıt bulamadığında bilgileri yeniden ister, pazarlama ekibi ise gelen talepleri eksik sayabilir. Aynı olay farklı ekiplerde veri kaybı, geç dönüş veya ölçüm uyuşmazlığı gibi görünür. Sağlıklı inceleme, ziyaretçinin gördüğü sonucu kurumun gördüğü sonuçla eşitlemek yerine iki tarafı ayrı ele alır. Böylece teknik kontrolün amacı da nettir: kaydın hangi kapıda kaldığını belirlemek. Böyle bir ayrım, ekiplerin aynı belirtiyi farklı yorumlamasını da açıklar.
Form alanı ile kayıt alanı aynı şey değildir
Web formu Setup > Channels > Webforms yolundan hazırlanır ve Manage Webform izni ister. Desteklenen hedefler Leads, Contacts, Cases, Vendors, özel organizasyon modülleri ve ekip modülleridir. Ekip modülleri için form oluşturma Professional ve üzerindeki sürümlerde bulunur. Zoho formu ekran boyutuna uyarlayabilir, ancak görünür bir kutunun CRM kaydında karşılık bulması için alan eşleşmesinin form yapıcısında kurulması gerekir. İzin ve hedef modül seçimi, eşleşmeden önce doğrulanacak çerçeveyi belirler.
Eşleşme, kullanılacak alanların form yapıcısına sürüklenmesiyle düzenlenir. Alt form alanları bu web formlarına eklenemez. Görsel bir örnek için Klinik CRM Pattern Kütüphanesi'ndeki lead-formu kalıbına bakabilirsiniz. Bu örnek, alan ile kayıt karşılığını düşünmek için sınırlı bir referanstır. Referansın sınırı, gerçek bir kurulum sonucu vaat etmesini de engeller.
Formu kurmadan önce alanları modülde açın
Forma özel bir bilgi eklemek istiyorsanız ilgili özel alanı önce hedef modülde oluşturursunuz. Ardından bu alan form yapıcısına taşınabilir. Free sürümde özel alan açılamadığı için bu sıra yalnız bir uygulama tercihi değildir, sürüm sınırını da görünür kılar. Ayrıca bazı zorunlu alanlar formdan çıkarılamaz; formu sadeleştirirken modülün mevcut alan yapısı göz ardı edilemez. Bu sıra, form tasarımını modüldeki veri yapısıyla baştan tutarlı tutar.
Contacts formuna Account Name eklendiğinde farklı bir davranış ortaya çıkar. Gönderilen adla mevcut bir hesap bulunmuyorsa hesap otomatik açılır. Aynı adı taşıyan bir hesap zaten varsa ikinci bir hesap oluşturulmaz. Bu nedenle alanı forma koymak yalnız metin toplamaktan ibaret değildir; kayıt oluşurken hesap tarafında doğuracağı sonucu da kurulum öncesinde değerlendirmeniz gerekir. Dolayısıyla alan kararı, hesap yapısına etkisiyle birlikte önceden ele alınır.
Kayıp formun üç sebebi
Form location URL, kabul edilen gönderim kaynağını sınırlar. Belirtilen adresten gelmeyen form geçerli sayılmaz; kaynak adres bilinmiyorsa yıldız kullanılarak her yerden gönderim kabul edilebilir. Adres kapasitesi Standard ve Professional sürümlerinde beş, Enterprise'da on, Ultimate'ta yirmi, Developer'da beştir. Yanlış veya eksik adres tanımı, ziyaretçinin yaptığı gönderimin kayıt yoluna hiç girememesine neden olabilir. Adres tanımı, yayındaki formun gerçek konumuyla karşılaştırılarak önce kontrol edilir.
Dosya yüklemede en çok üç dosya ve toplam yirmi megabayt kabul edilir. Sınır aşılırsa form gönderilmez ve kayıt oluşmaz. Spam Detection ise desteklenen tüm web formu modüllerinde otomatik açıktır; telefon, e-posta, e-posta alan adı, tek satır metni, IP adresi ve tarayıcı değerlerini değerlendirir. Varsayılan tolerans 90 ile 100 arasında seçilir; yapılandırılmış eşiği aşan kayıtlar aktif veritabanı yerine Awaiting listesindedir. Bu iki kontrol, başarısız gönderimle bekleyen kaydı birbirinden açıkça ayırır.
Şüpheli kaydı içeri almadan durdurun
Pazarlama sorumlusu ay sonunda form taleplerini saydığında toplamın ekibin hatırladığından düşük olduğunu görür. İnceleme, bazı kayıtların onay bekleyen listede kaldığını ve üç haftadır kimsenin bu listeyi kontrol etmediğini ortaya çıkarır. Bekleyenler arasında gerçek talepler de vardır. Bu tablo, eksik görünen sayının her zaman başarısız gönderim anlamına gelmediğini, düzenli kuyruk kontrolünün operasyonun parçası olduğunu gösterir. Bu yüzden kuyruk, teknik olduğu kadar operasyonel bir sorumluluktur da.
Awaiting alanında değerler incelenebilir, mükerrer kayıtlar birleştirilebilir, doğrulamayı geçemeyen bilgiler düzenlenebilir ve kayıt IP'si engellenebilir. Request for Approval seçilirse kayıt elle doğrulandıktan sonra modüle eklenir; seçilmezse doğrudan eklenir. Onay için ilgili Approve Web-to-Leads, Contacts, Cases profil izni gerekir. Doğrulama kuralı ölçütüne takılan web formu kaydı da elle kayıt onayına yönelir. Ekip, doğrudan eklenenlerle elle onaylananların ayrımını çalışma düzeninde açıkça korur.
Teyit yazışmasını doğru mekanizmaya bağlayın
Ziyaretçiye giden otomatik yanıt, web formu otomatik yanıt kuralıyla hazırlanır. Aynı modüldeki farklı formlar için birden fazla kural oluşturulabilir ve bu kurallar eşzamanlı etkin kalabilir; kural sayısı sürüme bağlıdır ve Free'de bir, Standard'da beş, Professional'da on, Enterprise'da yirmi, Ultimate'ta yirmi beştir. Kurum içine giden mesaj ise Notify Record Owner seçeneğine bağlıdır ve notifications@zohocrm.com adresinden gönderilir. Bu nedenle ziyaretçinin teyit alması, kayıt sahibinin de kurum içi bildirim aldığı anlamına gelmez. Bildirim kontrolü, bu iki alıcının sonucunu her zaman ayrı izler.
Otomatik yanıt kuralları, web formlarıyla ilişkili olmayan ve tarih ya da tekrar desenine göre takip gönderen Autoresponders mekanizmasından ayrıdır. Çift onay yalnız formda birincil e-posta alanı varsa açılır. Etkin olduğunda doğrulama e-postası gider ve ziyaretçi onaylamadan veri Zoho CRM'e itilmez. Bu durumda splash mesajı kullanılamaz; onay sonrası yönlendirme, doğrulama e-postası ve onay sayfası ayrıca düzenlenebilir. Kurulum testi, doğrulama öncesi ve sonrası deneyimi ayrı olarak izler.
Rıza kutusu bir alandır, dayanak ayrı bir şeydir
Rıza kutusu Zoho içinde hazır gelen bağımsız bir alan değildir. Önce ilgili modülde onay kutusu tipinde alan açılır, ardından form yapıcısında forma sürüklenir. HTML içindeki görünen etiket değiştirilebilir, fakat verinin aktarılmasını sağlayan name değeri korunur. Forma gizlilik politikası ve şartlar için ayrıca onay kutusu öğesi de eklenebilir; bu öğeler aynı kavram gibi değerlendirilmemelidir. Alan ile metnin işlevini ayırmak, yanlış hukuki çıkarımları da azaltır.
GDPR ayarı açıkken kayıtta görünen Source alanı, verinin web formundan geldiğini belirtir. Bu kaynak göstergesi veya formdaki bir onay kutusu, tek başına hukuki dayanağın varlığına ilişkin sonuç vermez. Hangi metnin gösterileceği, hangi iradenin alınacağı ve bunun nasıl nitelendirileceği kurumun hukuk ekibinin değerlendirmesidir. Ürün kurulumu, bu değerlendirmeyi kaydetmek için kullanılan alan yapısından ayrı tutulur. Bu ayrım, teknik kaydın hukuki değerlendirme yerine geçmesini açıkça önler.
Kayıt geldi, sahibi kim
Sahiplik web formu kurulurken belirlenir: tek bir kullanıcı seçilebilir ya da bir atama kuralı kullanılarak dönüşümlü dağıtım yapılabilir. Atama kuralları elle açılan kayıtlarda değil, içe aktarma, web formu veya API üzerinden oluşturulan kayıtlarda devreye girer. Zoho bir kaydı atayamazsa kayıt kuralı oluşturan kullanıcıya gider; bu kullanıcı silinmiş veya pasif durumdaysa süper yönetici sahip olur. Bu nedenle kontrol, yalnız boş sahip alanını aramakla sınırlı kalmaz.
Kapanış kontrolünde sürüm ve izin sınırlarını birlikte okuyun. Web formunun genel sürüm eşiği belirtilmemiştir, fakat Manage Webform izni gerekir; ekip modülü formu Professional ve üzerinde, standart Captcha, reCAPTCHA ile dosya yükleme ücretli sürümlerde bulunur. Konum adresi sınırları Standard ve Professional için beş, Enterprise için on, Ultimate için yirmi, Developer için beştir. Özel alan Free'de yoktur. Fonksiyon tabanlı doğrulama kuralı modül başına Enterprise'da üç, Ultimate'ta beştir. Atama kuralı Assignment Rules and Threshold izni ister; bilinmeyen sürüm ayrıntıları teklif öncesinde doğrulanır. Böylece teklif, doğrulanmış sınırlar ile açık kalan ayrıntıları ayırır.
