Documents ve Depolama: CRM'de Belgeyi Doğru Yerde Tutmak

Documents sekmesinin iki kuşağı vardır ve hangisini kullandığınızı bilmeden alınan her karar yanlış çıkabilir. Eski kuşak Zoho Docs üzerinde çalışan Document Library (Belge Kütüphanesi) idi. Zoho Docs 15 Mart 2023'te kapatıldığı için sekme Zoho WorkDrive'a taşınıyor. Yeni açılan hesaplarda tüm veri merkezlerinde (DC) sekme doğrudan WorkDrive ile gelir; mevcut hesaplar aşamalı olarak taşınır.

Hangi kuşakta olduğunuzu sol panelden anlarsınız. Yeni kuşakta sol panelde üç giriş görürsünüz:

My Folders

Sahibi olduğunuz kayıtların ekleri burada otomatik klasörlenir. Documents sekmesinden bu alana dosya ya da klasör ekleyemezsiniz; burası bir arşiv görünümüdür.

Team Folders

Kullanıcılar, roller ve gruplarla paylaşılan ortak çalışma alanları. Sürüm, yorum, imza ve dış paylaşım burada yaşar.

Open WorkDrive

Aynı dosyaları WorkDrive arayüzünde açar. Admin Console gibi yönetim işlevleri yalnız WorkDrive tarafındadır.

Yeni arayüzü (next gen UI) kullanıyorsanız sekme soldaki kenar çubuğundadır. Sekme diğer modüller gibi yeniden adlandırılabilir, sıralanabilir ve gizlenebilir.

Bağlantı bir kez kurulur

Yeni bir CRM hesabında WorkDrive bağlantısı ilk girişte kurulur. WorkDrive hesabınız yoksa biri otomatik açılıp bağlanır; varsa "Set up WorkDrive" penceresinde mevcut hesabı seçer ya da yenisini açarsınız. CRM içinden açılan WorkDrive hesabı Essentials planına bağlanır ve bu planda takım klasörleri WorkDrive tarafında oluşturulup yönetilemez, yalnız CRM içinden yönetilir.

Mobilde durum

Documents sekmesi Zoho CRM mobil uygulamalarında yoktur; profil yetkisi olsa bile görünmez. Sahadaki ekip bu dosyalara WorkDrive mobil uygulaması, WorkDrive TrueSync masaüstü uygulaması ya da WorkDrive Genie ile ulaşır. Çevrimdışı erişim WorkDrive mobil ve TrueSync'te vardır. Saha satış ekibi olan bir üretim firmasında bu, kurulum gününde WorkDrive uygulamasının da telefonlara yüklenmesi demektir.

Documents sekmesinde erişim tek bir ayarla yönetilmez. Birbirine bağlı görünen ama ayrı çalışan iki katman vardır ve sorunların çoğu bu ikisinin karıştırılmasından çıkar.

Senkron tek yönlüdür

• Profil yetkisi WorkDrive'a taşınmaz. CRM'de takım klasörü açabilen biri WorkDrive'da aynı yetkiye sahip olmayabilir; bir profilde Documents yetkisini kapatmak da WorkDrive erişimini değiştirmez.
• Klasör rolleri CRM'den WorkDrive'a akar, tersi olmaz. CRM'de bir kişiyi Viewer'dan Editor'a aldığınızda WorkDrive'a yansır; WorkDrive'da yapılan değişiklik CRM'e dönmez. CRM'den yönetilen klasörlerde rolleri yalnız CRM'den değiştirin.
• Kullanıcı eşlemesi otomatiktir. CRM'deki yönetici (Administrator) profilli kullanıcılar WorkDrive'da "team admin", Standard ve özel profillerdekiler "team member" olur. CRM'e eklenen kullanıcı WorkDrive takımına da eklenir; bir CRM kullanıcısını WorkDrive takımından, önce CRM'den çıkarmadan kaldıramazsınız.

Lisans sayısı ayrı bir karar

Ücretli bir WorkDrive planına bağlanıyorsanız, CRM'deki tüm kullanıcılar lisans yetmese bile WorkDrive takımına eklenir. Örneğin CRM'de 7 kullanıcı, WorkDrive'da 5 lisans varsa yedisi de takıma girer; iki kişi lisanssız kalır ve eksik 2 lisans alınana kadar takıma CRM dışından yeni kullanıcı eklenemez. Muhasebe ya da hukuk ekibini yalnız WorkDrive üzerinden dahil etmeyi planlıyorsanız bu hesabı önceden yapın.

WorkDrive'lı yapıda kayda eklenen her dosya, kayıt sahibinin alanında şu yolda otomatik klasörlenir: My Folders > Apps > Zoho CRM > [Modül] > [Kayıt Adı] > Attachments. Bu yol bir kolaylık gibi görünür; ama erişim mantığı kayıt sahipliğine kilitlenmiştir ve bunu bilmeyen ekip "dosya kayboldu" diye destek talebi açar.

• Documents sekmesinde ve WorkDrive'da ekleri yalnız kayıt sahibi görür.
• Kaydı paylaştığınız kişiler ve hiyerarşide üstte olan roller ekleri yalnız kayıt detay sayfasında görür. Orada ek görüntüleyebilir, yükleyebilir ve silebilirler; yükledikleri dosya kayıt sahibinin klasörüne yazılır.
• Ekler Documents sekmesinden ya da WorkDrive'dan eklenemez, değiştirilemez, silinemez. Yalnız görüntülenir.
• Eklerde sürüm geçmişi, değişiklik bildirimi, etkinlik izleme, yorum ve dış paylaşım yoktur. Buna karşılık ekler CRM'in genel aramasıyla (global search) bulunabilir.

Kayıt ve kullanıcı değiştiğinde ekler nereye gider

Sahada nasıl görünür

Sekiz danışmanlı bir yönetim danışmanlığı firması düşünün. Bir danışman ayrılıyor ve hesabı devre dışı bırakılıyor. Müşteri dosyalarındaki imzalı sözleşmeler kayıt detayında görünmeye devam eder; ama WorkDrive tarafında artık süper yöneticinin Permission Denied klasöründedir ve yeni danışman kendi My Folders alanında bunları bulamaz. Doğru sıra şudur: önce kayıtları yeni danışmana devredin, sonra hesabı kapatın. Kayıt sahipliği ve devir mantığının ayrıntısı için Verinizi Yönetin (Kalite, Mükerrer, Onay) rehberimizdeki sahiplik bölümüne bakabilirsiniz.

Hassas bir belgenin yeri, "en güvenli klasör hangisi" sorusuyla değil, "bu belgeye kimin erişmesi meşru" sorusuyla seçilir. KVKK açısından sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; bir estetik ya da medikal klinikte onam formu, öncesi ve sonrası fotoğrafları ve tedavi notları bu sınıfa girer. Bu belgelerin CRM'de nerede durduğu, doğrudan bir erişim ve saklama kararıdır.

Butik estetik klinik örneği

Bir hasta ön görüşmeden işleme kadar kliniğe altı belge bırakır. Her birini ayrı değerlendiriyoruz:

Buradaki kritik nokta şudur: kayıt ekini kayda erişen herkes kayıt detayında görür. Yani hasta fotoğrafının gizliliği klasörle değil, rol hiyerarşisi ve paylaşım kurallarıyla sağlanır. Ön büro personelinin randevu için hasta kaydını açması gerekiyorsa fotoğrafları da görür. Böyle bir klinikte klinik kayıtlarını ayrı bir modülde, daraltılmış erişimle tutmayı öneriyoruz.

Hassas takım klasörü ayarları

Yönetim, İK ya da hukuk belgeleri için açtığınız takım klasöründe Manage > Settings altındaki dört ayarı bilinçli kapatın:

• Allow file uploads via email (e-postayla yükleme): kapalı. Açıkken ekip dışındaki kişiler de klasöre e-postayla dosya gönderebilir.
• Allow Team Folder members to share outside your team (ekip dışına paylaşım): kapalı. Açıkken Admin ve Organizer'lar firma dışına paylaşım yapabilir.
• Show download and print options (indirme ve yazdırma): hassas klasörde kapalı.
• Convert all files to Zoho WorkDrive's format on upload (yüklemede dönüştürme): imzalı PDF'lerin özgün hâlini korumak için kapalı.

Kim ne zaman baktı

Documents sekmesindeki olaylar CRM'in denetim günlüğüne (Audit Log) yazılmaz. Kayda dosya eklenmesi ise kaydın zaman çizelgesine ve denetim günlüğüne düşer. Takım klasörlerinde erişim, görüntüleme ve indirme izlenebilir; klasör yetki değişiklikleri Manage > Team Folder Details altındaki Activity sekmesinde görünür. My Folders'taki ekler için bu izleme yoktur.

İmha zinciri

Saklama süresi dolan bir belgeyi silmek tek adım değildir. Silinen kayıt eki CRM geri dönüşüm kutusunda 60 gün bekler. Takım klasöründen silinen dosya önce klasörün çöp kutusuna, veri saklama politikasında belirlenen süre sonunda WorkDrive Admin Console'daki Deleted Items alanına gider ve takım adminleri buradan geri getirebilir. İmha tutanağı düzenleyecekseniz belgenin bu ara duraklardan da çıktığını doğrulayın.

Takım klasörleri, ekip içindeki ortak belgelerin tek doğru kaynağıdır. Kurguyu klasör adlarından değil, erişim gruplarından başlatın: kaç farklı "bunu kim görmeli" cevabınız varsa o kadar takım klasörüne ihtiyacınız vardır. Alt klasörler düzen içindir, erişim ayrımı için değil.

Kurulum

1. 01Erişim gruplarını çıkarın

   Neden: Klasör sayısını ekip yapısı değil, erişim ihtiyacı belirler.

   Her belge grubu için "kim düzenler, kim yalnız okur, kim hiç görmez" sorusunu yanıtlayın. Aynı cevabı veren gruplar aynı klasörde birleşir.

2. 02Klasörü CRM içinden açın

   Neden: CRM'den açılan klasörün rolleri CRM'den yönetilir ve WorkDrive'a akar.

   Documents sekmesinde Team Folders etiketinin yanındaki + simgesi > Create Team Folder. Ad girin, Admin seçin (yalnız CRM kullanıcıları seçilebilir; seçmezseniz klasörü açan kişi admin olur). Ardından Organizer, Editor, Commenter ve Viewer rollerine kullanıcı, rol ya da grup ekleyip Create'e basın.

3. 03Ayarları kapatarak başlayın

   Neden: Klasör ayarlarını yalnız o klasörün admini değiştirebilir; açık bırakılan paylaşım sonradan fark edilmez.

   Manage > Settings altında e-postayla yükleme, ekip dışı paylaşım, indirme/yazdırma ve format dönüştürme ayarlarını ihtiyaca göre açın.

4. 04Var olan WorkDrive klasörlerini bağlayın

   Neden: Firmada WorkDrive zaten kullanılıyorsa klasörleri kopyalamak iki kaynak yaratır.

   + simgesi > Associate Team Folder ile WorkDrive'daki klasörü seçip Associate'e basın. Bu yetki profilde Associate Team Folder izniyle verilir.

Documents'tan bir takım klasörünü kaldırmak (Remove) onu silmez; yalnız CRM ile bağını koparır, klasör WorkDrive'da durur. Takım klasörü silme işlemi yalnız WorkDrive'da yapılabilir. Bir WorkDrive klasörü bağlı değilse içindeki dosyalara CRM'den ulaşılamaz.

On beş kişilik bir KOBİ için örnek plan

Satış Materyali

Broşür, fiyat listesi, sunumlar. Pazarlama Editor, satış ekibi Viewer. Ekip dışı paylaşım açık, çünkü broşür müşteriye gider.

Sözleşme Şablonları

Hukuk sorumlusu Organizer, satış Commenter. Şablonu değiştiren tek kişi olur, satış önerisini yorumla bırakır.

Yönetim

Yalnız yönetim grubu, iki admin. E-postayla yükleme, ekip dışı paylaşım ve indirme kapalı.

Eski kütüphanede alt klasörler üst klasörün paylaşımını devralır ve ayrı yetki verilemez. Yeni yapıda da ayrı erişim gerekiyorsa alt klasör değil, ayrı takım klasörü açmak daha yönetilebilir sonuç verir.

Takım klasörüne konan bir dosya CRM içinde canlı bir çalışma belgesine dönüşür. Bu özellikler yalnız takım klasörlerinde geçerlidir; kayıt eklerinde bulunmaz. Aşağıdaki tablo farkı tek bakışta gösterir.

Günlük işlemler

• Yükleme ve oluşturma: klasöre girip + New > Upload files. Aynı menüden Zoho Writer (belge), Zoho Sheet (tablo), Zoho Show (sunum) dosyası ya da Recording altından ekran, video ve ses kaydı oluşturulur. Toplu yükleme için Upload Folder kullanılır; birden fazla dosya tek seferde indirilebilir.
• Check Out / Check In: dosyanın ... menüsünden Check Out ile düzenlemeye kilitlenir; iş bitince Check In ile sürüm notu yazılarak geri bırakılır. Vazgeçerseniz Discard Check Out.
• Paylaşım: dosyayı seçip Share, kişi ve erişim düzeyi.
• Silme: ... > Move to Trash; geri getirmek için Manage > Trash > Restore. Kalıcı silme de Manage > Trash üzerinden yapılır.
• Görünüm: Thumbnail, List ya da Compact.

Yüklenebilecek dosya boyutu WorkDrive planınıza bağlıdır; tek bir sayı vermek yerine bağlı olduğunuz planın karşılaştırma tablosuna bakın. ZIP ve PDF dahil her dosya türü saklanabilir; önizleme yalnız WorkDrive'ın desteklediği formatlarda çalışır.

Zoho CRM depolamayı tek bir sayı olarak değil, birbirinden bağımsız üç kova olarak yönetir: veri, dosya ve e-posta. Veri depolamasının sürüm bazında sınırlarını ve temizlik yöntemini Verinizi Yönetin (Kalite, Mükerrer, Onay) rehberimizde ele aldık; burada dosya kovasına odaklanıyoruz. E-posta kovası bir sonraki bölümde.

Menü yolu: Kurulum > Veri Yönetimi > Depolama > Dosya Depolama (Setup > Data Administration > Storage > File Storage). WorkDrive'lı yapıda bu ekran ikiye ayrılır:

WorkDrive sekmesi

Ekler (Attachments) ilgili listesi ve Documents dosyaları. Kota WorkDrive planından gelir. Manage Subscription ile WorkDrive mağazasına gidilir; More Storage Details takım klasörü ve kullanıcı bazında tüketimi gösterir.

Miscellaneous sekmesi

Şablonlar, File Upload alanı dosyaları, Image Upload görselleri ve not ekleri. Bunlar hâlâ CRM'in iç dosya depolamasından düşer ("non-inclusive storage"). Upgrade ile CRM mağazasından ek alan alınır.

WorkDrive Essentials planında ne kadar alanınız var

Hesap örneği: 12 lisanslı Professional hesap 5 GB + 12 × 512 MB = yaklaşık 11 GB dosya alanına sahiptir; aynı ekip Enterprise'da 17 GB olur. Essentials planı tüm CRM sürümlerinde ek ücret olmadan gelir. CRM ücretli bir WorkDrive planına bağlıysa o planın limitleri geçerlidir.

Paylaşılan havuzun riski

WorkDrive'a başka Zoho uygulamaları da bağlıysa depolama tek havuzda toplanır ve uygulama bazında sınır yoktur. Pazarlama ekibinin video arşivi, satış ekibinin ek yükleyememesine yol açabilir. Kota dolduğunda yeni dosya ve ek eklenemez; ek depolama alınana kadar bu durum sürer. Ek alanı CRM yöneticileri ve WorkDrive yöneticileri satın alabilir.

Eski yapıdaki dosya kotası

WorkDrive'a henüz geçmemiş hesaplarda dosya depolaması şablonları, kayıt ve e-posta eklerini, görselleri ve geri dönüşüm kutusundaki dosyaları kapsar:

Bu yapıda ek dosya alanı en az 5 GB'lık paketlerle alınır ve Manage Subscription sayfasından 100 GB'a kadar ek alan satın alınabilir. Güncel liste fiyatı için teklif alın.

E-postalar uzun süre veri ve dosya alanıyla aynı havuzdan tüketildi; birkaç yoğun kullanıcı tüm ekibin alanını doldurabiliyordu. Zoho CRM artık e-postayı ayrı bir depolama olarak yönetiyor. 5 Şubat 2024'ten itibaren açılan hesaplarda bu yapı varsayılan olarak gelir; eski hesaplarda erken erişim formuyla açılır. Tüm sürümlerde bulunur, yalnız alan büyüklüğü ücretsiz ve ücretli kullanıcıda farklıdır.

Kota nasıl hesaplanır

Organizasyonun e-posta alanı 500 GB ya da lisans başına 5 GB, hangisi küçükse odur ve alan havuz olarak paylaşılır. 20 lisanslı bir klinikte kota 100 GB'dır; 150 lisanslı bir firmada 750 GB değil, üst sınır olan 500 GB'dır.

• CRM'den gönderilen e-postalar: içerik ve ekleriyle birlikte saklanır.
• POP ile bağlanan posta kutusu: ekler de saklanır, alan tüketir.
• IMAP ile bağlanan posta kutusu: ekler varsayılan olarak saklanmaz, açıldıkça posta sunucusundan çekilir.
• Zoho Mail alanı ayrıdır: Zoho Mail için alınan ek alan CRM'e sayılmaz; tersi de geçerlidir.

Bu ayrım bir kurulum kararına dönüşür: yoğun ek alışverişi olan ekiplerde posta kutusunu IMAP ile bağlamak, e-posta kotasını belirgin biçimde korur.

Kim neyi silebilir

Yönetici görünümünde tüm kullanıcıların tüketimi, aktif ve pasif kullanıcı ayrımı ve modül bazlı dağılım görünür; değerler zamanlanmış bir görevle güncellenir ve son çalışma saati grafiğin altında yazar. Kullanıcı yalnız kendi tüketimini görür. Add Storage bağlantısı Zoho Store ödeme sayfasına gider.

Eski Document Library kullanan hesaplar için geçiş zorunludur ve tek seferliktir; vazgeçme seçeneği yoktur, çünkü Zoho Docs kapatıldı. Geçiş aşamalı açıldığı için her hesapta aynı anda görünmez; yöneticiler CRM'e girişte bir planlama penceresi görür. İşin teknik kısmı Zoho'dadır; sizin kararınız zamanlama, hangi WorkDrive takımı ve geçiş sonrası erişim kontrolüdür.

Hangi WorkDrive takımına bağlanacağınız

• Tek başına CRM: mevcut bir WorkDrive takımını seçer ya da Essentials planlı yeni bir takım açarsınız. Listede yalnız süper admin ya da team admin olduğunuz WorkDrive hesapları görünür.
• Zoho One: paketteki WorkDrive takımı otomatik kullanılır, değiştirilemez.
• Zoho CRM Plus: pakete dahil ya da paketteki bir ürüne bağlı WorkDrive takımları seçilebilir. Seçimi CRM Plus süper admini yapar; süper admin değilseniz ekranda iletişime geçmeniz gereken kişiler listelenir. Pakette hiç WorkDrive takımı yoksa süper admin yeni hesap açmaya yönlendirilir.

Geçişi planlamak

1. 01Kayıt sahipliğini temizleyin

   Neden: Ekler kayıt sahibinin klasörüne taşınır; devre dışı ya da onaylanmamış kullanıcıların ekleri süper yöneticinin Permission Denied klasörüne düşer.

   Ayrılmış çalışanların kayıtlarını geçişten önce aktif kullanıcılara devredin.

2. 02Lisans ve alan hesabını yapın

   Neden: Geçiş, WorkDrive'da alan yetmese de tamamlanır; ama ek alan alınana kadar yeni dosya eklenemez.

   Mevcut dosya hacminizi Essentials kotası ya da bağlanacağınız ücretli planla karşılaştırın.

3. 03Tarihi ve saati seçin

   Neden: Geçiş sürerken Documents sekmesi geçici olarak kapanır; CRM'in geri kalanı ve Ekler listesi açık kalır.

   Kurulum > Veri Yönetimi > Depolama > Dosya Depolama. Boş bir tarih ve saat seçin (dolu slotlar seçilemez), geçiş kılavuzunu okuduğunuzu işaretleyin, Schedule Migration'a basın ve bağlanacak WorkDrive hesabını seçin. Tüm yöneticilere e-posta bildirimi gider.

4. 04Gerekirse erteleyin ya da iptal edin

   Neden: Düğmeler geçişin başlamasına 5 dakika kala kilitlenir.

   Aynı ekrandan Reschedule Migration ya da Cancel Migration. Geçiş başladıktan sonra ilerlemeyi View Status ile izleyin.

5. 05Geçiş sonrası yetkileri gözden geçirin

   Neden: Rol ve grup paylaşımları WorkDrive'a birebir taşınamaz, kişilere bölünür.

   Hassas klasörlerde kimlerin hangi rolde olduğunu tek tek kontrol edin.

Yetkiler nasıl dönüşür

Klasöre eklenmiş rol ve gruplar kişilere bölünür ve her kişiye ayrı yetki verilir. Ayrıca bu rol ve gruplara ek olarak Commenter yetkisi tanımlanır; böylece ileride o role katılan yeni kişi en az görüntüleme erişimiyle başlar. Genel amaçlı klasörde bu makul bir güvencedir; yönetim ya da İK klasöründe ise gözden geçirilmesi gereken bir açılımdır.

Geçişten sonra değişenler

• Eski "Document Library" çalışma alanı, sol panelde "Zoho CRM" takım klasörü adıyla görünür.
• Kayıt ekleri My Folders > Apps > Zoho CRM > [Modül] > [Kayıt] > Attachments yoluna yerleşir.
• Bu aşamada yalnız Ekler listesindeki dosyalar ve Documents dosyaları taşınır. Image Upload, File Upload, not ekleri ve şablonlar sonraki aşamaya kalır ve o zamana kadar CRM iç depolamasını tüketir.
• Documents'ta silinen dosya ve çalışma alanları WorkDrive > Admin Console > Team Folders > Deleted altında 90 gün kalır, sonra kalıcı silinir.
• Eski WorkDrive eklentisi Marketplace'ten kaldırıldı. Bu eklentiye dayalı bir iş akışınız varsa geçişten önce Zoho destek ekibiyle görüşün.