Veri Taşıma (Migration)

Zoho üç ayrı taşıma kanalı sunar ve hangisine düşeceğiniz tamamen eski sisteminizin ne olduğuna bağlıdır. Bu ayrımı baştan görmek, gereksiz CSV hazırlama mesaisinden sizi kurtarır ya da tersine, gerekiyorsa zamanında dosya hazırlamaya başlatır.

API anahtarı ile

Pipedrive, HubSpot, Insightly, Highrise, Capsule, Bitrix, Freshsales ve Bigin için API anahtarını (ve gerekiyorsa örnek URL'i) girersiniz; aktarım arka planda işler, bitince e-posta gelir. CSV hazırlamazsınız, ama alan eşlemesi sabittir, değiştiremezsiniz.

Yedek dosyası ile

Salesforce, başka bir Zoho CRM hesabı ve "diğer satıcı" yolu CSV üzerinden yürür. Dosyaları siz hazırlar, eşlemeyi sihirbazda yönetirsiniz. En çok kontrolü ve esnekliği bu kanal verir; özel modülleri taşıyabildiğiniz tek yöntem de budur.

Uzman dönüşümü ile

MS Dynamics, Maximizer, Act! ve Sugar CRM verisini çoğunlukla .BAK gibi Zoho'nun okumadığı bir formatta dışa aktarır. Bu dosyaları Zoho taşıma ekibi CSV'ye çevirir; ekranda "Contact our experts" düğmesiyle talep açarsınız, dönüş tipik olarak iki-üç iş günü içinde gelir.

Tavsiyemiz: API yolu hızlı görünür ama eşlemeyi size bırakmaz. Eski sisteminizde özel modül ya da özel ilişki varsa, hız uğruna API'yi seçmeyin; yedek dosyası yöntemini tercih edin.

Sihirbaz dosyalarınızı okuyup üç gruba ayırır: eşlenen, eşlenemeyen ve desteklenmeyen dosyalar. Taşımayı başlatmadan önce neyin nereye gittiğini bu üç liste üzerinden görürsünüz. Bu görünürlük, taşıma sonrası "veri kayboldu mu?" panizinin önüne geçen en değerli aşamadır, ama yalnızca bu listeleri okuyup onaylarsanız işe yarar.

Dosya adlandırması bu eşlemenin yarısını belirler. Standart modüller dosya adından otomatik tanınır. Özel modül dosyalarını ise "_C" son ekiyle adlandırırsanız (örneğin Tedaviler_C.csv) sistem bunları otomatik bağlar; aksi halde taşıma sırasında Yeni Modül Oluştur ile elle açarsınız. Aynı sütun başlıklarını taşıyan birden fazla dosya tek bir modüle eşlenebilir, örneğin iki ayrı şubeden gelen kişi listeleri tek "Kişiler" modülüne akabilir.

Dosyanızda olup Zoho'da bulunmayan sütunlar için sistem "özel alan oluşturulsun mu?" diye önerir. Burada dur durak demeden "evet" demek, az önce uyardığımız dağınık alan tablosunu üretir. Bunun yerine her önerilen alanı tek tek değerlendirin: bu sütun gerçekten yeni sistemde lazım mı, yoksa eski sistemin artığı mı?

Başarılı bir taşıma, sihirbazın başında değil, dosyayı hazırlarken kazanılır. Aşağıdaki sınırlar Zoho'nun teknik kurallarıdır; aşıldığında dosya ya hiç okunmaz ya da sessizce kesilir, ve kesildiğini çoğu zaman ancak operasyonda fark edersiniz.

Boyut ve paket sınırları

• Tüm dosyalar CSV olmalı; başka format kabul edilmez.
• Dosya başına en fazla 5 GB, tek seferde en fazla 200 dosya, toplamda 25 GB kapasite.
• ZIP yüklüyorsanız içinde yalnızca CSV bulunsun; iç içe klasör yükleme hatasına yol açar.

Hücre içeriği kuralları

• İlk satır sütun başlıklarını içermeli, veri değil.
• Onay kutusu (checkbox) alanlarında "True"/"False" ya da 1/0 değerleri kullanın.
• Veri içinde kullanmayın: çift tırnak (yalnızca alan ayırıcı olabilir), dikey çubuk | ve açılı parantez < >.
• Çoklu seçim (multi-select) listelerinde değerleri noktalı virgül ile ayırın.
• Ardışık 10'dan fazla boş satır, Zoho için dosyanın bittiği anlamına gelir; o satırdan sonraki tüm veri yok sayılır.

İlişki ve özel veri türleri

• Etiketler (Tags): virgülle ayrılır; kayıt başına en fazla 10 etiket taşınır, fazlası kesilir; her etiket en çok 25 karakter.
• Alt formlar (subform): üst modüle "AltFormAdı-ModülAdı" deseniyle eşlenir.
• Kullanıcılar her zaman önce taşınır; ardından Kayıt Sahibi (Record Owner) alanları, taşınmış kullanıcı kimliklerine bağlanır. Bu sıra bozulursa kayıtların sahibi boş kalır.

Veri taşımada en çok kayıt kaybettiren tek hata budur ve çoğu kişi taşıma bitene kadar fark etmez: Zoho'da zorunlu olan bir alan, import dosyanızda her satırda dolu değilse, o kayıt sessizce atlanır. Hata mesajı çıkmaz; kayıt sadece gelmemiş olur. Aşağıdaki tablo, standart modüllerin zorunlu alanlarını verir, dosyalarınızı taşımadan önce bu listeye göre denetlemek, en pahalı hatayı baştan eler.

Boş zorunlu hücreleri kurtarmanın iki yolu vardır. Eşleme ekranında alanın üzerine gelip Boş Değerleri Değiştir (Replace Empty Values) kutusuna bir alternatif ("belirtilmemiş" gibi) girersiniz; ya da Varsayılan Değer Ata (Assign Default Values) sekmesiyle tüm kayıtlara ortak bir değer (örneğin sabit bir Lead Kaynağı) verirsiniz.

Tavsiyemiz: Zorunlu alan boşluklarını taşıma sırasında telafi etmeyi alışkanlık haline getirmeyin. "belirtilmemiş" ile dolan bir alan, eksik veriyi gizler. Asıl çözüm, dosyayı taşımadan önce kaynakta düzeltmektir.

Salesforce, başka bir Zoho hesabı ya da diğer satıcılardan yedek dosyasıyla taşımanın tipik akışı aşağıdadır. API yönteminde bu adımların çoğu otomatiktir; burada elle eşleme gerektiren, kontrolün sizde olduğu senaryoyu anlatıyoruz.

1. 01Yetkili hesapla dosyaları yükleyin

   Yanlış hesapla başlamak, ortada bırakmak demektir.

   Yönetici yetkili bir hesapla Kurulum > Veri Yönetimi > İçe Aktarma (Setup > Data Administration > Import) yolunu izleyin, kaynağı seçin ve dosyaları yükleyin. Birden fazla CSV ya da tek ZIP arşivi kabul edilir.

2. 02Modül-dosya eşlemesini onaylayın

   Zoho okur, kararı siz verirsiniz.

   Eşlenen, eşlenemeyen ve desteklenmeyen dosyalar ayrı listelenir. Eşlenmemiş bir dosyayı uygun modüle bağlar, gerekiyorsa Yeni Modül Oluştur ile yeni modül açarsınız. Vazgeçerseniz Discard Migration ile baştan başlarsınız.

3. 03Alanları eşleyin

   Taşımanın kalbi burasıdır.

   Her modül için tüm zorunlu alanları eşlediğinizden emin olun. CSV sütun adları açılır listede çıkar. Otomatik Eşle (Auto Map) zaman kazandırır; Eşlemeyi Sıfırla (Reset Mapping) sıfırdan başlatır. Aynı kaynak sütununu birden fazla CRM alanına (örneğin aynı olan fatura ve teslimat adresine) (+) ikonuyla bağlayabilirsiniz.

4. 04Eksik alanları oluşturun

   Sütunu kaybetmemek için, ama seçerek.

   Zoho'da bulunmayan sütunlar için Yeni Alan Oluştur diyebilirsiniz; alan tipini seçersiniz. Otomatik Numara ve Formül burada oluşturulamaz. Oluşturulabilecek alan sayısı en çok 50'dir ve sürüm limitinize dahildir.

5. 05Boş ve varsayılan değerleri ayarlayın

   Zorunlu alan boşluklarını telafi eder.

   Boş Değerleri Değiştir ile boş zorunlu alanlar yüzünden kayıt kaybını önler, Varsayılan Değer Ata ile tüm kayıtlara ortak bir değer verirsiniz.

6. 06İnceleyin ve başlatın

   Son kontrol noktası.

   İnceleme (Review) ekranında alan eşleme durumunu ve modül bazlı ön-taşıma özetini görürsünüz. Taşımayı Başlat (Start Migration) dediğinizde işlem başlar; çalışırken bile Edit Mapping and Re-run ile eşlemeyi düzeltip yeniden çalıştırabilirsiniz.

İlk taşımada bilinçli olarak atladığınız ya da hata nedeniyle gelmeyen kayıtları, Upsert işlemiyle özgün zaman damgalarını koruyarak geri yazabilirsiniz. Upsert'te iki çözüm yöntemi arasında seçim yaparsınız ve bu seçim geri dönülmez sonuçlar doğurabilir.

Dokunulmamış kayıtlar

Yalnızca taşımadan bu yana değişmemiş kayıtları günceller. Ekibinizin taşıma sonrası yaptığı düzenlemeleri korur, varsayılan olarak tercih ettiğimiz, güvenli seçenektir.

Tüm kayıtlar

Taşıma sonrası değişiklik olsa bile tüm kayıtların üzerine yazar. Geri alınamaz. Yalnızca, taşıma sonrası hiç düzenleme yapılmadığından emin olduğunuz kontrollü durumlarda kullanın.

"Mevcut veride boş değerleri güncelleme" kutusunu işaretlerseniz, dolu bir alanın boş bir değerle ezilmesini engellersiniz. Kritik sınır şudur: üzerine yazılan mevcut veri geri alınamaz; yalnızca Upsert ile yeni eklenen kayıtlar geri alınabilir.

Upsert kapsamı dışındaki modüller

Şu modüller Upsert ile geri yazılamaz: Kullanıcılar, Profiller, Roller, Fırsat-Kişi rolü, Davetliler, Hizmetler, Randevular, Notlar, Picklist geçmişi modülleri ve ilişki paketleri (Hesap-Ürün, Kişi-Ürün, Fırsat-Ürün, Lead-Ürün, Kampanya-Kişi üyeleri, Kampanya-Lead üyeleri).

Taşınanı, taşınmayana bağlamak

Taşıdığınız bir kaydın lookup alanı, Zoho CRM'de zaten var olan (taşınmamış) bir kayda bağlanabilir. Bunun için dışa aktarma dosyanıza, ilgili satırlarda hedef kaydın Zoho CRM ID değerini taşıyan bir sütun eklersiniz, Excel'de V-LOOKUP ile doldurmak pratiktir, ve eşleme sırasında "Zoho CRM ID" seçeneğini kullanırsınız. İlişki bütünlüğünün ayakta kaldığı yer tam olarak burasıdır.

Taşımanın gerçek başarısı kayıt sayısında değil, ilişkilerin sağlamlığında ölçülür. Bir Fırsat doğru Kişiye, bir Kişi doğru Hesaba bağlı değilse, veri "taşınmış" görünse de operasyonda işlevsizdir. Bu yüzden doğrulama, taşımanın bir eki değil, asıl bitiş çizgisidir.

Her dosyayı tek tek doğrulayın

Bir dosya taşındıktan sonra hedef modülü açıp örnek kayıtları gözden geçirin. Kullanıcıları taşıdıysanız Kurulum > Kullanıcılar ve İzinler > Kullanıcılar altında hepsinin geldiğini doğrulayın; aynı disiplini Kişiler, Hesaplar ve Fırsatlar için tekrarlayın. Yanlış eşlenen veriyi silip yeniden taşıyabilirsiniz.

Taşıma özeti ve İçe Aktarma Geçmişi

İşlem bittiğinde Zoho size modül adlarını, durumlarını ve eklenen / güncellenen / atlanan kayıt sayılarını içeren bir özet sunar. Sayıların üzerine tıklayarak ayrıntılı kayıt listesine inebilirsiniz. Tüm taşıma kayıtları İçe Aktarma Geçmişi (Import History) sayfasında durur ve taşımayı buradan geri alabilirsiniz. Bu özeti operasyona geçmeden satır satır okumak, ileride çıkacak "veri eksik" şikayetlerinin neredeyse tamamını baştan kapatır.

Soyut kalmamak için gerçek bir akış üzerinden gidelim. İstanbul'da çalışan bir estetik klinik, hasta ve randevu verisini Pipedrive'da tutuyor; ayrıca eski sistemde "Tedavi Planı" diye özel bir alan grubu var. Hedef, bu veriyi Zoho CRM'e, hasta-randevu-tedavi ilişkisi kopmadan taşımak.

1. 1

   Model önce

   Pipedrive'daki "Organizations" Hesaplar'a, "Persons" Kişiler'e eşlenir. Tedavi Planı için Zoho'da Tedaviler_C özel modülünü taşımadan önce kurarız.

2. 2

   Kanal kararı

   Pipedrive API'si özel modül taşımaz. Bu yüzden standart veriyi API ile, Tedavi Planı'nı yedek dosyası (CSV) yöntemiyle iki ayrı geçişte taşırız.

3. 3

   İlişki köprüsü

   Tedaviler_C dosyasında her satıra ilgili hastanın Zoho CRM ID'si yazılır; eşlemede "Zoho CRM ID" seçeneğiyle tedavi, doğru Kişiye bağlanır.

4. 4

   Doğrulama

   İçe Aktarma Geçmişi'nde atlanan kayıt sayısı kontrol edilir; örnek üç hastada randevu ve tedavi bağı gözle doğrulanır, sonra operasyona açılır.

Buradaki kritik karar 2. adımdadır: hız uğruna her şeyi API ile taşımaya kalksaydık, Tedavi Planı sessizce dışarıda kalır ve klinik bunu ilk hastanın geçmişini açtığında, yani en kötü anda fark ederdi. Önce model, sonra kanal, en sonda taşıma sırası tam da bu kaybı önler.