Veri Yönetimi: Dışa Aktarma, Yedek, Test Ortamı

Bir modülün kayıtlarını dosya olarak indirmeniz gerektiğinde dışa aktarma devreye girer. Bu işlemi profilinde Dışa Aktarma (Export - Module) yetkisi bulunan kullanıcılar yapabilir; yönetici tüm kullanıcıların geçmişini görürken, normal kullanıcı yalnızca kendi indirdiklerini görür. Limitleri önceden bilmek, "kayıtların yarısı neden gelmedi" sorusunu hiç yaşamamak demektir.

Bir export'ta neyin ne kadar sığdığı

Günlük export hakkı sürüme bağlıdır; bu, sıkça veri besleyen entegrasyonlarda sınıra dayanan tek nokta olabilir.

1. 01Dışa aktarma ekranını açın

   İki giriş noktası aynı yere çıkar.

   Kurulum > Veri Yönetimi > Dışa Aktarma üzerinden yeni bir aktarma başlatabilir, ya da doğrudan modülün Eylemler (Actions) menüsünden Dışa Aktar'ı seçebilirsiniz.

2. 02Kapsamı daraltın

   Ne kadar veri çekileceği burada belirlenir.

   Modülü, varsa subform'u veya Notlar'ı seçin; ardından standart liste, özel görünüm ya da kriter bazlı seçeneklerden birini belirleyin. Subform için ayrı kriter tanımlanabilir.

3. 03Alanları ve hassasiyeti yönetin

   Gereksiz veya kişisel veriyi dışarıda bırakmak için.

   Tüm alanları seçip yalnızca birkaçını çıkarmak istiyorsanız Alanları Hariç Tut'u kullanın. KVKK kapsamında paylaşılacak listelerde TC kimlik, sağlık notu gibi alanları ve gerekirse Record ID sütununu bu adımda dışlamanız doğru olur.

4. 04Format ve karakter setini seçin

   Türkçe karakterler bu adımda korunur.

   CSV veya XLSX belirleyin. CSV'de karakter setini (encoding) doğru seçmezseniz ş, ğ, ı, İ gibi harfler bozulur; aktarmadan önce mutlaka uygun kodlamayı işaretleyin.

5. 05Arka plandaki işi takip edin

   Büyük modüllerde işlem anlık değildir.

   İşlem Dışa Aktarma Geçmişi'ne "Devam ediyor" olarak düşer; "Tamamlandı"ya dönünce İndir bağlantısı aktifleşir ve bildirim alırsınız. Hatalı biten bir export'u aynı ekrandan yeniden deneyebilirsiniz.

Tam yedek, hesabınızın eksiksiz arşividir: tüm modül kayıtları bir .zip'te (CRM Verisi), ekler ve yüklenen görseller ayrı bir .zip'te (CRM Ekleri) toplanır. Yalnızca yönetici profilindeki kullanıcılar talep edebilir. Buradaki asıl karar teknik değil ekonomiktir: sürümünüzün ücretsiz yedek hakkını en verimli zamanlamaya bağlamak.

Sürümünüze göre kaç yedek bedava

Ücretli sürümler (Ultimate hariç) 2 ücretsiz yedek hakkıyla gelir; Ultimate sürüm 4 ücretsiz yedek kullanır. Free sürümde planlı yedek yoktur; ya tek seferlik yedek eklentisi (add-on) satın alınır ya da ücretli sürüme geçilir. Zamanlama seçimi, bu sabit hakkı boşa harcamadan kullanmakla ilgilidir.

Ayda iki kez

Seçtiğiniz güne göre dönüşümlü (ör. iki haftada bir Pazartesi) hazırlanır. Ultimate dışı ücretli sürümlerde 2 ücretsiz hakkı eksiksiz kullanmanın en dengeli yoludur.

Ayda bir

Sabit tarihte (ör. her ayın 15'i) ya da sabit günde (ör. her ayın ilk Pazartesi'si) iner. Tek ücretsiz hakkı kullanır; ikincisini talebe bağlı arşiv için saklarsınız.

Her hafta

Seçtiğiniz günde haftalık iner ve ücretsiz hakkı aşar. Ücretli sürüm kullanıcıları haftalık tekrarlayan yedeği doğrudan yedek penceresindeki Make Payment ile satın alır.

Hemen indir

Talebe bağlı, tek seferlik yedek. Büyük bir veri taşıması, sürüm geçişi veya toplu silme öncesi anlık güvence için en mantıklısı budur.

Yedeği kurmak

1. 01Yedek ekranına gidin

   Yönetici yetkisi şart.

   Yönetici olarak Kurulum > Veri Yönetimi > Veri Yedekleme yolunu açın.

2. 02Zamanlamayı belirleyin

   Seçtiğiniz tür özet ekranda görünür.

   Dört seçenekten birini işaretleyip onaylayın. Yedek türü, durumu ve bir sonraki yedek tarihi özet alanında listelenir.

3. 03Hazır olunca indirin

   Bağlantı kalıcı değildir.

   Yedek hazır olduğunda aynı ekranın indirme bölümünden alın. Bağlantı oluşturma tarihinden itibaren en fazla 7 gün aktiftir; dosya, hesabınızın bulunduğu veri merkezinde (DC) saklanır.

Veri kaybı bazen anında, bazen aylar sonra bir raporda tutmayan rakamla fark edilir. Panik yerine sabit bir sıra izleyin; vakaların büyük çoğunluğu ilk iki halkada çözülür ve her halka, bir önceki yetmediğinde devreye girer.

1. 01

   Audit Log

   Ne oldu, kim yaptı? Son 60 gün kronolojik kayıtta.

2. 02

   Recycle Bin

   60 gün içinde ve boşaltılmadıysa: doğrudan geri yükle.

3. 03

   Yedek

   Süre geçti / kutu boşaldıysa: import veya migration.

4. 04

   Zoho Destek

   Tüm veri tabanı veya karmaşık ilişki için son halka.

1. 01Önce denetim günlüğüne (Audit Log) bakın

   Kapsamı bilmeden müdahale etmeyin.

   Audit log, organizasyondaki tüm olayları 60 güne kadar kronolojik tutar. Yalnızca silmeleri değil, bir alanda yapılan istenmeyen toplu güncellemeyi de kimin ne zaman yaptığını gösterir. Özellikle bir alana bağlı otomasyonlarınız varsa, hasarın gerçek sınırını burada görürsünüz.

2. 02Geri Dönüşüm Kutusu'ndan (Recycle Bin) geri alın

   En hızlı ve en güvenli yol.

   Silme üzerinden 60 gün geçmediyse ve kutu elle boşaltılmadıysa, ana kaydı ve bağlı verileri tek hamlede buradan geri yükleyebilirsiniz. İlişkiler korunduğu için tercih edilen yöntem budur.

3. 03Yedekten geri yükleyin

   60 gün geçtiyse veya kutu boşaltıldıysa.

   Tek bir alan ya da başka modüllerle ilişkisiz tekil kayıtlar için yedek dosyasını ilgili modüle import edebilirsiniz. Hesap, kişi, anlaşma gibi ilişkili kayıtlar söz konusuysa, bağların kopmaması için veri taşıma (migration), yani yedeğin CRM'e bütün olarak yeniden aktarılması, gerekir.

4. 04Gerekirse Zoho desteğiyle çalışın

   Yanlış eşleme her şeyi karıştırır.

   Tüm CRM verisi silindiyse veya ilişkileri elle eşlemek riskliyse, geri yüklemeyi tek başınıza denemeyin. Bu durumda Zoho destek ekibiyle (support@zohocrm.com) ilerlemek en güvenli yoldur.

Zamanla CRM'de görünmez bir çöp katmanı birikir: kullanılmayan iş akışları, "untitled" özel görünümler, kopyalanıp unutulmuş şablonlar, kimsenin açmadığı raporlar. Bu yalnızca dağınıklık değildir; her yapılandırma türünün bir adet limiti vardır ve birikmiş çöp, bir gün yeni bir kural oluşturamayacağınız noktaya getirir. Admin Tools, bu ayarları modül bazında toplu görüp silmenizi sağlar.

Temizlenebilen yapılandırmalar: e-posta ve diğer şablonlar, özel görünümler, iş akışı kuralları, raporlar, roller, profiller ve web formları. İki çalışma yolu vardır:

Elle seçerek silme

Hangi girdiyi sileceğinizi tam olarak biliyorsanız: listeyi açar, gereksizleri işaretler, tek seferde temizlersiniz.

Kritere göre filtreleyip silme

Adlar belirsizse: oluşturulma tarihine, oluşturan kişiye ya da "son erişim" tarihine göre filtreleyip toplu ayıklarsınız.

1. 01Aracı açın

   Tek merkezi liste.

   Kurulum > Veri Yönetimi > Admin Tools > Başla (Get Started). Özelliği ve modülü seçince (ör. Müşteri Adayları modülündeki Özel Görünümler) tüm girdiler listelenir.

2. 02Kriter ekleyin

   Çöpü hızla ayıklamak için.

   Kriter Ekle ile "Son Erişim Tarihi belirli bir tarihten önce" gibi bir koşul verip Sonucu Göster'e basın. Bir yıldır açılmamış görünümler genelde test kalıntısıdır.

3. 03Seçip silin

   İşlem geri alınamaz.

   Gereksizleri seçip silin. Bu temizlik kalıcıdır; silmeden önce ilgili kaydın gerçekten kullanılmadığından emin olun.

Sandbox, iş senaryolarını gerçek zamanlı denediğiniz izole bir ortamdır. Hatalı bir Deluge kodu, yanlış kurgulanmış bir iş akışı ya da yeni bir Blueprint canlı sisteminize değmeden burada test edilir; sonuç doğruysa canlıya (production) taşınır. Bir hesapta birden çok sandbox kurup farklı ekiplere farklı denemeler yaptırabilirsiniz. Tüm bu işlemler Manage Sandbox yetkisi gerektirir.

Dört sandbox türü, hangisini ne için

Configuration

Yalnızca yapılandırma: modüller, alanlar, iş akışları. Kayıt taşımadan, kendi kurgunuzla test edersiniz. En hafif ve en hızlı kurulan türdür.

Sample Data

Sistem örnek veri üretir: Leads, Accounts, Contacts, Deals, Tasks, Calls, Meetings, Notes için 10'ar kayıt. Gerçek veri görünmez, hasta/müşteri mahremiyeti korunur.

Partial Data

Üretimden seçtiğiniz modül/kayıt (ör. modül başına son 100 kayıt) kopyalanır. Hassas veriyi sınırlar, depolama tasarruf eder.

Full Data

Tüm standart ve özel modüllerin birebir replikası. Gerçek hacimle uçtan uca test için; ayrıcalıklı ve sınırlı bir türdür.

Kaç sandbox kurabilirsiniz

Sandbox yalnızca Enterprise, Ultimate ve bu iki sürümün deneme (trial) sürümlerinde vardır. Adet hakkı türe ve sürüme göre değişir:

Depolama sınırları

Bunlara ek olarak dosya depolama 1 GB, e-posta depolama ise üretimdeki kullanıcı lisansı sayısı × 1 GB'dir. E-posta içeren her sandbox, gönderim denemelerini görebileceğiniz kendi Outbox'ına sahiptir; merge alanlarının doğru dolup dolmadığını ve tetiklenme koşullarını canlıya geçmeden burada doğrularsınız. Sandbox'ta Zoho Creator de kullanılabildiğinden, Custom Tab veya Related List gibi Creator destekli özelleştirmeleri canlıya almadan deneyebilirsiniz.

Test bittiğinde, sandbox'ta yaptığınız yapılandırma değişikliklerini production'a deploy edersiniz. Değişmeyen tek kural şudur: veri taşınmaz, yalnızca yapılandırma taşınır. Bu, canlı verinizin test kayıtlarıyla kirlenmesini engelleyen kasıtlı bir korumadır.

1. 01Önce sandbox'ı senkronlayın

   Eski kopyada yapılan test, canlıyla örtüşmez.

   Sandbox kurgusu production'dan geride kaldıysa, deploy etmeden önce Rebuild Sandbox ile güncel yapılandırma ve veriyi çekin. Aksi halde sandbox'ta doğru çalışan bir ayar canlıda farklı davranabilir. (Rebuild eskiden "refresh" olarak adlandırılıyordu.)

2. 02Gidecek değişiklikleri gözden geçirin

   Ne taşınacağını görmeden göndermeyin.

   Deploy öncesi, production'a aktarılacak değişikliklerin listesini inceleyin. Beklemediğiniz bir kalem varsa tam burada yakalanır.

3. 03Deploy türünü seçip gönderin

   Tümünü ya da seçili değişiklikleri taşıyabilirsiniz.

   Uygun deploy türünü belirleyip değişiklikleri aktarın. İşlem bitince canlı hesabınız, test ettiğiniz kurulumla aynı hâle gelir.

4. 04İz kaydını takip edin

   Geriye dönük denetim için.

   Deploy edilen her değişiklik kaydedilir; neyin ne zaman taşındığını sonradan izleyebilirsiniz.

Bu katmanlar tek tek değil, bir takvim hâlinde işe yarar. Beş kullanıcılı, Enterprise sürümlü bir estetik klinikte kurduğumuz tipik düzeni paylaşalım, kendi operasyonunuza uyarlayabileceğiniz somut bir iskelet:

Senaryoyu somutlaştıralım: bir asistan, "Pasif Hasta" segmentini topluca silmek isterken yanlış filtreyle 300 aktif hasta kaydını siler. Hata üç hafta sonra, bir hatırlatma kampanyası eksik gönderildiğinde fark edilir. Çözüm zinciri sırayla işler: audit log silmeyi yapan kullanıcıyı ve saati gösterir; kayıtlar 60 günü aşmadığı için Recycle Bin'den ilişkileriyle birlikte tek hamlede geri yüklenir; yedek ve destek hiç devreye girmez. Aynı klinikte silme yetkisi yöneticiyle sınırlı olsaydı, kaza en baştan oluşmazdı.