Zoho Partneri Seçerken 10 Kontrol Noktası

Zoho partnerleri üç kademede yer alır: Authorized, Advanced ve Premium. Kademe, partnerin Zoho ile ilişkisinin bir göstergesidir; sizin projenize nasıl bakılacağını tek başına söylemez.

Bu yüzden kademeyi sorduktan sonra asıl soruya geçin: bu projede sizinle kim çalışacak ve nasıl çalışacak? Bu rehberin sonraki maddeleri, bu sorunun ayrıntılarıdır.

Süre sorusu çoğu zaman tek bir sayıyla cevaplanır: üç ay, altı hafta. Asıl önemli olan sayının kendisi değil, arkasındaki plandır. Hangi hafta ne yapılacak, sistemi ilk ne zaman göreceksiniz, canlıya geçiş hangi koşula bağlı?

Takvimi yalnız partner belirlemez. Erişimlerin açılması, verinin hazırlanması ve onayların zamanında verilmesi sizin tarafınızdadır. Hangi adımda sizden ne beklendiğini baştan sorun; gecikmelerin çoğu buradan çıkar.

Satış görüşmesine gelen kişi ile kurulumu yapacak kişi çoğu zaman aynı değildir. Bu tek başına bir sorun değil; sorun, kurulumu kimin yapacağının görüşme bitene kadar belirsiz kalmasıdır.

Kurulum boyunca kiminle muhatap olacağınızı, kararları kimin vereceğini ve canlıya geçişten sonra kime ulaşacağınızı isimleriyle sorun. Bu isimler değişirse size nasıl haber verileceğini de konuşun.

Bir CRM projesinin asıl bilgisi kurulan ekranlarda değil, alınan kararlardadır: bir alan neden zorunlu, bir otomasyon hangi durumda çalışıyor, bir istisna neden var. Kişiler değişir; danışman ayrılır, proje yöneticisi başka bir işe geçer. Kararlar yazılı değilse, altı ay sonra projenizi yeni bir ekibe baştan anlatırsınız.

Bu yüzden ekip büyüklüğünü sormak yetmez. Bilginin kişide mi kaldığını, belgede mi durduğunu sorun:

• Özelleştirmeler ve gerekçeleri nerede yazılı?
• Teslimde hangi belgeler veriliyor, sistemin hangi parçasının nereden çalıştığını anlatıyor mu?
• Eğitim kaydediliyor mu, sonradan aranabilir mi?
• Fonksiyonlar, entegrasyonlar ve teknik ayrıntılar açıklanıyor mu?

Neyin kurulacağı ve sınırı yazılı olmalı. Ama yalnız neyin dahil olmadığını sayan bir liste de yetmez; canlı kullanımda ortaya çıkan yeni ihtiyaçların nasıl karşılanacağı da yazılı olmalıdır.

Kapsam iki farklı biçimde kurulabilir. Birincisinde her modül kalem kalem sınırlanır; netlik yüksektir, ama sonradan çıkan her ihtiyaç ayrı bir iş olur. İkincisinde kapsam ihtiyacın tamamını hedefler; esneklik yüksektir, ama sınırın baştan konuşulması gerekir. İkisi de meşrudur. Önemli olan, hangisinin seçildiğini bilerek imza atmanızdır.

Bir sistemi en iyi, ekip onu kullanmaya başladıktan sonraki ilk haftalarda tanırsınız. Kâğıt üzerinde düşünülmemiş bir adım ortaya çıkar, bazı alanları kimse doldurmaz, bir otomasyon gerçek veriyle farklı davranır. Bu düzeltmelerin kimde olduğu, kurulumun kendisi kadar önemlidir.

• Destek ne kadar sürüyor ve süre bitince ne oluyor?
• Hangi kanaldan veriliyor, ne kadar sürede yanıt geliyor?
• İlk aylardaki düzeltmeler ve iyileştirmeler dahil mi, ayrıca mı ücretleniyor?

Zoho hesabınızın süper yöneticisi siz olmalısınız. Kurulan alanlar, otomasyonlar, fonksiyonlar ve entegrasyonlar sizin hesabınızda durmalıdır. Partnerin kendi sunucusunda ya da kendi hesabında çalışan bir parça varsa, bunun ne olduğunu ve size nasıl devredileceğini sorun.

Bu, bir gün partnerinizi değiştirmek isterseniz sistemin sizinle kalmasını sağlar. Zoho, hesabınızın bağlı olduğu partneri değiştirmenize izin verir; ama sistemin parçaları başka bir yerde duruyorsa bu değişiklik kâğıt üzerinde kalır.

Zoho hesabı açılırken bir veri merkezi seçilir: Avrupa, ABD ya da başka bir bölge. Hesap açıldıktan sonra veri merkezini değiştirmek kolay değildir; bu yüzden karar ilk gün verilmelidir. Lisansın para birimi de çoğu zaman bu seçime bağlıdır.

Kişisel verilerin nerede tutulacağı aynı zamanda bir KVKK kararıdır. Seçilen veri merkezi yurt dışındaysa, yurt dışına aktarıma ilişkin yükümlülükler ve aydınlatma metinleri kurulumdan önce ele alınmalıdır.

Veri merkezi kararını teklif aşamasında konuşun ve yazılı hale getirin. Hesap açıldıktan sonra konuşulan veri merkezi, çoğu zaman artık bir seçim değil, bir sonuçtur.

Toplam proje sayısı genel bir göstergedir. Asıl soru, partnerin sizinkine benzer bir süreci daha önce kurup kurmadığıdır. Bir klinikle bir lojistik firması aynı CRM ekranlarını kullanır, ama aynı kararları gerektirmez.

Benzer bir müşterinin vaka çalışmasını isteyin. Mümkünse o müşteriyle kısa bir görüşme yapın. Ve sistemi size anlatmalarını değil, göstermelerini isteyin: anlatılan bir sistem soyut kalır, gösterilen bir sistem karşılaştırılabilir.

Görüşmeye bu on soruyu yazılı götürün ve her partnere aynı soruları sorun. Cevapları yan yana koyduğunuzda karar çoğu zaman kendiliğinden netleşir.