Başvurudan sertifikaya
19
Kuruma özel modül
222
İş akışı kuralı
178
Deluge fonksiyonu
3 yıl
Sürekli geliştirme
Live Consulting & Academy, kurumsal şirketlere ve bireylere danışmanlık veren bir firma. Danışmanlığın yanında satış eğitimleri ve kurumsal programlar da yürütüyor. İşin görünen yüzü danışmanlığın kendisi; görünmeyen yüzü ise onu ayakta tutan operasyon.
Kurumsal bir müşteri ya da bireysel bir danışan sisteme başvuruyla giriyor, aranıyor, süreci başlatılıyor, programa katılıyor, sertifikası düzenleniyor ve sonrasında yeniden iletişime geçiliyor. Bu hattın her adımında farklı bir kayıt tipi var: başvuru, kayıt formu, etkinlik, katılımcı, sertifika, çağrı kaydı. Hepsi birbirine bağlı olmak zorunda.
Kurum aslında yazılımsız değildi: özel yazılmış bir CRM kullanıyordu. Ama özel yazılım demek, işin tamamının içeride olması demek değil. Yazılımın kapsamadığı her adım Excel'e taşıyordu.
Bu ikili yapının sorunu, iki sistemin de kendi başına doğru olmasıydı. Başvurunun bir kısmı yazılımda, katılımcı listesi Excel'de, sertifika takibi ayrı bir dosyada durunca, sorulan basit sorunun cevabı hiçbir yerde tam olmuyordu: bu kişi nereden geldi, hangi etkinliğe katıldı, sertifikası çıktı mı, tekrar arandı mı?
Özel yazılımın bir maliyeti daha vardı: her yeni ihtiyaç, geliştirme kuyruğuna giren bir talep haline geliyordu.
Zoho Türkiye partneri Eksenium ile kurulan sistemde, kurumun işine özel 19 modül tanımlandı. Yani süreç hazır bir CRM'e sığdırılmadı; CRM kurumun işleyişine göre yeniden kuruldu. Bugün sistemde 222 iş akışı kuralı ve 178 özel Deluge fonksiyonu çalışıyor.
Başvuru formları, etkinlikler, etkinlik katılımcıları ve sertifikalar ayrı modüller olarak kuruldu ve birbirine bağlandı. Bir kişinin hangi formdan geldiği, hangi etkinliğe katıldığı ve sertifikasının hangi aşamada olduğu aynı kayıttan izleniyor.
Tekrar başvuranlar için ayrı bir yapı var: daha önce sisteme girmiş biri yeniden başvurduğunda mükerrer kayıt yerine geçmişiyle birlikte tanınıyor.
Hem kurumsal hem bireysel satışın merkezinde arama var. Bu yüzden günlük çağrı aktivitesi ve temsilci performansı sistemin kendi modülleri olarak kuruldu; yöneticinin kim ne kadar aradı, hangi başvuru takipte kaldı sorusunu sormasına gerek kalmıyor.
Müşteri ve katılımcı iletişimi sistemin içinden yürüyor: SMS entegrasyonu ve gönderim raporları, WhatsApp yazışmalarının kayda bağlanması ve 26 e-posta şablonu. Hatırlatma, bilgilendirme ve takip mesajları kişiye değil sisteme bağlı.
Ayrıca kurum için geliştirilmiş 42 özel ekran CRM içinde çalışıyor; standart Zoho ekranlarının yetmediği yerlerde işi kendi mantığına göre gösteriyor.
- 19
- Kuruma özel modül
- 222
- İş akışı kuralı
- 178
- Deluge fonksiyonu
- 26
- E-posta şablonu
Bu projede en çok konuşulan konu, Zoho'nun neyi yapıp neyi yapamadığı oldu. Firmanın daha önce duyduğu cevap çoğu zaman aynıydı: "Zoho'da mümkün değil" ya da "sistem bunu desteklemiyor."
Bu cevapların bir kısmı standart özelliklerle bakıldığında doğru. Ama Zoho'nun otomasyon, fonksiyon ve özelleştirme katmanları hesaba katıldığında tablo değişiyor. Sistem hazır kalıplara sığdırılmak yerine firmanın çalışma biçimine göre yeniden kuruldu; daha önce yapılamaz denilen süreçlerin çoğu bu yolla hayata geçti.
Bu proje bir kurulumla bitmedi. Sistem üç yıldır kurumla birlikte gelişiyor: yeni program tipleri, yeni başvuru kanalları, yeni raporlama ihtiyaçları çıktıkça sisteme ekleniyor.
Özel yazılım döneminden farkı da burada. Yeni bir ihtiyaç artık sıfırdan geliştirme değil, mevcut yapıya bir modül, bir kural ya da bir fonksiyon eklemek anlamına geliyor.
Kurumun bugün tek bir yerden görebildiği şey şu: hangi başvuru nereden geldi, kim aradı, kim kayıt oldu, kim katıldı, kimin sertifikası çıktı.
İlişki teknik destekle de sınırlı değil. Kurum bugün yönetim danışmanlığı da alıyor; sistem, işin değişen ihtiyaçlarına göre sürekli yeniden uyarlanıyor.
- Bizimle çalışmadan önce süreç nasıl yürüyordu?
"Özel yazılmış bir CRM kullanıyorduk, yanında da Excel. Yazılım kendi başına çalışıyordu ama işin tamamını kapsamıyordu; kapsamadığı her adım tabloya taşıyordu. Bir kişinin nereden geldiği, hangi aşamada olduğu ve kimin takibinde olduğu tek bir yerden görülemiyordu."
- Sizi çözüm aramaya iten kırılma anı neydi?
"Tek bir olay değil, ihtiyacın netleşmesiydi. Beklentimiz yalnızca bir CRM kurulumu değildi; satış süreçlerimizin, çalışma modelimizin ve ekip dinamiklerimizin doğru anlaşılması, sistemin buna göre şekillendirilmesi gerekiyordu."
- Bu sorunun somut maliyeti neydi?
"En görünür maliyet zamandı: aynı bilginin iki ayrı yere girilmesi, bir adayın kimde kaldığının sorularak öğrenilmesi, raporun elle derlenmesi. Bunun yanında yönetim tarafında görüş kaybı vardı; genel tabloyu görmek için her seferinde birilerine sormak gerekiyordu."
- Neden Zoho? Hangi alternatifleri değerlendirdiniz?
"Hazır sektör yazılımlarına ve mevcut özel yazılımı geliştirmeye devam etme seçeneğine baktık. Zoho'yu seçmemizin nedeni esneklikti: standart bir kalıba uymak yerine kendi çalışma biçimimize göre kurgulanabilmesi. Ancak bunun bir karşılığı var; Zoho'nun bu esnekliği ancak doğru kurulduğunda işe yarıyor."
- Neden Eksenium? Kararda belirleyici olan neydi?
"Özellikle İsa Bey'in Zoho ekosistemine olan hâkimiyeti önemli bir fark yarattı. İhtiyaçlarımızı hızlıca anlayıp sistemi hazır kalıplara göre değil, çalışma biçimimize göre modifiye edebilmesi süreci ciddi şekilde hızlandırdı."
"Daha önce 'Zoho'da mümkün değil' veya 'sistem bunu desteklemiyor' denilen birçok süreç ve otomasyonun hayata geçirildiğini gördük."
- Kurulum nasıl ilerledi, sizden ne kadar zaman aldı?
"Kurulum, süreçlerimizin konuşulmasıyla başladı; sistem ancak işin nasıl yürüdüğü netleştikten sonra kurulmaya başlandı. Bizim tarafımızdan en çok zaman alan kısım da buydu: kendi akışımızı tarif etmek. Sistem ilk hâliyle devreye alındıktan sonra kullanıldıkça gelişti."
- Ekip adaptasyonu ne sürdü, direnç oldu mu?
"Her yeni sistemde olduğu gibi başlangıçta alışkanlıkların değişmesi gerekti. Ekip, aynı bilgiyi tekrar girmediğini ve birbirine sormak zorunda kalmadığını gördükçe adaptasyon hızlandı."
- Bugün vazgeçemediğiniz parça hangisi?
"Yönetim raporlaması ve ekip performansının görünür olması. Müşteri adaylarının takibinden satış süreçlerine, ekip performansından yönetim raporlamalarına kadar tüm yapı birbiriyle bağlantılı ele alındı; bugün işin genel durumunu tek yerden görebiliyoruz."
- Ölçebildiğiniz somut değişim ne oldu?
"Hazır bir CRM kurulumu değil; iş süreçlerimize göre şekillenen, ölçülebilir, geliştirilebilir ve ihtiyaçlarımız değiştikçe adapte edilebilen bir satış altyapısı oluşturduk. Yeni ihtiyaçlarda sistemi baştan kurmak yerine mevcut yapının hızlıca adapte edilebilmesi de önemli bir avantaj oldu."
- Hâlâ destek alıyor musunuz?
"Evet, yönetim danışmanlığı alıyoruz; sistem sürekli dinamik ve değişen ihtiyaçlarımıza uyumlu hale getiriliyor."
- Aynı sorunu yaşayan bir şirket sahibine ne söylerdiniz?
"Zoho'yu yalnızca kurabilen değil, sınırlarını bilen ve iş ihtiyacını çalışan çözüme dönüştürebilen bir çözüm ortağı arayan firmalara Eksenium'u gönül rahatlığıyla tavsiye ederiz."
Zoho ile çalışmaya başladığımızda beklentimiz yalnızca bir CRM kurulumu değildi. Satış süreçlerimizin, çalışma modelimizin ve ekip dinamiklerimizin doğru anlaşılması, sistemin buna göre şekillendirilmesi gerekiyordu.
Eksenium ile yürüttüğümüz projede özellikle İsa Bey'in Zoho ekosistemine olan hâkimiyeti önemli bir fark yarattı. İhtiyaçlarımızı hızlıca anlayıp sistemi hazır kalıplara göre değil, çalışma biçimimize göre modifiye edebilmesi süreci ciddi şekilde hızlandırdı.
Daha önce "Zoho'da mümkün değil" veya "sistem bunu desteklemiyor" denilen birçok süreç ve otomasyonun hayata geçirildiğini gördük. Standart özelliklerle yetinmek yerine Zoho'nun otomasyon, fonksiyon ve özelleştirme kabiliyetleri kullanılarak ihtiyaçlarımıza özel çözümler geliştirildi.
Müşteri adaylarının takibinden satış süreçlerine, ekip performansından yönetim raporlamalarına kadar tüm yapı birbiriyle bağlantılı ele alındı. Yeni ihtiyaçlarda sistemi baştan kurmak yerine mevcut yapının hızlıca adapte edilebilmesi de önemli bir avantaj oldu.
Sonuç olarak Eksenium ile hazır bir CRM kurulumu değil; iş süreçlerimize göre şekillenen, ölçülebilir, geliştirilebilir ve ihtiyaçlarımız değiştikçe adapte edilebilen bir satış altyapısı oluşturduk.
Zoho'yu yalnızca kurabilen değil, sınırlarını bilen ve iş ihtiyacını çalışan çözüme dönüştürebilen bir çözüm ortağı arayan firmalara Eksenium'u gönül rahatlığıyla tavsiye ederiz.
30+
proje
%99
müşteri memnuniyeti
3 kanal
kurulum sonrası destek
Mevcut sisteminiz, hedefiniz ve takviminize göre somut bir teklif ve canlı demo hazırlıyoruz. Sözleşme öncesi taahhüt yok.