Prof. Dr. Aylin Kılıç.

Prof. Dr. Aylin Kılıç, katarakt ve refraktif cerrahi ile keratokonus tedavisinde uzmanlaşmış bir göz hekimi. İstanbul'daki kliniğinde lazer görme düzeltme, katarakt cerrahisi, keratokonus tedavisi ve kuru göz tedavileri sunuluyor; hasta profilinin önemli bir bölümü yurt dışından geliyor ve klinik birden fazla dilde hizmet veriyor.

Kliniği standart bir muayenehaneden ayıran şey, aynı anda birkaç farklı iş akışını birlikte yürütmesi: hasta takibi, akademik çalışmalar, kurs organizasyonları ve uluslararası hasta süreçleri. Bu yapıda hazır bir klinik yazılımı yetmiyor, çünkü her akışın kendi mantığı var.

Yöntem klasikti: Excel, WhatsApp, telefon notları, hasta listeleri ve farklı yerlerde tutulan bilgiler. Her biri kendi içinde işe yarıyordu ama birbirleriyle konuşmuyordu. Hasta sayısı ve ekip büyüdükçe tek bir bilgiye ulaşmak için birkaç ayrı yere bakmak gerekiyordu.

Bunun iki somut bedeli vardı. Birincisi zaman: aynı hastanın iki kez aranması, aranması gereken bir hastanın unutulması, bir bilgi için WhatsApp geçmişine bakılması. Tek tek küçük şeyler, ama günün sonunda ciddi kayıp.

İkincisi kişiye bağımlılık. Bir çalışan izinli olduğunda onun takip ettiği sürecin nerede kaldığını anlamak zorlaşıyordu.

Kırılma tek bir büyük olayla gelmedi; küçük aksaklıkların çoğalmasıyla geldi. Hasta sayısı arttıkça aynı sorular daha sık sorulur oldu: "Bu hastayı kim arayacaktı?", "Kontrolü ne zamandı?", "Dönüş yapıldı mı?"

Asıl eşik ise yönetim tarafındaydı: kliniğin işleyişini anlamak için sürekli birilerine soru sormak gerekiyordu. Bir sistem varsa, yöneticinin istediği anda genel tabloyu kendisinin görebilmesi gerekirdi.

Hazır klinik programları, farklı CRM çözümleri ve hatta kendi sistemini yaptırma seçeneği değerlendirildi. Tercihi belirleyen esneklik oldu: hazır bir klinik yazılımının kliniği kendi sistemine uydurması yerine, kliniğin çalışma biçimine uyabilen bir yapı arandı.

Klinik bu konuda dürüst bir tespit de yapıyor: Zoho ilk bakışta hemen öğrenilen bir sistem değil. Esnekliğin karşılığı, doğru kurgulanma zorunluluğu.

Kliniğin Zoho Türkiye partneri Eksenium ile çalışma kararında belirleyici olan, ilk görüşmelerden itibaren hazır bir paket sunulmaya çalışılmaması oldu. İhtiyaç "bir CRM kuralım" değil, kliniğin içindeki gerçek süreci dijital ortama doğru aktarmaktı.

Süreç boyunca her konuda ilk seferde aynı noktada buluşulmadı; kliniğin ihtiyacını anlatması, sistemin buna göre yeniden düşünülmesi gerekti. Kliniğin bu konudaki bakışı, iş ortaklığının nasıl değerlendirilmesi gerektiğine dair net bir ölçüt sunuyor.

Kurulum başlangıçta düşünülenden fazla zaman ve emek istedi. Sebebi teknik değildi: sistem kurulurken kliniğin kendi çalışma şekli de yeniden sorgulanıyordu.

Daha önce üzerinde pek durulmamış sorular ortaya çıktı: "Bu işi neden böyle yapıyoruz?", "Bu aşama gerçekten gerekli mi?", "Bunu kim takip etmeli?"

Rol dağılımı da netti: yönetim sistemin nasıl çalışması gerektiğini tarif etti, ekip günlük kullanım ve detaylarda aktif rol aldı. En fazla zaman alan bölüm, kliniğin kendi iş akışlarını netleştirmesi oldu.

Direnç oldu. Yeni bir sisteme geçerken bu cümle mutlaka duyuluyor, çünkü insan alıştığı yöntemi daha iyi olmasa bile daha kolay buluyor. İlk dönemde bazı işlemler ekibe ekstra iş gibi geldi.

Değişim, ekip aynı bilgiyi tekrar tekrar girmediğini ya da birbirine sormak zorunda kalmadığını gördükçe hızlandı.

Bugün en çok kullanılan yan, kliniğin genel durumunu tek yerden görebilmek: hangi hasta hangi aşamada, kim aranmış, kim bekliyor, hangi süreç tamamlanmamış. Bunları birine sormadan görebilmek yönetimin en değerli kazancı.

İkinci kazanç otomasyonlar: insanların hafızasına bırakılmaması gereken işleri sistemin hatırlatması, hem yönetici hem ekip açısından rahatlık sağlıyor.

Değişim yüzdeyle ölçülmedi. Klinik bunu operasyonel kontrolün artması olarak tanımlıyor: daha az soru soruluyor, aynı işi iki kişinin yapma ihtimali azaldı, bir çalışanın olmadığı gün süreç durmuyor, hasta geçmişi ve yapılan iletişim kolayca görülebiliyor.

Aynı sorunu yaşayan bir klinik sahibine kliniğin tavsiyesi net: önce yazılım seçmesin, önce kendi sürecini anlamaya çalışsın. Hasta kliniğe ilk ulaştığı andan tedavi ve sonrasındaki kontrollere kadar hangi aşamalardan geçiyor, kim ne yapıyor, nerede bilgi kayboluyor. Bunlar ortaya konduktan sonra uygun sistemi seçmek çok daha kolay.