Modüller, Görünümler ve Sayfa Düzeni

Modüller CRM'deki verinin ana kategorileridir ve kenar çubuğunda sekme olarak görünür. Üç tipi vardır: Zoho'nun hazır verdiği standart modüller (Müşteri Adayları/Leads, Kişiler/Contacts, Anlaşmalar/Deals dâhil 10'dan fazla modül), sizin oluşturduğunuz özel modüller ve ekiplerin kendi başına yönetebildiği, organizasyon modüllerinden bağımsız takım modülleri. Standart modüller her sürümde mevcuttur; özel modül oluşturmak içinse Module Customization izni gerekir (yöneticilerde varsayılan olarak açıktır).

Özel modül kararı: ne zaman gerçekten gerekir?

Standart modülleri zorlamak yerine yeni modül açmanın doğru olduğu an, sürecin kendi yaşam döngüsü, kendi alanları ve kendi raporu olduğu andır. Sahadan örneklerle: bir estetik klinik için Hastalar, Konsültasyonlar ve Tedavi Talepleri; bir eğitim kurumu için Öğrenciler, Öğretmenler ve Veliler; bir sigorta acentesi için Hasar Talepleri ayrı birer modül olmayı hak eder. Böylece veri elektronik tablolardan ve harici araçlardan kurtulup tek çatı altına gelir.

Sürüme göre modül limitleri

Toplam modül sayısı (özel + takım modülleri birlikte) sürümünüze bağlıdır ve ölçeklenmeyi planlarken doğru sürümü seçmenin anahtarıdır. Modül eklemede kullanıcı sayısına bağlı bir kısıt yoktur.

Bir modülü kurmanın özü

1. 01Setup > Customization > Modules and Fields

   Tüm modül yönetimi bu ekrandan başlar.

   Modules sekmesinde Create New Module'e tıklayın, organizasyon ya da takım modülünü seçin.

2. 02Adı tekil ve çoğul girin

   Zoho hem "Hasta" hem "Hastalar" biçimini birlikte kullanır.

   Var olan bir modül adını tekrar kullanmaya çalışırsanız sistem hata verir.

3. 03Alanları sürükleyip düzeni kurun

   WYSIWYG editörde ekranda ne görüyorsanız kullanıcı da onu görür.

   Tek/çift kolon arası geçiş yapabilir, bölüm ekleyebilir, çıkardığınız alanları "Unused Fields" altında tutabilirsiniz. Sol alttaki "kalan özel alan" sayacı sürümünüzün limitini canlı gösterir.

4. 04Teamspace ve profil izinlerini ayarlayıp önizleyin

   Modülün hangi ekipte ve hangi profilde görüneceğini siz belirlersiniz.

   Kaydetmeden önce Preview ile her profilin gözünden düzeni doğrulayın.

Web sekmeleri ile dış araçları gömmek

Harici bir web sayfasını veya Zoho Creator uygulamasını doğrudan CRM içine getirmek isterseniz web sekmeleri kullanılır (Setup > Customization > Modules and Fields > Web Tabs). Bir hesapta en fazla 25 web sekmesi oluşturabilirsiniz; her birinin benzersiz bir adı olmalı ve bu ad mevcut bir modül adıyla (Leads, Reports gibi) çakışmamalıdır. Bazı üçüncü taraf siteler clickjacking'e karşı X-Frame-Options başlığı kullandığı için gömülemeyebilir. Web sekmesini silmek diğer modüllerdeki veriyi etkilemez.

Aynı modülde birbirinden farklı iki süreci yönetmeniz gerektiğinde sayfa düzenleri (Page Layout) devreye girer. Klasik örnek: hem cihaz satışı hem teknik servis yapan bir firma. Satışta stok kontrolü, serviste arıza tespiti gerekir; süreçleri yöneten kişiler ve adımlar farklıdır. İki ayrı modül açmak yerine aynı Anlaşmalar modülünde iki ayrı düzen kurarak hem ayrışmayı sağlar hem de kalite testi gibi ortak adımları korursunuz.

Bir düzeni neler ayırır?

• Farklı alanlar ve bölümler
• Farklı picklist (açılır liste) değerleri, örneğin farklı aşama setleri
• Farklı zorunlu alan gereksinimleri

Yeni bir düzen oluştururken var olanı klonlayıp yalnızca farklılaşan alanları ekleyebilirsiniz. Zoho'nun hazır verdiği Standard Layout varsayılan düzendir; yeniden adlandırılabilir, özelleştirilebilir veya klonlanabilir. Layout and Type Assignment ile hangi profilin hangi düzeni gördüğünü ve her profil için varsayılan düzeni belirlersiniz. Düzen; kayıt oluşturmada, içe aktarmada ve web formlarında seçilebilir, sonradan da değiştirilebilir.

Düzen kuralları ile koşullu alanlar

Verileriniz çoğu zaman birbirine bağımlıdır: bir alana girilen değer, başka bir grup alanın gerekli olup olmadığını belirler. Düzen Kuralları (Layout Rules) tam burada işe yarar, alanları düzenden silmeden, yalnızca belirli koşulda görünür kılarsınız. Buna koşullu düzen (conditional layout) denir.

Alanı göster

Belirli alanlar yalnızca koşul sağlandığında ekrana gelir.

Bölümü göster

Tüm bir bölüm koşula bağlı açılır veya gizlenir.

Zorunlu yap

Koşul sağlandığında seçili alanlar zorunlu hâle gelir.

Alt formu göster

Düzendeki bir alt form koşula bağlı görünür kılınır.

Sınırlar ve dikkat edilecekler

• Düzen başına en fazla 10 kural tanımlanabilir.
• Birincil (tetikleyici) alan olarak şu tipler seçilemez: Otomatik Numara, Lookup, Kullanıcı Lookup, Formül, Dosya Yükleme, Çok Satırlı metin ve Çoklu Seçim Picklist. Kayıt sahibi (Owner) alanı da kullanılamaz.
• İçe aktarma, web formları ve müşteri adayı dönüştürme sayfasıyla oluşturulan kayıtlarda düzen kuralları çalışmaz. API ile oluşturma/düzenlemede yalnızca "Zorunlu Yap" aksiyonu desteklenir.

Manifestomuzda "önce ilişkiler tasarlanır" deriz, çünkü kötü kurulmuş bir ilişki üzerine sağlam otomasyon kurulamaz. Standart bir lookup (bağlantı) alanı tek bir değer seçtirir; bu bire-çok ilişki kurar. Ama gerçek hayat çoğu zaman daha karmaşıktır: aynı anda iki firmada çalışan bir kişi, birden çok ilana ilgi duyan bir alıcı, aynı ilana ilgi gösteren birden çok alıcı. Bu çift yönlü çoka-çok ilişki için Çoklu Seçim Lookup (Multi-Select Lookup) alanı kullanılır.

Bir emlak senaryosu bunu netleştirir: aynı alıcı üç ayrı ilanla, aynı ilan üç ayrı alıcıyla ilişkilendirilebilir. Çoklu seçim lookup bu bağı her iki yönde de doğru temsil eder.

Bağlantı modülünün sınırları

• Çoklu seçim lookup yalnızca kayıt tek tek oluşturulurken çalışır; içe aktarma desteklenmez ve dışa aktarma (export) yapılamaz.
• Çoklu seçim lookup alanı için özel görünüm oluşturulamaz, ancak bağlantı modülünde özel görünüm oluşturulabilir.
• Bağlantı modülü kayıtları için otomasyon şu an desteklenmez; bir bağlantı modülü en fazla 100 alan (sistem + özel) içerebilir.
• Bağlantı modülü doğrudan silinemez; ilişkiyi kuran çoklu seçim lookup alanını tüm düzenlerden ve Unused Fields'tan kaldırınca otomatik silinir.

Alt formlar (subforms)

Bir ana kaydın altına satır satır ilişkili veri girmeniz gerektiğinde alt formlar devreye girer. Tipik kullanımlar: faturada veya siparişte ürün satırları, bir hesaba bağlı kişi detayları, bir öğrenciye bağlı akademik kayıtlar, sigorta başvurusundaki bağımlı kişiler. Alt forma sütun ekler, bağlı bir lookup modülünden alan getirebilir ve toplam (aggregate) alanlarla satırlar üzerinde özet hesap yaptırabilirsiniz. Alanların görünürlüğü ve izinleri alt form içinde ayrı yönetilir; alt formları posta birleştirme (mail merge) şablonlarına da ekleyebilirsiniz.

Veriler bir modülde durur, ama herkesin aynı biçimde bakması gerekmez. Modül görünümleri kayıtların nasıl gösterileceğini belirler; doğru görünüm, doğru kararı hızlandırır. Görünümler arasında modül üstündeki görünüm seçiciyle geçersiniz.

Liste görünümü

Kayıtları satır satır listeler; toplu filtreleme, sıralama, sahip değiştirme ve toplu e-posta için idealdir.

Kanban

Kayıtları sütundaki kartlar olarak gösterir; anlaşmaları aşamalar arasında sürükleyerek taşımak için biçilmiş kaftan.

Grafik (chart)

Veriyi soyutlayıp eğilim ve performans örüntülerini görünür kılar; örneğin aşamalara göre anlaşma dağılımı.

Zaman çizelgesi

Başlangıç/bitiş tarihi, süre ve sırayı karşılaştırır; yavaş ilerleyen anlaşmaları yakalamakta kullanışlı.

Grid (ızgara)

Hücrelerden oluşur; küçük güncellemeleri kayıt açmadan görünümün içinden yapmanızı sağlar.

Canvas

Canvas Studio ile markanıza ve iş akışınıza uyan özel görünümler tasarlarsınız: liste, kart (tile) ya da tablo.

Standart ve özel liste görünümleri

Zoho herkesin kullanabileceği hazır standart liste görünümleri sunar (Tüm Kayıtlar, Kayıtlarım, Son Oluşturulanlar gibi). Bunları düzenleyebilir ve kolon sırasını değiştirebilirsiniz, ancak silemezsiniz. Özel liste görünümlerini ise kendi kriterinizle oluşturur, düzenler ve silebilirsiniz (Manage Custom Views izni gerekir). Görünümler Favoriler, Benim Oluşturduklarım, Benimle Paylaşılanlar, Genel Görünümler ve Diğer Kullanıcıların Görünümleri olarak gruplanır, son grubu yalnızca yöneticiler görür.

Kanban görünümünü kurmak

Kanban view kayıtları kartlar hâlinde sütunlara böler, Social ve Visits dışındaki tüm modüllerde oluşturulabilir; Activities ve Finances de desteklenmez. Bir görünüm kurarken Kategori (Categorize By, picklist alanı), Toplama (Aggregate By, currency/integer/decimal/formül/rollup) ve gösterilecek alanları seçersiniz. Modül başına birden çok kanban görünümü saklanabilir (sayı sürüme göre değişir) ve sıralama kullanıcıya özeldir.

Görünürlük yalnızca "nasıl gösterildiği" değil, veriye ne kadar hızlı dokunabildiğinizdir. Üç araç bunu somutlaştırır: Sheet View toplu düzenlemeyi, Map View konumu, gelişmiş filtreler ise hedefli aramayı hızlandırır.

Zoho Sheet View ile toplu düzenleme

Çok sayıda kayıtta farklı değerleri tek tek girmeniz gerektiğinde, kayıt detayında Quick Edit yavaş, toplu güncelleme ise hepsine aynı değeri yazdığı için yetersiz kalır. Sheet View, listeyi bir elektronik tablo gibi açıp satır satır düzenlemenizi ve kaydedince değişiklikleri CRM'e geri yazmanızı sağlar. Sheet View izni (Module permissions > Others) olan ve ilgili modülde Create+Edit yetkisi bulunan kullanıcılar erişebilir.

Map View ile konum (DC sınırlı)

Map View, kayıtları adres alanına dayanarak harita üzerinde pin olarak gösterir; yakındaki kayıtları yarıçapa göre filtreleyip mesafeye göre sıralamanızı sağlar. Saha ekibi olan firmalar için (servis, dağıtım, klinik şube ziyareti) ziyaret planlamasını kısaltır. Yarıçap için 5/10/15/20 hazır seçeneği veya en fazla 31 mil (50 km) özel aralık tanımlanabilir.

Gelişmiş filtreler

Gelişmiş filtreler her modül görünümünün içindedir ve kaydı yalnızca kendi alanlarına göre değil; ilişkili modüllere, alt formlara, son e-posta/faaliyet durumuna ve kayıt durumuna (touched/untouched, locked/unlocked) göre de süzer. Filtreyi uyguladıktan sonra macro çalıştırma, sahip değiştirme, toplu güncelleme gibi aksiyonları aynı ekrandan alabilirsiniz. Sık kullandığınız filtreyi kaydedebilirsiniz; kaydedilmiş filtreler kullanıcıya özeldir ve eşleşen kayıt sayısını canlı gösterir.

Satış pipeline'ı satış sürecinizin görsel haritasıdır: hangi potansiyel satın alma döngüsünün neresinde, kaç açık anlaşmanız var, bir anlaşma her aşamada ne kadar bekliyor. Çoğu şirkette üst düzey aşamalar şöyle ilerler:

1. 01

   Prospecting

   Fuar, e-posta, sosyal medya ve web formlarıyla ilgi toplama.

2. 02

   Qualification

   Potansiyelin size uygunluğunu değerlendirip önceliklendirme.

3. 03

   Proposal

   İhtiyacı anlayıp soruna özel teklif hazırlama.

4. 04

   Closing

   Endişeleri giderme, şartları netleştirme ve kapatma.

Neden birden çok pipeline?

Tek pipeline her zaman yetmez. Sıfır araç satışı, ikinci el satışı ve servis taleplerinin aşamaları birbirinden tümüyle farklıdır; hepsini tek akışa sokmak ilerlemeyi okunamaz hâle getirir. Çoklu pipeline ile her sürecin kendi aşama setini izlersiniz. Pipeline'lar düzene özeldir (layout-specific): bir düzen içinde birden çok pipeline tanımlanabilir, bir anlaşma aynı düzen içinde manuel veya toplu güncelleme ile pipeline'lar arasında taşınabilir.

İlk kurulumda sistem otomatik bir standart pipeline oluşturur ve tüm Anlaşma kayıtlarını ona bağlar; bunu yeniden adlandırıp özelleştirebilirsiniz. Her aşamaya bir olasılık (probability) atanır; aynı aşama farklı pipeline'larda görünüyorsa aynı olasılık geçerlidir. Kayıt kategorileri (Open, Closed Won, Closed Lost) tahmin (forecast) kategorileriyle eşlenir.

1. 01Setup > Customization > Pipelines

   Tüm pipeline yönetimi tek ekranda toplanır.

   + New Pipeline'e tıklayıp ad verin ve ilişkilendireceğiniz düzeni seçin.

2. 02Aşamaları ekleyin

   Var olan Stage değerlerini kullanabilir veya yeni aşamalar yaratabilirsiniz.

   Her yeni aşama için ad, olasılık, kayıt kategorisi ve tahmin kategorisi girin.

3. 03Varsayılanı seçip kaydedin

   İsterseniz bu pipeline'ı varsayılan yapabilirsiniz.

   Aşama sırasını sürükle-bırakla düzenleyebilir, gereksiz aşamayı çıkarabilirsiniz.

Düzenler modülün genel iskeletini belirler; kayıt seviyesindeki özelleştirme ise tek bir kaydı açtığınızda gördüğünüz detay sayfasıyla ilgilenir. İlişkili listeleri yeniden sıralayabilir, her ilişkili listenin gösterdiği alanları seçebilir ve kayda fotoğraf ekleyebilirsiniz. Kayıt detayının üstündeki kartvizit (Business Card) sahip, e-posta, telefon gibi kritik bilginin hızlı önizlemesidir; bir müşteriyle telefondayken en çok ihtiyaç duyulan alanlar burada olmalı. Kartvizite en fazla 5 alan eklenir, alanlar detay sayfasından doğrudan değiştirilebilir, yeniden sıralanabilir veya kartvizit tümüyle gizlenebilir; gizlense bile lookup alanının üzerine gelindiğinde yine görünür.

Kayıt kilitleme: yanlışlıkla değişikliği önlemek

Bir kayıt belirli bir aşamaya ulaştığında ya da bir koşulu sağladığında, üzerinde yanlışlıkla yapılan değişikliğin önüne geçmek istersiniz. Kayıt kilitleme, kayıtları manuel ya da otomatik kilitleyip düzenleme ve silmeyi kısıtlar.

Senaryo 1

Anlaşma kazanıldı/kaybedildi olarak kapandığında tutar, indirim ve teklif bilgileri otomatik kilitlensin.

Senaryo 2

Teklif inceleme aşamasında sahibi bile olsa kayıt güncellenemesin, çünkü bu detaylar değerlendirmeye girecek.

Senaryo 3

Teklifleri yalnızca muhasebe ekibi düzenleyebilsin; diğer tüm profillere kapalı olsun.

Otomatik kilitleme ve sınırlar

• Modül başına en fazla 5 kural tanımlanabilir; her kuralın adı, kayıt kilitlendiğinde detay sayfasında görünür.
• Kayıtları tüm profiller için ya da birkaç istisna dışında tüm profiller için kilitleyebilirsiniz; kısıtlanacak aksiyonları seçersiniz ve Düzenleme (Edit) varsayılan olarak kısıtlıdır.
• Kilitliyken bile düzenlenebilecek alanları (örneğin Açıklama, Yorumlar) ayrıca tanımlayabilirsiniz.

Kayıt kilitleme şu modüllerde desteklenir: Müşteri Adayları, Kişiler, Hesaplar, Anlaşmalar, Teklifler, Satış/Satın Alma Siparişleri, Faturalar, Tedarikçiler, Fiyat Kitapları, Talepler (Cases), Çözümler, Görevler, Ürünler ve kullanıcı tarafından oluşturulan özel modüller. Eklenti veya entegrasyonla gelen özel modüller desteklenmez.

Bir süreç ölçülemiyorsa yönetilemez. Ana Sayfa (Home) sekmesi, CRM'deki tüm faaliyetlerin nabzını tek bakışta tutar: görevler, anlaşmalar ve gösterge panoları bir arada. Doğru kurgulandığında ekip, sabah CRM'i açtığında o gün neye odaklanacağını ilk ekranda görür. Dört görünüm tipi vardır:

Klasik Görünüm

Görev listesi, bugünün etkinlikleri ve aşamaya göre pipeline'ı gösterir. Kullanıcıya özeldir, özelleştirilemez ama tüm faaliyetleri tek yerde toplayan "Açık Faaliyetler" bileşenini içerir.

Kullanıcının Ana Sayfası

Her kullanıcı kendi bileşenlerini ekleyip sürükleyerek, boyutlandırarak kişisel bir düzen kurar.

Özel Ana Sayfa

Yöneticiler rol ve profillere göre ortak bir görünüm oluşturup paylaşır; ilgili kullanıcılar giriş yaptığında bu görünüme otomatik erişir.

Yönetici Ana Sayfası

Satış verisini izleyip ekip işini yönetmek için tasarlanmıştır; alt rolü olan tüm rollere açıktır ve özelleştirilebilir.

Özel ana sayfa oluşturmanın özü

Modules Customization iznine sahip kullanıcılar Setup > Customization > Customize Home Page yolundan + New Home Page ile yeni görünüm kurabilir. Gösterge panosu, özel görünüm, kiosk, rapor, Voice of the Customer ve gelişmiş bileşenleri (Açık Faaliyetlerim, Zengin Metin, Hızlı Bağlantılar) sürükleyip yerleştirir, boyutlandırır ve Save & Share ile rol/profil/kullanıcı/grup/bölgelere paylaşırsınız.

Buraya kadar anlattığımız her katman, modüller, düzenler, ilişkiler, görünümler, pipeline'lar ve kilitleme, tek başına işe yarar; ama gerçek değer, hepsinin sizin sürecinize göre birlikte kurgulanmasından doğar. Eksenium olarak yaptığımız da tam olarak bu: dağınık özellikleri çalışan tek bir sisteme dönüştürmek.