Zoho CRM kurulumu hesabı açmakla bitmez: Zoho'yu açmak dakikalar alır, işletmenize uyan bir sistem kurmak ise bir dizi kararın doğru verilmesine bağlıdır. Lisans mimarisinden rol şemasına kadar her karar, altı ay sonra ya işinizi hızlandırıyor ya önünüzü tıkıyor. Bu sayfada o kararları, sahada en sık gördüğümüz hatayı ve bizim hangi tarafta durduğumuzu açık yazdık.
20iş günü
Kapsam onayından sonra başlar; tarih kapsam belgesine yazılır.
3kanal
Canlıya geçişten sonra temel destek, ayrıca fiyatlanmaz.
48saat
Keşif görüşmesinin ardından yazılı teklif.
Bir Zoho CRM kurulumunun kaderini belirleyen on iki kararı sıraladık. Her satırda aynı üç şey: kararın kendisi, sahada en sık gördüğümüz hata ve bizim tercihimiz, gerekçesiyle. Aynı fikirde olmayabilirsiniz; o zaman keşifte konuşur, gerekçeleri karşılıklı tartarız.
Kurulum planı01 · Lisans mimarisi
01 12
Zoho One mı, CRM Plus mı, tekil ürün mü?
Sık yapılan hata“En kapsamlısını alalım” deyip Zoho One'a geçmek. Kullanıcı başına ödenen 50'den fazla uygulamanın çoğu hiç açılmıyor; fatura her ay geliyor, kullanım gelmiyor.
Bizim tercihimizRol bazlı sayım yapıyoruz: kim gerçekten kaç uygulamaya dokunuyor, tabloya döküyoruz. Kırılma noktası genelde kullanıcı başına beş uygulamada; altındaysa tekil lisans daha ucuz.
02 12
Standart modül mü, özel modül mü?
Sık yapılan hataRandevuyu Events'e, işlemi Deals'e sıkıştırmak. İlk üç ay çalışır, sonra istenen rapor bir türlü çıkmaz; alanlar başka amaçla açılmıştır.
Bizim tercihimizBir kaydın kendi yaşam döngüsü, kendi tarihi ve kendi durumu varsa özel modül açıyoruz. Sağlık turizmi acentesinde randevu ve işlem ayrı yaşar; ayrı modül olur.
03 12
Kim lead'dir, ne zaman contact olur?
Sık yapılan hataHer form gönderimini doğrudan Contact olarak açmak. Huni yok, dolayısıyla dönüşüm oranı da yok; hangi kanalın gerçek müşteri getirdiği görülmüyor.
Bizim tercihimizLead = henüz nitelenmemiş talep. Dönüşüm anını kişinin insafına değil, tek bir olaya bağlıyoruz: örneğin ilk görüşme tamamlandığında otomatik dönüşüm. Böylece her kayıt aynı kapıdan geçiyor.
04 12
Aşamayı kim değiştirir?
Sık yapılan hataAşamayı kullanıcının elle seçtiği bir picklist yapmak. Herkes farklı zamanda ilerletir, huni yalan söyler; yönetim raporda gördüğü sayıya güvenemez.
Bizim tercihimizAşama bir girdi değil, çıktıdır. Aşamayı gerçek olaylar otomatik ilerletir (teklif gönderildi, ödeme alındı, randevu oluştu). Kullanıcı işini yapar, sistem aşamayı yazar.
05 12
Süreç nerede zorlanmalı, nerede otomatik akmalı?
Sık yapılan hataHer şeyi workflow ile kurmak. Kural sayısı kırkı geçtiğinde kimse neyin neden tetiklendiğini bilemiyor; bir kuralı kapatmak başka yerde patlıyor.
Bizim tercihimizKullanıcıdan bir davranış bekleniyorsa Blueprint, sistemden bir tepki bekleniyorsa workflow. İkisi aynı alana dokunuyorsa Blueprint kazanır; çakışmayı baştan çiziyoruz.
06 12
Kim kimin kaydını görecek?
Sık yapılan hataHız olsun diye herkese Administrator profili vermek. “Şimdilik böyle kalsın” kalıcı olur: herkes her kaydı görür, her alanı silebilir.
Bizim tercihimizÖnce veri görünürlüğünü çiziyoruz, rolü sonra yazıyoruz: kim hangi kaydı görmeli, hangi alanı düzenlemeli. Şube veya bölge ayrımı olan yerde rol hiyerarşisi tek başına yetmez; territory devreye girer.
07 12
Neyi taşıyoruz, neyi bırakıyoruz?
Sık yapılan hataEski sistemi olduğu gibi import etmek. Mükerrer kayıtlar ve boş alanlar yeni sisteme birinci günde taşınır; ekip aynı kişiyi iki kayıtta görür.
Bizim tercihimizTaşımadan önce dedup ve normalizasyon, taşımadan sonra sayım mutabakatı. Hangi kaydın neden taşınmadığı da raporlanır; kayıp kayıt tartışması çıkmaz.
08 12
Ayrı organizasyon mu, tek org mu?
Sık yapılan hataHer şube için ayrı organizasyon açmak. Konsolide rapor imkânsızlaşır, lisans maliyeti ikiye katlanır; aynı kişi iki şubede iki kayıt olur.
Bizim tercihimizTek org + territory + şube bazlı düzen. Yönetim bütünü tek ekrandan izler. Ayrı organizasyon yalnızca ayrı tüzel kişilik, ayrı muhasebe ve ayrı veri sorumlusu varsa mantıklı.
09 12
Yazışma kimin altında durur?
Sık yapılan hataKişisel Gmail hesaplarını IMAP ile bağlayıp bırakmak. Kişi işten ayrılınca yazışma geçmişi de gidiyor; doğrulanmamış alan adından giden e-posta ulaşmayabiliyor.
Bizim tercihimizOrganizasyon e-postası, SPF/DKIM doğrulaması ve kayıt bazlı ilişkilendirme. Yazışma kişinin değil, kaydın altında durur; kişi ayrılınca hesabı kapanır, geçmiş yerinde kalır.
10 12
Konuşmalar sisteme nasıl giriyor?
Sık yapılan hataAramaları ve WhatsApp mesajlarını elle nota yazmak. Kayıt yoksa kanal performansı da yoktur: kaç arama yapıldı, hangi mesaj randevuya döndü, ölçülemez.
Bizim tercihimizZoho Voice veya mevcut santral entegrasyonu, WhatsApp'ın CRM'e otomatik akışı. Konuşma başlar başlamaz kayıt açılır, kapanınca süre ve sonuç yazılır; kanal raporu elle veri girilmeden dolar.
11 12
Rıza nerede duruyor, veriye kim erişiyor?
Sık yapılan hataAçık rıza metnini forma koyup rızayı hiçbir yerde saklamamak. Denetimde gösterilecek kayıt çıkmıyor: kim, ne zaman, hangi metne onay verdi sorusunun cevabı yok.
Bizim tercihimizRıza tarihi, kanalı ve metin sürümü kayıt üzerinde alan olarak tutulur. Sağlık verisi özel nitelikli veridir; erişimi rol seviyesinde kısıtlıyor, saklama süresini kurulumda tanımlıyoruz.
12 12
Hangi soruları soracaksınız?
Sık yapılan hataRaporu en sona bırakmak. Alanlar kurulduktan sonra “bunu ölçemiyoruz” çıkıyor, geri dönüş pahalı oluyor: geçmiş kayıtları yeni alanla doldurmak zor.
Bizim tercihimizİlk hafta cevabını istediğiniz sekiz soruyu yazıyoruz: hangi kanal getiriyor, kayıp nerede yaşanıyor gibi. Alan şeması o sorulardan geriye doğru kuruluyor; rapor kurulumun sonucu değil, girdisi.
Kullanıcı işini yapar, sistem aşamayı yazar. On iki kararın hepsi bu netlikte: bir cümlede söylenir, kurulumda uygulanır.
Keşif ve teklif sayıma girmez: 30 dakikalık keşif görüşmesinde mevcut süreç ve sistemde olması gerekenler netleşir, 48 saat içinde kapsamı ve bedeli yazılı teklif elinizde olur. Kapsamı onayladığınızda sayaç başlar; Gün 1 kapsam onayından sonraki ilk iş günüdür, Zoho kurulumu 20 iş gününde canlıya çıkar ve tarih kapsam belgesine yazılır. Her adımın hangi gün başlayıp hangi gün bittiğini aşağıda görüyorsunuz. Brief'i birlikte hazırlıyorsak bu çalışma kapsam onayından önce yapılır ve 20 iş gününe sayılmaz; ne kadar süreceğini keşif sonunda net söylüyoruz.
- Gün 1
Başlangıç
Kapsam onayından sonraki ilk iş günü. Onaylanan kapsam ekibinizle birlikte gözden geçiriliyor, tarafınızdaki ön koşullar (erişimler, veri, karar verici) listeleniyor; canlıya alma tarihi kapsam belgesinde yazılı.
- Gün 2-4
Tasarım
Ürün seçimi, modül yapısı, özel alanlar, rol şeması ve veri akışı belgeleniyor. On iki kararın her biri bu belgede tek tek yazılı; siz onaylamadan kuruluma geçmiyoruz. Gereksiz lisans maliyeti burada eleniyor.
- Gün 5-12
Kurulum
Ortam aktive, kullanıcılar tanımlı, modüller konfigüre; e-posta, takvim ve telefon bağlantıları kurulu. Tasarım belgesindeki her madde sırayla işleniyor; iş akışları ve Blueprint'ler bu adımda yazılıyor, ilk raporlar da burada kuruluyor.
- Gün 13-17
Veri ve UAT
Eski veri temizlenip aktarılıyor, ekibinizle test ediliyor. Testler demo kayıtlarda, ekibinizin gerçek iş senaryolarıyla yürüyor; canlı veriniz riske girmiyor, çıkan her düzeltme canlıya geçmeden kapatılıyor.
- Gün 18-20
Canlıya alım
Departman bazlı eğitim, video kayıt, Türkçe kılavuzla devir. Her ekip yalnız kendi ekranlarını öğreniyor; eğitim kaydı ve kılavuz, sonradan katılan çalışan için de elinizde kalıyor.
- 21. günden itibaren
Kurulum sonrası temel destek ayrıca fiyatlanmaz.
Size özel kurulumlarda ilk 6 ay e-postayla ilettiğiniz ek özellik ve özelleştirme talepleri kurulumun içindedir ve sayı sınırı yoktur; yeni modül ve yeni entegrasyon işe başlamadan yazılı, sabit bedelle teklif edilir. Sağlık sektöründeki hazır paketlerde temel destek aynen sürer; ek özellik ve özelleştirme talepleri ilk 6 ay kurulumun içinde değildir, yeni alan, kural, rapor ya da şablon sabit bedelli teklifle yapılır. Kurulumu yapan ekiple destek veren ekip aynı; sorunuzu sistemi tanıyan kişi cevaplıyor.
Altı kalem, tek teklif. Her madde keşif sonrası yazılı teklifte netleşir; sürpriz kalem yok. Aşağıdaki liste, kurulumun sonunda elinizde ne olacağını söyler.
- 01
Zoho ortamı
Hesap kurulumu ve ürün aktivasyonu, alan adı doğrulama, organizasyon ayarları. Para birimi, saat dilimi, iş günleri ve şirket bilgileri ilk günden doğru girilir; sonradan düzeltmesi zahmetli ayarlardır.
- 02
Kullanıcılar ve roller
Departman bazlı kullanıcı ekleme, rol ve profil tanımları, hiyerarşi ve veri görünürlük kuralları. Kim neyi görür, neyi düzenler, neyi dışa aktarır: hepsi tabloyla belgelenir ve devirde elinizde olur.
- 03
Modül konfigürasyonu
Süreçlerinize göre özel alanlar, düzenler ve iş akışları; ilk dashboard ve raporlar hazır teslim. Alan adları sizin dilinizle, zorunlu alanlar sizin sürecinize göre; ekip ilk açtığında kendi işini tanır.
- 04
Veri aktarımı
Excel, eski CRM veya muhasebe yazılımından veri çıkışı, tekilleştirme, normalizasyon, sayım mutabakatı. Kaynakta kaç kayıt vardı, Zoho'ya kaçı girdi, kaçı neden dışarıda kaldı: hepsi tek raporda.
- 05
Entegrasyon
Gmail / Outlook / IMAP entegrasyonu, takvim senkronizasyonu, telefon ve WhatsApp bağlantısı. Yazışma, randevu ve arama kaydın altında toplanır; ekip bilgi bulmak için başka ekrana geçmez.
- 06
Eğitim ve devir
Departman bazlı canlı eğitim, video kayıt, Türkçe kullanım kılavuzu, benimseme raporu. Ekibin sistemi gerçekten kullanıp kullanmadığını ölçüyoruz; kullanılmayan ekran varsa nedenini bulup düzeltiyoruz.
Zoho hesabınızı Eksenium üzerinden açın
Lisans ücreti değişmez, hesabınız yetkili partner kaydıyla açılır. Kurulum ve destek sürecinde muhatabınız biz oluruz; lisans sorularınızı da bize iletirsiniz.
Deneme sürümüyle başlar, karar verirseniz aynı hesap üzerinden devam edersiniz; kurulan hiçbir şey yeniden yapılmaz.
Kurulumun karşılığını en iyi müşterinin kendi cümlesi anlatır. Her satır tek müşterinin sözleri: solda kurulumdan önceki düzenlerini anlatışları, sağda bugünü anlatışları. Metinler yayındaki vaka çalışmalarından ve yorumlarından, olduğu gibi alındı.
All On Dental
Kurulumdan önce: “Her şey farklı Excel sheet'lerinde kayıtlıydı; bir sürü sayfa açıp hastayı ismiyle tek tek kontrol ediyorduk.”
Bugün: “Ekstra hesaplama girmiyor, ekstra rakamlarla uğraşmıyorsunuz.”
Vatanmed
Kurulumdan önce: “Her şube kendi kaydını tutuyor, aynı hastanın bilgisi farklı yerlerde dolaşıyordu.”
Bugün: “Bir hastanın hangi şubede ne yaşadığı sorusu artık telefon trafiğiyle değil, sistemin kendisiyle cevaplanıyor.”
Hairtime İstanbul
Kurulumdan önce: “Veri birden fazla sistemde tutulduğu için tam resmi görmek zordu.”
Bugün: “Zoho CRM'i sadece kullanan bir firma olmaktan çıkıp, süreçlerini teknolojiyle yöneten bir organizasyona dönüştük.”
Ayırıcıyı sürükleyin; solda önce, sağda bugün.
Bir kurulum örneği: AEC Akademi, büyüme dönemine girmeden önce satış sürecini Excel tablolarından tek bir Zoho CRM panosuna taşıdı.
1
Canlı eğitim
İstanbul'da ekibinizle aynı masada, diğer şehirlerde ve yurt dışında uzaktan; gerçek veriyle.
2
Tam dokümantasyon
Kurulan her yapı yazılı olarak elinizde.
3
Kullanım videosu
Her ekran için izle-uygula kayıtlar.
4
Hızlı destek
Eğitim sonrası anlaşılmayan konuda hemen cevap.
5
Benimseme raporu
Ekip sistemi gerçekten kullanıyor mu, ölçüyoruz.
Kurulumunu yaptığımız firmalara üç kanaldan temel destek veriyoruz; işimizin sorumluluğudur, ayrıca fiyatlanmaz. WhatsApp kanalı ve telefon, iş ortağınız olduğumuz sürece açık; size özel kurulumlarda ilk 6 ay e-postayla gelen ek özellik ve özelleştirme talepleri kurulumun içindedir, yeni modül ve entegrasyon ayrıca fiyatlanır. Sağlık sektöründeki hazır paketlerde temel destek aynen sürer; ilk 6 ay ek özellik ve özelleştirme talepleri kurulumun içinde değildir, yeni alan, kural, rapor ya da şablon sabit bedelli teklifle yapılır.
01 · E-posta
Ek özellik ve özelleştirme talepleri
Size özel kurulumlarda teslimden sonraki ilk 6 ay, mevcut kurulumunuz için. Talebinizi yazın; kayıt altına alınır ve planlanır.
02 · WhatsApp kanalı
Ekip soruları ve anlık düzeltmeler
Şirketinize özel kurulan kanal, iş ortağınız olduğumuz sürece açık. Ekibiniz sorusunu yazar, küçük düzeltme anında yapılır.
03 · Telefon
Acil durumlar ve yönetim soruları
İş ortağınız olduğumuz sürece açık. İşi durduran bir durum ya da yönetimin cevap beklediği bir soru olduğunda doğrudan arayın.
Kapsam
WhatsApp kanalı ve telefon
E-posta · size özel kurulumda ek özellik ve özelleştirme
Kurulumunu yaptığımız firmalara, kurulum sonrası. Üç kanalın da ayrı bir bedeli yoktur; 6 aylık kapsam size özel kurulumlarda ek özellik ve özelleştirme talepleri içindir.
Kurar, geliştirir, yaşatırız.
Hiçbir sistem, arkasında duran biri olmadan ayakta kalmaz. Kurulumu yapan ekiple destek veren ekip aynı.
Aklınızdaki soru burada yoksa bize yazın; 24 saat içinde dönüş yapıyoruz.
20 iş günü kapsam onayından sonra başlar; canlıya alma tarihi kapsam belgesine yazılır. Brief'ten kastımız şu: hangi süreçlerin sisteme gireceği, kaç kullanıcı olacağı, hangi verinin taşınacağı ve ilk raporların neyi ölçeceği. Brief'i birlikte hazırlıyorsak bu çalışma kapsam onayından önce yapılır ve 20 iş gününe sayılmaz; ne kadar süreceğini keşif görüşmesinin sonunda net olarak söylüyoruz.
İlgili hizmetler
30+
proje
%99
müşteri memnuniyeti
3 kanal
kurulum sonrası destek
Mevcut sisteminiz, hedefiniz ve takviminize göre somut bir teklif ve canlı demo hazırlıyoruz. Sözleşme öncesi taahhüt yok.