All-on-X köprüsü · dijital tasarım laboratuvarı
Quote
Plan direkt teklife düşer
15
Deluge fonksiyon
11
Temas noktası · 12 aya kadar
~145
Tedavi kalemi · katalog
34
Workflow
30
Gün · canlıya geçiş
All On Dental, 2020'den beri yalnızca diş üzerine çalışan bir sağlık turizmi şirketi. Yurt dışından gelen hastanın koordinasyonunu, tedavisini, seyahatini ve tedavi sonrası bakımını uçtan uca yönetiyor.
Bu yapıda kritik soru hep aynı: hangi hasta hangi aşamada, sıradaki temas ne? Cevap tek ekranda görünmeli.
Süreç Google ekosistemi (Sheets, Calendar) ve WhatsApp üzerinde yürüyordu. Her iş farklı bir Excel'de kayıtlıydı; bir hastanın durumuna bakmak için sayfa sayfa açıp ismiyle tek tek aramak gerekiyordu. Calendar hatırlatmaları ve notlar hacme yetişmiyordu.
Teklifler hazır şablonlardan (smile design, All-on-X) hazırlanıyor; isim ve değişen rakamlar elle yazılıyordu. Kayıp yaşanmıyordu, ama ölçek büyüdükçe yük ve hata riski artıyordu.
Dönüm noktası profesyonellik oldu: hastalar rakip firmalardan diş şeması üzerinde anlatılmış tedavi planları getirmeye başlayınca, planların aynı netlikte sunulması gerektiği netleşti.
“Her şey farklı Excel sheet'lerinde kayıtlıydı; bir sürü sayfa açıp hastayı ismiyle tek tek kontrol ediyorduk.”
All On Dental
Karar uzun bir araştırmanın sonucuydu: All On Dental birçok yazılım ve partneri değerlendirdi; "işleyiş ve fiyat/performans açısından Zoho daha iyiydi." Kurulumu Zoho Türkiye partneri Eksenium üstlendi; Zoho One omurgası Avrupa veri merkezinde kuruldu ve çözüm üç cepheye bölündü: hasta sürecini tek merkezde toplamak, takibi hastanın saatine göre otomatikleştirmek, diş haritalı tedavi planlayıcıyı CRM içine kurmak.
Hasta yaşam döngüsü Quotes modülünde toplandı ve bu modül şirketin yönetim merkezine çevrildi. Tedavi fazları, ödeme planı ve takip görevleri burada yalnızca durmuyor; buradan tetikleniyor ve buradan izleniyor.
Ekibin deyişiyle fark şurada: plan hazırlanırken "ekstra hesaplama girmiyor, ekstra rakamlarla uğraşmıyorsunuz"; eskiden her follow-up hastanın Excel'deki yerine not alınarak yapılırken, şimdi süreç aynı kayıttan yürüyor.
- 22
- Custom alan
- 7
- Layout bölümü
- 34
- Workflow
- 15
- Deluge fonksiyon
Farklı saat dilimlerinden hasta yönetmenin görünmez yükü saat farkıydı: "Hastalarla görüşürken sürekli ülke kodlarına bakıp hangi time zone'da olduklarını hesaplayıp ona göre ulaşmaya, ona göre online konsültasyon randevusu vermeye çalışırdım." Şimdi hastanın ülkesi ve anlık saat farkı profilinde hazır; görev ve hatırlatmalar hastanın saatine göre kuruluyor.
Şirketin tanımındaki "aftercare'de destek" sözü de takvime bağlandı: karşılamadan tedavi öncesi sayıma, tedavi gününden 1, 3, 6 ve 12 aylık kontrollere kadar 11 temas noktası workflow'larla otomatik yürüyor.
Sistemin imza parçası, All On Dental ile birlikte geliştirdiğimiz diş haritalı Tedavi Planlayıcı. Danışman diş şeması üzerinden tedavileri seçiyor, fazları kuruyor; fiyatlar ~145 kalemlik katalogdan otomatik geliyor ve plan doğrudan hastanın teklifine (Quote) düşüyor. Ekip rakip planlayıcıları uzun uzun incelemişti: onlar ayrıca satın alınıyor ya da plan başına ücretlendiriliyordu.
Onlar için diğer büyük fark kontrolün kendilerinde olması: "Kimsenin desteğine ihtiyaç olmadan yeni bir ürün girilebiliyor, fiyat değişikliği yapılabiliyor ve anında tedavi planına entegre oluyor." Malzeme veya marka değiştiğinde katalogdan güncellemek yetiyor. Her yeni vaka ile planlayıcı da gelişiyor; çıkan buglar günlük akışta hızla kapanıyor.
“Planlama uygulamaları ya ayrıca satın alınıyor ya plan başına ücretli. Bunun Zoho'nun içinde olması ve direkt hastanın teklifine düşmesi en büyük avantaj.”
All On Dental
Sistem 30 günde canlıya geçti; ekibin yorumuyla "hatta çok kısa bir süreydi; önemli olan kullanmaya başladıktan sonraki süreç." Lead'in hangi kanaldan geldiği artık otomatik etiketleniyor, kime atandığı tek bakışta görünüyor: "Normalde lead'lerin geldiği yerleri tekrar tekrar yazıyor olmamız çok zaman alıyordu; şimdi sistem kendisi adlandırıyor. Bu yüzden çok mutluyum."
Ekip dürüst bir geçiş döneminde olduklarını söylüyor: her şeyi manuel yapmaya alışmış bir ekip, sistemin bazı işleri kendi başına hızla yapmasına alışıyor. Kurulum bir temeldi; asıl değer içerideki özelleştirmelerde ortaya çıktı, ki ekibe göre "en önemlisi de o."
Hasta tarafı için henüz erken: yeni diş şemalı planlar hastalara gitmeye başladı ve ekip ilk geri bildirimleri toplamaya başladı.
“Manuel vitesten otomatik vitese geçmek gibi: yeni bir araç alıyorsunuz, butonlarını yolda öğreniyorsunuz.”
All On Dental
Aşağıdaki cevaplar, All On Dental ile yapılan görüşmenin kaydından alınmıştır; okunabilirlik için hafifçe düzenlenmiştir.
- Şirketi birkaç cümlede nasıl anlatırsınız?
"2020 yılından beri sağlık turizminde sadece diş üzerine hizmet veriyoruz. Hastaların koordinasyonunu sağlayıp tedavilerini yönetiyor, tedavi süreçlerinde yanlarında oluyor, sonrasında da aftercare'de destek vermeye devam ediyoruz."
- Bu süreçleri eskiden nasıl yönetiyordunuz?
"Google'ın bütün araçlarını kullanarak yönetiyorduk, tabii WhatsApp'la beraber; onun haricinde kullandığımız bir uygulama yoktu. Her şey farklı Excel sheet'lerinde kayıtlı olduğu için bir sürü sayfa açılıp hastanın ismiyle tek tek kontrol ediliyordu. Bu bizi bayağı zorluyordu, Google Calendar'a ne kadar hatırlatma ve not girsek de."
- Teklifler eskiden nasıl hazırlanıyordu?
"Fiyat listemiz bütün ekipte vardı, tedavi planı template'lerimiz de vardı. Genelde smile design'lar ve All-on-X sistemler olduğu için hepsinin bir template'i vardı; o template'e hastanın ismi yazılıyordu, rakamlarda değişiklik varsa onlar yazılıyordu."
- Yeni bir sisteme geçme kararı nasıl netleşti?
"Plan hazırlamaktan dolayı yaşadığımız bir kayıp yoktu; ama hastaya dişlerin çizelgeleriyle açıklama yapmak daha profesyonel görüneceği için böyle bir uygulamaya geçmek istedik. Markete baktığımızda diğer firmaların plan gönderme şekillerinin farklı olduğunu görüyorduk; hastalar başka firmalardan aldıkları planları getirince artık geçiş yapmamız gerektiği netleşti."
- Neden Zoho?
"Çok fazla araştırma yaptım; sonunda hem işleyiş hem fiyat/performans açısından Zoho'nun daha iyi olduğunu düşündüm. Zoho'nun sürekli kendini yenilediğini ve her sektöre farklı şekilde destek olabilmek adına uygulamaları olduğunu gördüm."
- Peki neden biz?
"Seçmemin en büyük nedenlerinden biri bir yıllık destek sürecinin olması; şirketin daha iyi gidebilmesi için arka planda o desteğin bir yıl sürmesi benim için en belirleyici nokta oldu. Zoho'nun Türkiye partnerlerinden bir sürü kişiyle görüştüm; kimsede destek paketinin bir yıl olduğunu görmedim."
- Kurulumda sizin için en kritik nokta ne oldu?
"Bir yerde tıkandığımız noktada 'bunu nasıl yapabiliriz' dediğimde, 'oraya kreatif bir şey ekleyebiliriz, üzerinde çalışabiliriz' gibi dönüşler almak bizi gerçekten mutlu ediyor."
- Tedavi Planlayıcı'yı piyasadaki alternatiflerle kıyaslarsanız?
"Direkt plan yapan firmaları çok inceledim; güzel planlama yapan sistemler vardı. Ama onlar ekstra satın alınan veya plan yapıldıkça ödeme yapılan uygulamalar. Bunun Zoho'nun içinde olması, planın direkt hastanın teklifine düşmesi ve ekstra hesaplamayla, ekstra rakamlarla uğraşmıyor olmanız en büyük avantaj. Kurulumla beraber sunulmuş olması da ekstra bir avantaj."
- Fiyat ve ürün değişikliklerinde kontrol kimde?
"Sağlık sektörü kendini geliştirmeye devam ediyor; bazı materyaller değişebiliyor, yenisi geliyor, belki daha yeni bir marka çıkıyor. Ürün listesinden fiyatı değiştirdiğinizde tedavi planına direkt entegre olması çok güzel. Kimsenin desteğine ihtiyaç olmadan yeni bir ürün girilebiliyor, fiyat değişikliği yapılabiliyor, olan üründe değişiklik varsa çok kolay bir şekilde yapılabiliyor."
- Sistem yeni vaka tiplerine yetişiyor mu?
"Hala yeni tedaviler yapıyoruz ve her gün farklı bir case ile karşılaşıyoruz. Bu aralar çok enteresan vakalar geliyor; mesela locator'lı bir planı beş yıllık hayatımda ilk defa bir hastaya gönderiyorum. Tabii ki bug'lar çıkıyor ama düzeltilmesi olabildiğince hızlı oluyor."
- Proje yaklaşık 30 günde canlıya geçti. Nasıl bir süreçti?
"Evet, hatta çok kısa bir süreydi. Zaten kurulumdan ziyade önemli olan, kullanmaya başladıktan sonraki süreç diye düşünüyorum."
- Dönüşüm oranlarında bir değişim ölçebildiniz mi?
"Şu an o süreç hala tam oturmadı; biz de eski sistemde her şeyi manuel yaptığımız için sistemi anlamaya çalışıyoruz: nereden geliyor, neyi ne tetikliyor, neyi nasıl yaparsak daha iyi olur. Follow-up'larımız bile hastanın Excel'deki yerine not alınarak yapılıyordu. Hep bir şeyi farklı şekilde yapmaya alışmışız; şimdi sistemin bazı şeyleri hızlıca kendisinin yapmasına alışıyoruz."
- Peki şimdiden ne değişti?
"Manuel vitesten otomatik vitese geçmek gibi: yeni bir araç alıyorsunuz, bir sürü butonu var, hepsini yolda öğreniyorsunuz. Normalde lead'lerin geldiği yerleri tekrar tekrar yazıyor olmamız çok zaman alıyordu; şimdi sistem kendisi adlandırıyor, nereden geldiğini, kime atandığını görebiliyoruz. Bu yüzden çok mutluyum."
- Uluslararası hastayla saat farkını nasıl yönetiyordunuz?
"Hastalarla görüşürken sürekli ülke kodlarına bakıp hangi time zone'da olduklarını hesaplayıp ona göre ulaşmaya, ona göre online konsültasyon randevusu vermeye çalışırdım. Şimdi direkt profilde hangi ülkede, hangi saat diliminde olduğunu görebiliyoruz."
- Hasta tarafında fark gördünüz mü?
"Açıkçası bunu cevaplamak için çok erken. Halihazırda gelen hastaların planlarını önceki sistemden göndermiştik; gelme tarihleri yaklaştıkça yeni planlamayla güncelliyoruz. Yeni gelen hastalara sormaya başladık; planlamada ne fazla görünüyor, karmaşık mı diye feedback toplamaya başlıyoruz."
- Bizimle çalışmayı nasıl tanımlarsınız?
"Gerçekten hızlı. Ben gece çalışmayı çok severim; bilgisayarımı açtığımda saat kaç olursa olsun herkese bir şeyler yazar gönderirim, cevabı ertesi gün beklerim. Ama İsa Bey'e kaçta yazarsam yazayım, gece bile cevap veriyor; bug varsa çözümünü bile sağlıyor."
- En çok hangi aşamada destek aldınız?
"Kurulumda bizi dinleyip tam olarak ne istediğimizi sorarak bir temel yapıldı; ama asıl desteği içerideki özelleştirmelerde aldığımızı düşünüyorum, ki en önemli olan da bence o."
- Zoho'ya geçmek isteyen bir firmaya bizi önerir misiniz?
"Öneriyorum da zaten."
Uzun araştırmalar ve hem Türkiye'deki hem de yurt dışındaki Zoho partnerleriyle yaptığım görüşmeler sonrasında Zoho danışmanlığı için İsa Bey ile çalışmaya karar verdim.
Bu kararı vermemdeki en önemli etken, projeye sadece bir yazılım kurulumu olarak değil, işletmenin gerçek ihtiyaçları doğrultusunda bütünsel bir bakış açısıyla yaklaşması oldu. Görüştüğüm birçok partner kullanıcı veya modül bazlı fiyatlandırmalar yaparken ve sonrasında yapılacak her geliştirme veya destek talebi için ek ücretler talep ederken, İsa Bey projenin genel başarısına odaklandı ve proje tesliminden sonra da bir yıl boyunca destek vermeyi taahhüt etti.
CRM geçiş süreçlerinde tüm ihtiyaçları en baştan eksiksiz öngörmek çoğu zaman mümkün olmuyor. Sistem kullanılmaya başlandıkça yeni ihtiyaçlar, geliştirme talepleri ve süreç eksiklikleri ortaya çıkabiliyor. Bu noktada sürekli ek maliyetlerle karşılaşmak yerine, çözüm odaklı bir yaklaşımla destek alabilmek benim için çok değerliydi.
Proje tamamlandıktan sonra da desteği aynı şekilde devam etti. Kullanım sırasında karşılaştığımız sorulara ve ihtiyaçlara gün içerisinde hızlı dönüş yapıyor, çözüm üretmek için gerçekten emek veriyor. Sadece sistemi kurup teslim eden değil, sürecin bir parçası olmaya devam eden bir danışmanla çalışmak isteyenlere gönül rahatlığıyla tavsiye ederim. Teşekkürler İsa Bey.
30+
proje
%99
müşteri memnuniyeti
3 kanal
kurulum sonrası destek
Mevcut sisteminiz, hedefiniz ve takviminize göre somut bir teklif ve canlı demo hazırlıyoruz. Sözleşme öncesi taahhüt yok.