Analitik ve Panolar

Sağlam bir raporun ilk kararı, veriyi hangi modüllerden çekeceğinizdir. Zoho bunu modüller arası ebeveyn-çocuk ilişkisiyle kurgular; ilişki türünü anlamadan kurulan rapor ya gereksiz şişer ya da eksik veri döndürür. Bir raporda birincil modül zorunlu, ilişkili modüller isteğe bağlıdır.

1. 01

   Birincil (Primary)

   Raporun ana ekseni. Her satır bu modülün bir kaydıdır.

2. 02

   Üst (Parent)

   Birincile arama alanıyla bağlı modül. Rapor başına en fazla 5 üst modül.

3. 03

   Alt (Child)

   Birincilin ilgili listesinde görünen modül; detaya inilen katman.

4. 04

   İlişki türü

   Dahil edici (inclusive) ya da hariç tutucu (exclusive).

Dahil edici mi, hariç tutucu mu?

Bir alt modül eklerken iki seçenek arasında karar verirsiniz ve bu seçim raporun hangi kayıtları göstereceğini belirler:

• Dahil edici (Inclusive): Üst moduldeki tüm kayıtları gösterir; alt modülde karşılığı olmasa bile. Örnek: bir kliniğin tüm hastalarını, hiç randevusu olmayanlar dahil listelemek.
• Hariç tutucu (Exclusive): Yalnızca alt modülde karşılığı olan üst kayıtları gösterir. Örnek: yalnızca en az bir tedavi anlaşması açılmış hastaları görmek.

İlişkiyi katmanlayabilirsiniz: Anlaşmalar birincil, Aktiviteler alt modül ise, Aktiviteler'in ilgili listesinden bir üçüncü seviye daha eklenebilir. Bu, "bu ay açılan anlaşmaların kaçında takip görevi var" gibi iki seviyeli soruları tek raporda yanıtlar.

Modül seçimi iskeleti kurar; kolon, filtre, gruplama ve toplama raporu okunur kılar. Bu dört işi sırayla yapmak en temiz sonucu verir; sırayı bozmak çoğu zaman karışık ve yavaş bir rapor üretir.

1. 01Kolonları seçin

   gösterilecek alanı belirler

   Görünecek alanları ekleyip sıralayın, gereksizleri çıkarın. Çok satırlı (multi-line) alanlar raporda en fazla 255 karakter gösterilir; gerisi katlanır. Bir raporda yaklaşık 10 çok satırlı alan kullanılabilir.

2. 02Veriyi filtreleyin

   gürültüyü eler

   Tarih bazlı ya da gelişmiş kriterle yalnızca işinize yarayan kayıtları bırakın. Özelleştirme aşamasında en fazla 4 filtre kriteri, kriter deseni düzenleyicisinde ise en fazla 25 kriter tanımlanabilir.

3. 03Satır ve kolon gruplayın

   özeti çıkarır

   Satır grubu (ör. sorumluya göre) ve kolon grubu (ör. aya göre) ile veriyi katmanlayın. İkisini birlikte kullanınca matris rapor oluşur. Çıktıyı sonradan işlenen rapor üzerinde 5 adede kadar hızlı görünüm filtresiyle daha da daraltabilirsiniz.

4. 04Toplayın (aggregate)

   kararı verdiren sayıyı üretir

   Toplam, ortalama, en büyük, en küçük ve kayıt sayısı hesaplarını ekleyin. Detay satırı, ara toplam ve genel toplamı ihtiyaç dışıysa kapatabilirsiniz.

Gelişmiş filtre: kriter deseni mantığı

Birden çok kriteri ve / veya (and/or) ile birleştirirken parantez vermezseniz Zoho sol-öncelikli yorumlar: 1 veya 2 ve 3 ifadesi ((1 veya 2) ve 3) olarak değerlendirilir. Karmaşık filtrelerde parantezi her zaman elle koymak, yanlış kayıt çekme riskini sıfırlar. Filtrede yalnızca aynı veri tipindeki alanlar kıyaslanabilir; seçim listesi (picklist) ve arama alanları bu karşılaştırmada kullanılamaz.

Geniş veri setinde ham sayılar yorar. Kategori kolonları, kayıtları okunur gruplara bölerek raporu yöneticinin diline çevirir; birleşik raporlar ise tek modülün sınırını aşan kıyasları mümkün kılar.

İki tür kategori kolonu

Sayısal kategori

Bir sayı alanını eşik aralıklarına böler. Klinikte "tedavi tutarı" alanını Ekonomik / Orta / Premium aralıklara ayırmak gibi. Desteklenen tipler: Sayı, Uzun Tamsayı, Para Birimi, Yüzde, Ondalık (ve formül / roll-up).

Seçim listesi kategorisi

Bir picklist'in değerlerini üst gruplara toplar. Örneğin "Şehir" alanındaki onlarca ili Marmara / Ege / İç Anadolu bölgelerine indirgemek; ya da kaynakları Aktif / Pasif temasa ayırmak.

Sayısal kategoride aralıklar kesintisiz tanımlanmalıdır; aksi halde bazı kayıtlar boşlukta kalır. Eşiklere girmeyen değerler için bir varsayılan kategori, boş değerler için ayrı bir boş kategori tanımlanır. Seçim listesi kategorisinde sıralamayı sürükle-bırak ile değiştirebilirsiniz.

Birleşik raporlar (Joined reports)

Aynı birincil modülden türeyen birden çok raporun özetini yan yana tek tabloda görmek istediğinizde birleşik rapor kullanılır. Örneğin Firmalar birincil olmak üzere; her firmanın anlaşma, teklif ve fatura durumunu tek bakışta kıyaslamak. Tek raporda en fazla 3 rapor birleştirilir ve hepsi aynı birincil modülü paylaşmak zorundadır. Birincil modülün alanları "satır grubu" olarak eklenip tüm birleşik raporu gruplar.

Rapor sayısı arttıkça düzen şart olur. Üç yönetim aracı raporları yaşayan bir sisteme çevirir: klasörler bulunmayı, zamanlama düzenli akışı, dışa aktarma ise dışarıdaki analizleri besler.

Rapor klasörleri

Sık kullanılan raporları ortak klasörlerde toplayın. Erişimi Yalnızca ben, Herkes ya da Seçili kullanıcı/rol olarak ayarlar; klasörü gizleyebilir, sürükle-bırak ile sıralayabilirsiniz.

Zamanlama

Raporu günlük, haftalık, aylık veya yıllık otomatik üretip XLS olarak gönderin. Kanal: E-posta, Cliq veya Cisco Webex. Alıcı, Zoho CRM kullanıcısı olmayan kişiler de olabilir. Zamanlanmış raporda üst sınır 2000 kayıt.

Dışa aktarma

Excel, CSV, PDF (ve HTML) olarak indirin. Biçimli (formatted) dışa aktarma gruplamaları korur, en fazla 2000 satır; detaylı (detailed) dışa aktarma gruplamasızdır, 50.000 satıra kadar gider.

Bir rapor açıkken; Farklı Kaydet ile filtrelenmiş hâlini yeni raporlaştırabilir, Grafik Oluştur ile çubuk/pasta/çizgi/huni grafiğini doğrudan rapordan üretip panoya ekleyebilir, Detayları Gizle/Göster ile özet-detay arası geçebilirsiniz. Tarih filtrelerinde FQ mali çeyreği, FY mali yılı ifade eder. Silinen raporlar 30 gün Son Silinenler listesinde tutulur, sonra kalıcı silinir; bu süre içinde geri alınabilir.

Pano (Analytics), rapor verisinin gerçek zamanlı görsel özetidir. Bir panoya en fazla 20 bileşen eklenebilir; bu sınır aslında bir disiplindir. "Her şeyi tek panoya" yerine role göre ayrı panolar kurmak, hem sınıra çarpmamanızı hem de panonun gerçekten okunmasını sağlar.

1. 01Analytics sekmesine girin

   başlangıç noktası

   Sol menüden Analytics (eski adıyla Dashboards) sekmesini açıp Pano Oluştur (Create Dashboard) butonuna basın.

2. 02Adı verin ve paylaşımı seçin

   kimin göreceğini belirler

   Pano adı ve açıklama girin. Paylaşımı Sadece ben, Tüm kullanıcılar ya da Özel (kullanıcı/rol/alt-roller/grup) olarak ayarlayın.

3. 03Bileşen ekleyin

   panoyu doldurur

   Soldaki listeden Bileşen Ekle (Add Component) ile grafik, KPI, huni gibi bileşenleri tıklayarak yerleştirin. Benzer bileşeni sıfırdan kurmak yerine var olanı kopyalayın (clone).

4. 04Gerekirse kilitleyin

   değişikliği korur

   Paylaşılan kullanıcılar için bu panoyu kilitle seçeneğiyle başkalarının düzenlemesini engelleyin. Kilitli panoyu yalnızca sahibi ve CRM yöneticileri düzenler; paylaşılan kullanıcı kilitli panoyu yine de kopyalayabilir.

Panolar Favoriler, Benim oluşturduklarım, Benimle paylaşılanlar, Herkese açık ve (yalnız yönetici/süper-yöneticinin gördüğü) diğer kullanıcıların panoları olarak gruplanır. Pano Yönetimi (Manage Dashboard) ekranı tüm panoları liste veya grid görünümünde toplar, yeniden adlandırma/kopyalama/silme imkânı verir. Zoho'nun hazır sistem panoları (Lead Analytics, Org Overview, Activity Stats) herkese açıktır ve izni değiştirilemez; gerekmiyorsa silebilir, ama silmeden önce kopyalamak en güvenli yoldur (sistem panosu silinince geri alınamaz).

Panonun gücü, doğru bileşeni doğru soruya eşlemekten gelir. Her bileşen farklı bir cümleyi tamamlar; yanlış eşleme, doğru veriyi bile yanıltıcı kılar.

Grafikler

Verinin temel görsel hâli. Çubuk, yatay çubuk, çizgi, yığılmış (stacked), pasta, halka (donut), alan (area), tablo ve huni grafikleri desteklenir. Rapordan üretebilir ya da doğrudan oluşturabilirsiniz. Rapordan ürettiğiniz grafiği panoya eklemek, o grafiği rapordan silmeniz durumunda panodaki kopyayı etkilemez; ikisi bağımsız yaşar.

KPI, ekibin bir hedefe yaklaşımını tek sayıyla gösterir; Rankings stili gün, takvim/mali hafta, ay, mali çeyrek ve yıla göre sıralar. Karşılaştırıcı aynı metriği kullanıcı, rol, zaman dilimi ya da picklist değerleri arasında kıyaslar ("şubeler arası bu çeyrek geliri" gibi). Hedef Göstergesinin Traffic Lights stilinde güvenli/tehlike bölgelerini renkle özelleştirir, Multiple Bar ile bölge bazında ayrı hedef tanımlarsınız.

Buraya kadarki bileşenler "ne olduğunu" gösterir. Bu bölümdekiler "neden" ve "neyin alışılmadık olduğu" sorularına geçer, proaktif yönetim katmanı budur ve Enterprise ve üzeri sürümlerde açılır.

Kohort Analizi

Ortak özellik taşıyan grupların zaman içindeki davranışını izler. Satış yaşam döngüsü boyunca müşteri davranışını ya da destek maliyetini takip eder. Örnek: Şubat'ta açılan anlaşmaların kaçının ilk iki ayda kapandığı.

Kadran (Quadrant)

Veriyi iki metriğin kesişiminde dört kadrana saçar. "Oluşan lead vs. üretilen gelir" ya da "kampanya türü vs. dönen ciro" gibi; kimin gerçekten verimli olduğunu ayırır.

Zone Analizi

Veri noktalarını en optimalden en az optimale renk yoğunluğuyla bölgelere ayırır; en koyu bölge en iyi performanstır. Ekip içi yüksek/düşük performansı tek bakışta gösterir.

Aşama (Stage) Bileşeni

Kayıtların aşamalar arası ilerleyişini izler; dönüşüm, takılma ve süreç verimliliğine ışık tutar. Satış hattını ve operasyon akışını optimize etmek için.

Anomali Tespiti

Zia, geçmiş ve güncel trendi izleyerek beklenen örüntüyü hesaplar; dışına çıkan noktaları anomali olarak işaretler. Anomali her zaman kötü değildir: satışta ani sıçrama olumlu, destek talebinde ani artış olumsuz anomalidir; "Amaç (Objective)" parametresiyle hangisinin iyi sayılacağını siz tanımlarsınız. "İlişkili metrik" ile bir oran kurarsınız (ör. kapanan anlaşma / oluşan kişi), tek başına korkutucu görünen bir düşüş, oranla bakınca normal çıkabilir. Hesaplama kurumun saat dilimine göre yapılır ve anomali anındaki kayıt sayısı sonradan değişse bile sabit kalır.

Oluşturduğunuz özel bileşenler için anomali bildirimine abone olup her sapmada otomatik uyarı alabilir, böylece panoyu her gün açmaktan kurtulursunuz. Zia Önerileri ise tüm bileşenlerde aynı şekilde en uygun yapılandırmayı önerir; iki istisnası vardır: Strategy Influencer ve Stage Component için Zia önerisi yoktur. Bazı bileşenlerde (ör. kadran) Zia önerileri yalnızca Enterprise ve üzeri, daha büyük lisanslı kurumlarda görünür; kesin eşik için güncel lisans/DC kontrolü önerilir.

Pano kurulduktan sonraki gerçek değer, onu her kullanıcının kendi sorusuna göre daraltabilmesinden gelir. Üç mekanik bunu sağlar; ayrıca panoyu panodan çıkarıp toplantıya taşımanın ve yanlışlıkla silineni geri almanın yolları vardır.

Pano filtresi vs. bileşen filtresi

• Pano filtresi (Dashboard filter): Tüm panoyu tek hamlede belirli bir alt kümeye odaklar (ör. tek bir ürün hattı, tek bir bölge). Yalnızca ilgili modüle ait bileşenleri etkiler; etkilenmeyen bileşenler uyarı ikonuyla işaretlenir. Desteklenen alan tipleri: Kullanıcı, Tarih, Tarih-Saat, Seçim listesi (Etiketler dahil). Yalnızca Analytics sekmesi içinde çalışır.
• Bileşen filtresi (Component filter): Tek bir bileşene, yapılandırmasını bozmadan anlık uygulanır. Bileşen başına en fazla 2 alan filtre olarak seçilir; picklist ve kullanıcı alanlarında 25 değere kadar seçilebilir. Anomali Tespiti bu filtreyi desteklemez.

İkisi birlikte kullanılabilir: panoyu bir ürün hattına odaklayıp, ardından huni bileşenine kampanya kaynağına göre bir bileşen filtresi uygulayabilirsiniz. Her iki filtrede de Uygula geçici, Uygula ve Kaydet kalıcıdır (sayfa yenilense bile korunur).

Sunuma çevirme ve indirme

Bir panoyu toplantı için sunuma (Create as Presentation) çevirebilirsiniz; slaytlar Zoho Show'da düzenlenip CRM'e geri senkronlanır. Bu özellik Enterprise ve üzeri sürümlerde ve yalnızca US, AU, EU, IN, JP, CN veri merkezlerinde sunulur; her kullanıcı ayda en fazla 10 sunum üretir ve slayt destesi oluşturulduktan bir ay sonra silinir. Tek bileşeni ise görsel/PDF ya da Excel/CSV olarak indirebilirsiniz; Excel/CSV indirme yalnızca KPI, Grafik, Hedef Göstergesi, Kadran ve Zone bileşenlerinde desteklenir.

Yüzlerce kurulumda öğrendiğimiz, teknik kılavuzlarda yazmayan birkaç ilke. Bunlar bir panonun gerçekten açılıp açılmayacağını belirler; bileşen seçiminden daha çok şey söyler.

• Role göre pano, kişiye göre değil: Saha temsilcisi, satış müdürü ve klinik sahibi farklı sorular sorar. Tek "her şey" panosu yerine üç odaklı pano kurun; 20 bileşen sınırı zaten sizi buna zorlar.
• Önce rapor mantığı, sonra bileşen: Bir KPI'ın arkasında temiz bir rapor yoksa gösterdiği sayı da güvenilmezdir. Bileşeni süslemeden önce kaynak raporu ve sayım ölçüsünü (Count of mu, Count of Unique mı) doğrulayın.
• Paylaşımı alan görünürlüğüyle test edin: Panoyu herkese açtığınızda, ilgili alanı görme izni olmayan kullanıcı grafiği boş görür. Paylaşım kararını mutlaka düşük yetkili bir test kullanıcısıyla deneyin.
• Atıl kayıt avı şart: "Son Aktivite Zamanı" filtreli bir rapor, unutulan adayları ortaya çıkarır; çoğu klinikte en hızlı geri dönüşü bu sağlar.
• Kopyala, sıfırdan kurma: Hazır rapor, pano ve bileşenleri çoğaltıp uyarlamak hem hızlı hem hatasızdır; ama sistem panosunu silmeden önce mutlaka kopyalayın, çünkü silinen sistem panosu geri gelmez.